Heifer International est un employeur garantissant l’égalité des chances. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans distinction de race, de religion, de couleur, d’origine nationale, de sexe, d’identité de genre, d’orientation sexuelle, d’âge, de statut d’ancien combattant protégé, entre autres, ou de statut de personne qualifiée handicapée.
FONCTION
L’agent des finances du programme fournit un soutien substantiel pour les aspects comptables du programme Heifer Naija Unlock. Il / elle sera responsable de la maintenance des systèmes liés à la comptabilité. Le rôle est responsable de la mise en œuvre des méthodes comptables acceptées et d’assurer des contrôles internes appropriés et d’effectuer des évaluations guidées des contrôles liés aux activités financières, aux rapports et à la conformité. Le rôle appliquera la pensée critique pour gérer les activités du programme Naija Unlock, dans un environnement au rythme rapide et en constante évolution. Il / elle sera responsable d’appliquer et de renforcer les normes comptables générales et les politiques et procédures de Heifer. Le titulaire sera également chargé de traiter la paie du programme de pays ainsi que de fournir un soutien aux fonctions d’approvisionnement et d’administration du programme de pays.
TRAITS DE CARACTÈRE ESSENTIELS :
Perspicacité financière; Technophile ; Orienté vers l’action; Planifie et aligne; Optimise les processus de travail; Assure la responsabilisation ; Génère des résultats ; Collabore ; Communique efficacement; Courageux; Instille la confiance.
Responsabilités
A. Gestion financière du projet et suivi des budgets du projet (40 %)
- Travailler en étroite collaboration avec le directeur financier et l’équipe de projet pour s’assurer que le financement et les actifs du projet sont bien gérés.
- Support dans l’analyse des dépenses et présentation des rapports financiers sur une base mensuelle au directeur financier.
- Participer à la planification et à l’élaboration annuelles des budgets ainsi qu’à leur révision et suivi mensuels.
- Documentez et surveillez les performances financières globales, analysez les tendances, préparez des rapports d’analyse de routine sur le taux d’épuisement / les écarts, et identifiez et communiquez toutes les observations de dépassement / sous-dépenses ou autres lacunes au responsable du programme / directeur financier / directeur de pays.
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe du programme pour s’assurer que les dépenses du projet sont engagées conformément au budget convenu tout en respectant les procédures opérationnelles standard de Heifer.
- Examiner les projets et les demandes de paiement du personnel pour s’assurer que les bons systèmes de gestion financière de la politique financière de Heifer sont respectés au quotidien.
- Assurer une gestion et une documentation appropriées des actifs du projet conformément aux politiques établies par Heifer.
- Soutenir le directeur financier pour surveiller le budget du projet sur une base mensuelle.
- Maintenir un système efficace de classement et de récupération des dossiers financiers et des comptes pour garantir l’exhaustivité, l’exactitude et la conformité sur une base hebdomadaire.
- Effectuez les rapprochements bancaires et avancez les rapprochements à temps.
- Veiller à ce que des fonds suffisants soient disponibles pour répondre aux exigences opérationnelles et de livraison de projet en cours
B. Traitement des informations comptables (40%)
- Veiller à ce que les transactions financières soient saisies quotidiennement dans le système Agresso et complétées avant le 3 du mois suivant afin de faciliter les rapports internes et externes en temps opportun.
- Assurez-vous que tous les documents financiers sont dûment approuvés et classés conformément à la politique.
- Maintenir et administrer les opérations de petite caisse du projet et assurer la responsabilisation et les rapports conformément aux contrôles et à la politique de gestion de la petite caisse.
- Valider les transactions financières en examinant minutieusement et en confirmant que tous les paiements sont dûment justifiés et dûment autorisés. Cela implique l’examen des pièces justificatives telles que les rapports de visite sur le terrain, les bons de commande (LPO), les factures, les bons de livraison et d’autres documents pertinents.
- Faciliter l’enregistrement rapide et précis des transactions dans Agresso au quotidien.
- Numérisez et organisez quotidiennement les pièces justificatives et les pièces justificatives conformément aux procédures des politiques comptables (APP) de Heifer et téléchargez les documents financiers numérisés dans Agresso.
- Travailler en étroite collaboration avec le directeur financier pour s’assurer que les transactions du projet sont terminées avant le 10 du mois suivant afin de permettre une exécution fluide des procédures de clôture de fin de mois, facilitant la génération précise des rapports mensuels du projet .
