GPF bénéficie d’une expérience de plus de 15 ans au Sénégal et dans toute l’Afrique de l’ouest, dans la gestion des ressources humaines. Nous vous accompagnons aujourd’hui dans le recrutement (CDD, CDI, Intérim), la formation ainsi que la gestion de la paie de vos salariés.
Administrateur de site minier.
Nous recrutons un Administrateur de Site pour de nos clients miniers.
Finalité de l’emploi
- Un administrateur est chargé de soutenir le personnel de bureau et d’effectuer des tâches administratives.
- Communiquer avec les clients par téléphone, par courrier électronique ou en personne et gérer leurs demandes.
- Effectuer des tâches administratives et de facturation pour l’entreprise
Principales responsabilités et tâches
- Traitement des factures et des notes de crédit.
- Rapprochement de tous les comptes créditeurs avec le grand livre ainsi qu’avec la déclaration du fournisseur.
- Saisie des paiements des créanciers sur Syspro/ACCPAC.
- Saisie des commandes de vente.
- Assurer le suivi des commandes en cours dans le respect des délais.
- Suivi hebdomadaire des rapports en suspens (par exemple, les bons de commande).
- Saisie des fiches de travail journalières (camionnettes et mines).
- Retour d’information au responsable sur les rapports (commandes, ventes au comptant, SCT).
- Contrôle des livres de preuve de livraison (POD) – veiller à ce que les ventes au comptant soient facturées.
- Apurement des commandes clients en cours, suivi dans le respect des délais.
- Compiler des rapports quotidiens sur les indicateurs clés de performance pour tous les sites.
- Assister les représentants commerciaux dans l’établissement des devis quotidiens.
- Aider à répondre au standard téléphonique.
- Administration générale et archivage.
- Feuilles de temps et contrôle des heures supplémentaires.
- Gestion des fonctions administratives.
- Aider les représentants des ventes à constituer les dossiers des entrepreneurs.
- Veiller à ce que les extincteurs soient entretenus chaque année.
- Veiller à ce que la boîte d’aide médicale soit réapprovisionnée.
- Commande d’équipements de protection individuelle (EPI) et de produits chimiques/nettoyants.
- Classement de toutes les factures sur une base quotidienne.
- Générer des commandes de vente et capturer des fiches de travail.
- Réceptionner le stock dans le système des notes de bonne réception (GRN).
- Tenir une feuille de contrôle des factures des fournisseurs pour les créanciers à envoyer au siège social chaque semaine.
- Générer des factures de vente au comptoir.
- Imprimer et envoyer les relevés à la fin du mois.
- Assurer le suivi mensuel de tous les clients de la succursale.
- Fournir un retour d’information sur les paiements de comptes pour HO finance.
- Tous les clients en retard de paiement doivent être contactés par téléphone et toute question doit être résolue.
- Assurer le suivi quotidien des factures et des paiements en suspens.
- Contrôle de l’équilibre quotidien de la caisse et des dépôts en espèces.
- Aider à répondre aux appels téléphoniques.
Profil
- 2 à 3 ans d’expérience en tant qu’employé de bureau ou dans un autre poste administratif.
- Capacité à utiliser et à entretenir efficacement le matériel de bureau.
- Maîtrise du logiciel de comptabilité de l’entreprise.
- Expérience de MS Office.
Connaissances
- Connaissance de la comptabilité fournisseurs.
- Connaissance des procédures de comptabilité générale
- Connaissance des logiciels de comptabilité pertinents (tels que Sage, FreshBooks, QuickBooks, Syspro, Accpac).
- Maîtrise de la saisie et de la gestion des données.
Compétences
- Compétences en matière de gestion du temps.
- Solides compétences en matière de gestion du temps et d’organisation.
- Connaissance approfondie des procédures bureautiques et des principes comptables de base.
- Compétences informatiques
- Souci du détail et de la précision.
- Résolution de problèmes.
- Établissement de relations.
- Affirmation de soi.
- Excellentes compétences en matière de communication
