FHI 360 recrute pour ce poste (20 Décembre 2021)

Ce poste se caractérise par l’exécution d’une variété de tâches administratives et de soutien de bureau. Les postes exigent une connaissance des politiques et des procédures organisationnelles et ministérielles afin de communiquer de l’information sur les programmes, les fonctions et les services. Les tâches accomplies peuvent comprendre la préparation de documents et de rapports, l’utilisation de la technologie de bureau, la compilation de dossiers, l’organisation et la tenue à jour de dossiers, l’affichage de renseignements, l’accueil, l’aiguillage ou l’aide à d’autres personnes, la distribution du courrier et la photocopie. L’éventail des tâches comprend, sans toutefois s’y limiter, la collecte et la vérification des données, la synthèse et le rapprochement de l’information ou des données financières, la gestion des dossiers, l’examen et le traitement, la recherche et l’inventaire. Les postes peuvent servir d’adjoint principal au personnel d’un département ou d’un gestionnaire. Au niveau avancé, peut servir de travailleur principal ou peut assurer la supervision d’autres employés.

Responsabilités:

• Répond aux téléphones.
• Prend des messages ou des champs/répond à des questions de routine et non routinières.
• Fournit des informations aux appelants.
• Travaille en coopération avec d’autres associés administratifs pour couvrir les téléphones.
• Fournit un soutien administratif au personnel pour la copie, la télécopie et les envois postaux à grande échelle.
• Répondre aux demandes de soutien administratif du personnel au besoin.
• Configure et tient à jour des fichiers, prépare des rapports, des présentations et des graphiques, fournit aux employés des fournitures de bureau, effectue la saisie de données, relit et compile des rapports spéciaux.
• Reçoit et distribue le courrier entrant et coordonne le courrier sortant, y compris les services de messagerie, le compte de compteur d’affranchissement et la distribution du courrier interservices.
• Planifie les réunions et les arrangements de réunion.
• Fournir un soutien aux réunions au besoin (p. ex., planification des salles de conférence, coordination de la nourriture, logistique).
• Communiquer avec le personnel interne et externe au besoin.
• Préparer et tenir à jour la documentation, les plans, les rapports, les calendriers, les bases de données, les feuilles de calcul, les journaux, etc. pour soutenir les fonctions.
• Les affectations varient selon le département et/ou le domaine fonctionnel.
• Peut gérer des projets spéciaux et exécuter des tâches de recherche et d’analyse de données,
• Organise et hiérarchise de grands volumes d’informations et d’appels.
• Effectue la publication assistée par ordinateur. Crée et développe des présentations visuelles.
• Établir, développer, maintenir et mettre à jour le système de classement.
• Récupère les informations des fichiers en cas de besoin.
• Établir, développer, maintenir et mettre à jour la bibliothèque de revues et de magazines spécialisés.
• Planifie et organise des activités complexes telles que des réunions, des voyages, des conférences et des activités de département pour les membres du département.
• Organise des plans de voyage et des itinéraires complexes et détaillés.
• Compiler des documents pour les réunions liées aux voyages.
• Traite les formulaires de frais de déplacement.
• Compile les données et prépare les rapports.
• Rédiger des réponses écrites ou des réponses par téléphone ou par courrier électronique, au besoin, pour les membres du personnel, selon la demande.
• Répond aux demandes d’information qui se produisent régulièrement.
• Travaille de manière indépendante ou en tant que membre d’une équipe sur des projets spéciaux et en cours.
• Assurer la liaison avec d’autres ministères et organismes externes, y compris le personnel de haut niveau comme les chefs de la direction, les présidents et les vice-présidents principaux.
• Traiter les renseignements confidentiels et non courants et expliquer les politiques ministérielles au besoin.

Connaissances et compétences appliquées :

• Démontre une compréhension du domaine de spécialisation, des procédures, des méthodes et des pratiques du programme pour inclure la connaissance des responsabilités du programme et du personnel.
• Utilise des systèmes, des fonctions et/ou des procédures de classement et de données établis qui nécessitent une connaissance du programme.
• Examiner les données et les renseignements pour en vérifier l’exhaustivité et l’exactitude à l’aide de lignes directrices normalisées; effectue des tâches avec une attention particulière aux détails.
• Comprend les logiciels utilisés pour exécuter les fonctions quotidiennes.
• Utilise des logiciels de bureau, des systèmes d’information et du matériel de bureau pour accéder, saisir et vérifier les informations standard.
• Communiquer clairement de l’information au personnel, aux clients et/ou au public sur les services, les processus et les procédures en utilisant les lignes directrices prescrites ou établies.
• Utilise une terminologie spécifique au programme.
• Recueille des renseignements facilement accessibles, des dossiers du bureau aux ébauches de courriels, de notes de service et d’autres documents.
• Relit les documents pour la grammaire, l’orthographe, la ponctuation et la mise en forme de base.
• Fournit des réponses aux demandes d’informations générales.
• Enregistre et documente les informations avec précision.

Résolution de problèmes et impact:

• Reconnaître, définir et résoudre les problèmes non normalisés à l’aide de procédures opérationnelles, de pratiques et de précédents établis.
• Résout les problèmes récurrents ainsi que certaines situations uniques.
• Anticipe les problèmes et élabore des recommandations pour la résolution par la direction.
• Les erreurs peuvent être détectées et corrigées, mais peuvent entraîner une perte de temps modérée ou l’insatisfaction du client / utilisateur.

Supervision donnée/reçue :

• Supervision générale et instructions données pour le travail de routine et instructions détaillées avec examen périodique du travail donné pour de nouvelles activités ou des affectations spéciales.
• Les contacts sont généralement avec des personnes au sein de leur propre département et avec des contacts à l’extérieur de leur propre organisation.
• Les contacts impliquent l’obtention ou la fourniture d’informations ou de données nécessitant une explication ou une interprétation.

Éducation:

• Diplôme d’associé ou équivalent international en administration des affaires ou dans un domaine connexe.

Expérience:

• 3 – 5 ans d’expérience connexe.
• Capacité de recueillir, de recommander et de résumer des données pour les rapports, de trouver des solutions à divers problèmes administratifs et de hiérarchiser le travail.
• Le travail exige une attention aux détails dans la composition, la dactylographie et l’épreuvage des matériaux, l’établissement des priorités et le respect des délais.

Exigences physiques typiques:

• Environnement de bureau typique. Capacité de s’asseoir et de se tenir debout pendant de longues périodes; capacité de soulever 5-50 lbs.

Technologie à utiliser :

• Ordinateur personnel, Microsoft Office (c.-à-d. Word, Excel, PowerPoint, etc.), courrier électronique, téléphone, imprimante, calculatrice, copieur, téléphones cellulaires, PDA et autres appareils portatifs.

Exigences de voyage:

• Moins de 10 %

Cette offre d’emploi résume les principales tâches de l’emploi. Il ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées à l’exécution de ces tâches. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme représentant un contrat de travail. La direction se réserve le droit d’examiner et de réviser ce document à tout moment.

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