- Examinez attentivement les rapports de clôture mensuels, y compris l’amortissement, la réévaluation, etc., pour assurer un rapprochement précis.
- Gérer la préparation et la soumission en temps opportun des comptes statutaires annuels pour le bureau de pays et assurer la liaison avec les auditeurs externes concernant les audits annuels.
- Veiller à ce que les exigences fiscales locales pour le bureau de pays soient respectées, y compris le respect des délais de l’administration fiscale (impôt sur les sociétés, retenue à la source, taxe de vente, masse salariale, etc.).
- Assurer le dépôt rapide des déclarations statutaires à l’échéance.
C. Participer à la gestion des risques (20 %)
- Assurez-vous que les politiques de Heifer Financial sont toujours respectées. Assurez-vous que tous les paiements et engagements sont conformes aux politiques de Heifer et correctement approuvés par les autorités compétentes.
- En liaison avec l’équipe de direction du projet, coordonner et exécuter des examens ou des audits d’assurance financière internes / externes et assurer un suivi en temps opportun pour examiner les conclusions et les recommandations de l’audit.
- Participer à la mise en œuvre du registre des risques et prendre des mesures proactives pour atténuer les risques au sein des fonctions opérationnelles.
- Participer à la mise en œuvre des systèmes de contrôle interne et s’assurer que des freins et contrepoids appropriés existent pour atténuer le risque de fraude et de gaspillage.
- Peut effectuer d’autres tâches liées à l’emploi assignées par le gestionnaire de projet
Exigences minimales:
Baccalauréat ou équivalent en finance ou en comptabilité ou dans un domaine connexe, plus un minimum de quatre (4) années d’expérience professionnelle en gestion financière de projets. Finaliste ICAN ou ACCA. Une expérience préalable dans les relations avec les ONG, ainsi que la connaissance des subventions et des rapports financiers des donateurs, offrent un avantage concurrentiel considérable. Une autre formation et/ou expérience liée à l’emploi peut remplacer tout ou partie de ces exigences. Exigences préférées : Expérience dans un environnement de développement financé par des donateurs avec les exigences de conformité des bailleurs de fonds institutionnels.
- Compétences les plus critiques :
A. Connaissance du secteur des affaires des ONG ; Connaissance des bailleurs de fonds institutionnels pour le développement international, un atout.
B. Capacité à naviguer dans la collecte et l’analyse de données financières et non financières ; techniquement compétent avec la capacité d’apprendre rapidement et de maximiser l’utilisation de la technologie et des logiciels ; utilisation efficace de la suite Microsoft Office avec une compétence intermédiaire dans MS Excel.
C. Connaissance pratique des principes comptables généralement reconnus et des lois fiscales du pays local.
D. Expérience avec les systèmes comptables. La connaissance d’Agresso ou d’une application comptable similaire sera un atout supplémentaire.
E. Excellentes compétences interpersonnelles avec la capacité de travailler en coopération, avec tact et diplomatie avec un groupe de personnes culturellement diversifiées.
F. Capacité à maintenir la confidentialité.
G. Motivé à travailler avec un minimum de supervision.
H. Démontrer un degré élevé d’intégrité.
I. Capacité et volonté de travailler avec un horaire flexible.
J. Sensibilité à travailler avec de multiples cultures et croyances, et à l’équité entre les sexes. - Fonctions professionnelles essentielles et exigences physiques :
- Capacité à travailler sous pression, à effectuer plusieurs tâches et à gérer des priorités constamment concurrentes, à l’aise dans un environnement en évolution rapide. Doit être flexible et capable d’improviser pour gérer une variété de situations.
- Capacité à former efficacement des individus et des équipes en utilisant des méthodologies participatives.
- Capacité à travailler avec des situations personnelles délicates et à maintenir la confidentialité.
- Capacité à entretenir des relations étroites et à travailler avec les membres de l’équipe à distance et avec des possibilités limitées d’interaction personnelle.
- Être constamment assis et travailler devant un ordinateur pendant de longues périodes.
- Communication permanente en face à face, électronique et téléphonique avec les collègues et le grand public.
- Capacité à préparer des documents et d’autres documents dans un format bien conçu et attrayant, avec une attention aux détails.
- Volonté et capacité de travailler en dehors des heures normales de bureau.
- Capacité et volonté de voyager à la fois au pays et à l’étranger.
- Condition physique adéquate nécessaire pour se rendre sur les sites du projet en milieu rural.
