La Gates Foundation recrute un (e) Assistant (e) de programme.
Titre de l’offre d’emploi chez la Gates Foundation : Assistant (e) de programme
La Gates Foundation
Nous sommes la plus grande organisation à but non lucratif luttant contre la pauvreté, la maladie et les inégalités dans le monde. Notre mission repose sur un principe simple : chaque personne, où qu’elle soit, quelles que soient son identité ou sa situation, devrait avoir la possibilité de vivre une vie saine et productive. Nous sommes convaincus que nos employés doivent refléter la riche diversité des populations que nous souhaitons servir. Nous offrons à nos employés et à leurs familles un ensemble d’avantages sociaux exceptionnels, comprenant une couverture médicale, dentaire et optique complète sans cotisation, des congés payés généreux, un congé familial rémunéré, une contribution à la retraite prise en charge par la fondation, les jours fériés régionaux et la possibilité de s’impliquer dans diverses communautés d’employés. En tant qu’employeur, nous nous engageons à créer un environnement propice à votre épanouissement personnel et professionnel.
L’équipe
L’équipe Afrique s’engage à faciliter la réalisation des objectifs ambitieux de la fondation, à savoir le développement d’interventions fondées sur des données probantes pour lutter contre diverses maladies et difficultés socio-économiques en Afrique subsaharienne.
Elle remplit sa mission en collaborant directement avec les pays pour mettre en œuvre des interventions et des modèles de prestation de services. Par ailleurs, elle établit des réseaux de partenaires afin de reproduire les interventions et les modèles qui ont fait leurs preuves dans plusieurs pays. Les efforts de l’équipe régionale Afrique englobent des initiatives visant à améliorer la santé, l’égalité des sexes et le développement économique.
Le rôle
L’assistant(e) de programme est un membre essentiel de l’équipe. Il/Elle veille à ce que toutes les tâches administratives et de planification soient effectuées dans les délais impartis, ce qui favorise un environnement de travail hautement productif. L’équipe Afrique de l’Ouest et centrale a pour mission de maximiser l’impact collectif de la fondation dans la région en influençant les politiques et les financements en faveur des priorités de développement clés, en renforçant les capacités et les systèmes de mise en œuvre, et en innovant et en tirant parti des leviers transversaux pour un impact à grande échelle.
À ce titre, l’assistant de programme offrira un soutien organisationnel et administratif complet aux dirigeants et au personnel du bureau du Sénégal, en collaborant avec une petite équipe d’assistants pour faciliter le flux de travail global et assurer le bon fonctionnement des bureaux désignés.
Ce poste est basé au bureau du Sénégal, situé à Dakar, et sera rattaché au responsable PA de l’équipe continentale.
Ce que vous ferez
Le candidat retenu sera responsable des tâches suivantes :
- Planifiez de nombreux rendez-vous et réunions tout en gérant des calendriers complexes pour plusieurs personnes et en organisant leurs déplacements.
- Examiner de manière proactive les semaines/mois à venir et aider les directeurs à planifier, à identifier les goulots d’étranglement potentiels et à formuler des recommandations sur la meilleure façon d’allouer du temps/de faire des compromis lorsque des problèmes d’horaire surviennent.
- Aider à la planification et à l’organisation d’événements tels que des réunions, des conférences et des présentations, ce qui peut inclure la coordination des participants, la gestion de la logistique, la préparation et la diffusion des documents.
- Fournir un soutien et une assistance en matière de communications afin d’assurer des réponses rapides aux demandes, notamment en répondant aux appels, aux courriels et aux communications postales et en les priorisant.
- Tenir à jour des dossiers et des registres organisés, ainsi qu’un système de suivi, de contrôle et de priorisation des tâches et des projets.
- Compiler et traiter les notes de frais, les demandes de remboursement et les demandes de chèques.
- Participer à des projets spéciaux selon les besoins. Cela peut inclure la réalisation de recherches de base et l’analyse de données pour répondre aux demandes.
- Établir et gérer les relations avec les bénéficiaires de subventions sur le terrain ainsi qu’avec les partenaires internes et externes.
- Solides compétences organisationnelles témoignant d’une capacité à exécuter et à prioriser plusieurs tâches de manière fluide, avec un excellent souci du détail.
- Excellentes aptitudes relationnelles et capacité à établir des relations avec le personnel interne, les bénéficiaires de subventions, les hauts fonctionnaires et autres partenaires.
