FHI 360 recrute pour ce poste (24 Juillet 2024)

Résumé du poste :

Travaille avec le personnel du service pour s’assurer que les documents de facturation sont conformes aux normes contractuelles requises par le bailleur de fonds, aux directives de l’entreprise, aux réglementations FAR, CAS et A-122 du gouvernement américain et aux attentes du bailleur de fonds et sont transmis aux bailleurs de fonds dans les meilleurs délais. Lit et interprète les conditions de facturation contractuelles pour respecter les exigences et les délais contractuels. Effectue des activités de soutien administratif pour le service de facturation des contrats et de reconnaissance des revenus. Utilise des systèmes automatisés de bureau pour saisir des données, générer des rapports, mener des projets de recherche spécialisés et répondre aux demandes de renseignements. Rapproche les comptes selon les besoins et maintient un ensemble complet et systématique de transactions périodiques. Prépare les rapports, tient à jour les systèmes de classement financier et traite le travail des autres membres du service avec précision. Informe le responsable des problèmes de facturation/paiement et prépare des rapports en prévision des délais de reporting financier.

Veuillez postuler avant le 23 août 2024, car l’affichage sera clos.

Responsabilités :

• Effectue des activités de facturation de niveau intermédiaire pour tous les types de projets (CPFF, T&M, prix fixe) et divers clients pour le service de facturation des contrats, d’AR et de reconnaissance des revenus. 
• S’assure que toutes les factures sont à jour et que les documents de facturation sont conformes aux normes contractuelles requises par le bailleur de fonds, suivent les directives de l’entreprise et sont alignés sur les réglementations FAR, CAS et 2 CFR 200 du gouvernement américain, selon les besoins.
• Utilise le système de facturation financière pour préparer avec précision les factures, rapprocher les factures et effectuer les ajustements de taux NICRA
• Fournit une analyse des coûts engagés conformément aux exigences contractuelles, de l’entreprise et fédérales pour déterminer les coûts facturables et les documents justificatifs requis pour le traitement.
• Identifie et signale de manière indépendante les erreurs de calcul des factures du système et les problèmes de gestion de facturation/paiement et dirige ou prend en charge la résolution des problèmes, en fonction de la complexité.
• Rapproche les coûts des projets des coûts facturés et maintient un ensemble complet et systématique de dossiers de facturation.
• Prépare des rapports en prévision des échéanciers de présentation des rapports financiers.
• Réconcilie toute documentation de rapport requise par le bailleur de fonds avec les factures générées par le système.
• Crée des rapports personnalisés, gère les systèmes de classement financier et télécharge les factures vers un emplacement de stockage partagé pour les dossiers de l’entreprise.
• Soumet des factures ponctuelles et précises directement au bailleur de fonds ou via des portails clients en ligne, si nécessaire
• Produit un rapprochement mensuel composé d’une analyse approfondie des coûts du projet et de la facturation avec une explication des coûts non facturés.
• Doit être capable de lire un document contractuel et d’interpréter et d’appliquer les règles et réglementations liées à la facturation financière, au financement et aux rapports 
• Collabore avec le personnel du programme et les clients externes pour fournir des factures précises et ponctuelles qui sont conformes au budget proposé et/ou aux documents contractuels.
• Participe à des projets de recherche et d’analyse spéciaux liés au département de facturation des contrats, de comptabilité clients et de reconnaissance des revenus.
• Exécute d’autres tâches assignées.

Connaissances et compétences appliquées :

• Interpréter et appliquer de manière autonome une connaissance approfondie des principes comptables généralement reconnus (PCGR) et de leur application.
• Appliquer une connaissance approfondie des technologies de l’information applicables pour effectuer les tâches de facturation.
• A démontré sa capacité à concilier les comptes et les relevés des fournisseurs.
• Solides compétences en matière de résolution de conflits.
• Une grande attention aux détails pour garantir un haut niveau de précision.
• Compétences exceptionnelles en matière d’analyse et de résolution de problèmes.
• Capacité à être proactif, à gérer de multiples responsabilités, à respecter les délais, à prioriser et à gérer de nombreuses tâches indépendantes et à travailler efficacement sous pression.
• Excellentes compétences en communication et en présentation, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Capacité à influencer efficacement les autres à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation ainsi qu’à défendre et à mettre en œuvre des idées.
• Capacité à faire preuve de discernement et de discrétion dans des affaires confidentielles
• Capacité à démontrer une conduite éthique et des compétences en matière de prise de décision.
• Doit être un travailleur indépendant avec la capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois et de respecter systématiquement des délais serrés.

Résolution de problèmes et impact :

• Travaille sur des problèmes de portée moyenne où l’analyse de situations ou de données nécessite l’examen d’une variété de facteurs.
• Exerce son jugement dans le cadre de procédures et de pratiques définies pour déterminer les mesures appropriées à prendre.
• Établit des relations de travail internes/externes productives.
• A la capacité de reconnaître les situations qui s’écartent des pratiques acceptées.
• Suit des normes et des procédures spécifiques pour résoudre les problèmes ; les variations doivent être approuvées par le responsable avant de prendre des mesures.
• Les erreurs peuvent avoir un impact négatif sur le fonctionnement du service et sur sa capacité à respecter les délais.

Supervision donnée/reçue :

• Le travail est supervisé et des instructions spécifiques sont données pour les nouvelles activités ou les missions spéciales.
• Peut proposer des idées et des suggestions pour améliorer l’efficacité, mais ne modifie pas les procédures sans l’approbation du superviseur.
• Peut déterminer les méthodes et les procédures relatives aux nouvelles missions.
• Rapports au gestionnaire, facturation

Éducation:

• Baccalauréat ou équivalent international en comptabilité, finance, administration des affaires ou une combinaison d’études et d’expérience dans un domaine connexe.

Expérience :

• Exige généralement un minimum de 3 ans d’expérience en comptabilité, en finances, en facturation ou dans un domaine connexe.
• Expérience en facturation et connaissance des structures de répartition du travail.
• Maîtrise de la suite MS Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Access) et des systèmes de saisie de données / comptabilité automatisée.
• Maîtrise de la langue française préférée.
• Expérience professionnelle antérieure dans une organisation non gouvernementale (ONG).
• Compréhension des réglementations FAR, CAS et 2 CFR 200 du gouvernement américain
• Compétences avancées dans la suite MS Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint et Access)
• Solides compétences en analyse et en résolution de problèmes
• Compréhension des réglementations FAR, CAS et 2 CFR 200 du gouvernement américain.
• Doit être un travailleur indépendant avec la capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois et de respecter systématiquement des délais serrés.
• Expérience professionnelle antérieure dans une organisation non gouvernementale (ONG).

Exigences physiques typiques :

• Environnement de bureau typique.
• Capacité à passer de longues heures devant un écran d’ordinateur et à effectuer un travail répétitif sur un clavier.
• Capacité à rester assis et debout pendant de longues périodes.
• Capacité de soulever/déplacer jusqu’à 5 lb.

Technologie à utiliser :

• Ordinateur personnel/ordinateur portable, applications Microsoft (c.-à-d. Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), téléphone portable/technologie mobile et équipement de bureau standard.

Conditions de voyage :

• Moins de 10%