Family Health International (FHI360) est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) à but non lucratif, dédiée à l’amélioration de la vie de façon durable via des solutions intégrées. FHI 360, est présente dans plus de 70 pays au monde et dans tous les États et territoires des États-Unis et intervient dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la nutrition, de l’environnement, de l’économie et du développement, de la recherche et technologie, créant ainsi une combinaison unique de capacités pour relever les défis du développement. Nous recherchons actuellement des candidats qualifiés pour le poste d’Assistante Administrative, pour le projet Act to End NTDs| Sénégal occidental.
DESCRIPTION DU POSTE :
Sous la Supervision de la Responsable des Finances, l’Assistant (e) Administratif (ve) aura pour mission d’assurer la gestion administrative du bureau de Dakar dans le respect des procédures de FHI 360 et de l’USAID.
RESPONSABILITES :
L’Assistant (e) Administratif (ve) endossera les responsabilités suivantes :
- Organiser les ateliers et séminaires du niveau national : réservations de salle, de chambres d’hôtels, besoins de transport, achat des petites fournitures, choix justifié des traiteurs éventuellement, paiement des frais des participants et factures annexes, etc.
- Maintenir à jour les fichiers des immobilisations ;
- Assurer le suivi des réparations préventives et ponctuelles des bâtiments ;
- Gérer les stocks de fournitures et les consommables.
- Assurer l’inventaire des équipements du projet et leur référencement ;
- Assister dans la rédaction et la gestion des courriers administratifs et la prise des notes lors des réunions de coordination ;
- Superviser les chauffeurs et s’assurer que les véhicules sont bien entretenus par les chauffeurs ;
- S’assurer que les approvisionnements en carburant soient réguliers et optimisés ;
- Assurer le suivi des documents administratifs des véhicules (Admission Temporaire, Assurances, visites techniques… ;
- Maintenir la bibliothèque du projet, en mettant en place de nouveaux fichiers si nécessaire et en s’assurant que les documents sont classés régulièrement ;
- Assurer la gestion des contrats et le suivi du service des femmes de ménage et des gardiens ;
- Aider à rédiger des correspondances de routine ;
- Maintenir les systèmes de classement et autres systèmes de bureau ;
- Aider à la préparation des programmes pour les visiteurs, y compris les réservations & transfert ;
- Exécuter toutes autres tâches connexes à la fonction, sur demande du superviseur et autres collègues de travail.
ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE :
· Être de nationalité sénégalaise ;
· Avoir une Licence de préférence en administration des affaires ou en Gestion ;
· Minimum de 5 années d’expérience en soutien administratif avec une ONGinternationale
;
· Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail, capacité de hiérarchiseret
de gérer plusieurs tâches ;
· Bonne connaissance des procédures de l’USAID ;
· Connaissance des outils bureautiques (traitement de texte, tableur …) ;
· La maitrise de l’Anglais est souhaitable.
Cette offre d’emploi résume les principales tâches de l’emploi. Il ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées à l’exécution de ces tâches. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme représentant un contrat de travail. La direction se réserve le droit d’examiner et de réviser ce document à tout moment.
FHI 360 est un égalité des chances et discrimination positive employeur par laquelle nous ne nous engageons pas dans des pratiques discriminatoires à l’égard de toute personne employée ou à la recherche d’un emploi fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’origine nationale ou ethnique, l’âge, l’état matrimonial, le handicap physique ou mental, le statut d’ancien combattant protégé ou toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.
FHI 360 examinera pour l’emploi tous les candidats qualifiés, y compris ceux ayant des antécédents criminels, d’une manière conforme aux exigences des lois nationales et locales applicables.
FHI 360 favorise la force et la santé de sa main-d’œuvre grâce à un ensemble d’avantages sociaux concurrentiels, le perfectionnement professionnel et les politiques et programmes qui favorisent un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Rejoignez notre main-d’œuvre mondiale pour faire une différence positive pour les autres – et pour vous-même.