- Approches proactives de la résolution de problèmes, associées à une forte capacité de prise de décision.
- Joueur d’équipe très débrouillard, capable également de travailler efficacement de manière indépendante.
- Démontrer sa capacité à traiter les informations confidentielles avec discrétion et à s’adapter aux demandes contradictoires.
- Capacités avérées à travailler dans plusieurs fuseaux horaires et cultures.
- Une connaissance de l’environnement et des normes du Sénégal est requise.
- Une expérience en matière d’encadrement et de supervision du travail d’autrui est souhaitable.
- Capacité à suivre le rythme des affaires tout en gérant l’ambiguïté et le changement.
- Expérience dans la mise en place de systèmes organisationnels visant à améliorer l’efficacité et le fonctionnement dans un environnement en constante évolution.
- Maîtrise avérée de Microsoft Word, Outlook, Excel, PowerPoint et SharePoint requise. Expérience en matière d’apprentissage et de maîtrise de nouveaux logiciels.
- Définit les priorités et atteint les objectifs tout en équilibrant les besoins liés au soutien de plusieurs personnes, notamment la planification complexe d’agendas, de voyages et d’événements.
- Capable de communiquer efficacement avec les interlocuteurs internes et externes et de s’adapter à une grande variété de styles de travail.
- Expérience dans un environnement exigeant diplomatie et discernement dans la gestion des interactions internes et externes à une organisation, avec des personnes de tous niveaux, y compris les cadres supérieurs et autres hauts fonctionnaires.
- Approche de travail positive et collaborative éprouvée, incluant un dévouement au service à la clientèle et à la résolution de problèmes.
Expérience requise
- Une formation universitaire en langues étrangères, diplomatie, communication, administration ou dans un domaine d’études connexe est requise.
- Un minimum de 3 ans d’expérience professionnelle dans les responsabilités administratives, la gestion complexe d’agendas, l’assistance de direction ou virtuelle, la gestion de programmes et la gestion de projets.
- Maîtrise du français , incluant une communication verbale et écrite efficace, avec la capacité d’articuler des concepts techniques, des informations et des analyses pour appuyer la prise de décision stratégique.
- Expérience avérée en matière de soutien aux cadres supérieurs ou aux équipes de direction à l’échelle mondiale ou régionale, dans le cadre d’une structure organisationnelle matricielle.
- Expérience dans la mise en place de systèmes organisationnels visant à améliorer l’efficacité et le fonctionnement dans un environnement en constante évolution.
- La flexibilité nécessaire pour répondre aux besoins changeants de l’organisation et des équipes doit s’accompagner d’une volonté de travailler avec des priorités de rôle changeantes afin de privilégier la collaboration et le travail d’équipe.
- Ouvert aux commentaires et capable de s’adapter à différents styles de communication.
- Une maîtrise avérée d’Outlook, de Microsoft Office et de OneNote est requise.
- Une expérience préalable avec MS SharePoint et MS Teams est souhaitable. Capacité à apprendre et à maîtriser de nouveaux logiciels.
Autres attributs
- Le candidat doit être autorisé à travailler légalement dans le pays où se situe ce poste, sans parrainage de visa.
- Habile à naviguer dans divers contextes culturels, géographiques et opérationnels tout en faisant preuve de sensibilité culturelle lors d’interactions avec un large éventail d’individus.
- Capacité à effectuer des déplacements nationaux et internationaux, jusqu’à 25 % du temps.
Exigences d’embauche
Dans le cadre de notre processus d’embauche standard pour les nouveaux employés, l’emploi sera conditionné à la réussite d’une vérification des antécédents.
Hébergement des candidats
Si vous avez besoin d’aide en raison d’un handicap lors du processus de candidature ou de recrutement, veuillez soumettre une demande.ici.
Déclaration d’inclusion
Nous sommes convaincus que chaque vie a une valeur égale. Nous aspirons à un environnement de travail international et multiculturel qui favorise une plus grande diversité de points de vue, d’idées et d’approches, et nous soutenons cette diversité dans toutes nos pratiques d’emploi.
Tous les candidats et employés qui souhaitent servir notre mission bénéficieront de l’égalité des chances et d’un traitement équitable, sans discrimination fondée sur la race, la couleur, l’âge, la religion, la grossesse, le sexe, l’orientation sexuelle, le handicap, l’identité de genre, l’expression de genre, l’origine nationale, les informations génétiques, le statut d’ancien combattant, l’état civil ou toute activité protégée antérieure.
