PROCUREMENT OFFICER
Description du poste
Contexte
FHI 360 est une organisation de développement humain à but non lucratif qui se consacre à l’amélioration durable des vies en proposant des solutions intégrées et locales. Notre personnel comprend des experts dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la nutrition, de l’environnement, du développement économique, de la société civile, du genre, de la jeunesse, de la recherche et de la technologie, créant ainsi une combinaison unique de capacités pour relever les défis actuels du développement. FHI 360 dessert plus de 60 pays, les 50 États américains et tous les territoires américains. Nous sommes actuellement à la recherche de candidats qualifiés pour le poste de Procurement Officer. Le poste sera basé à Abidjan, Côte d’Ivoire.
Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control (EpiC) est un projet mondial de cinq ans financés par le plan d’urgence du président américain pour la lutte contre le sida (PEPFAR) et l’Agence américaine pour le développement international (USAID). EpiC se consacre à la réalisation et au maintien du contrôle de l’épidémie de VIH et le projet fournit une assistance technique (AT) stratégique et une prestation de services directe (DSD) pour briser les obstacles aux 95-95-95 et promouvoir une gestion autonome des programmes nationaux de lutte contre le VIH en améliorant la recherche de cas de VIH, la prévention et les programmes de traitement. En 2020, FHI 360, par le biais d’EpiC, a lancé un nouveau projet pluriannuel et cela est également mis en œuvre en Côte d’Ivoire. S’appuyant sur les succès obtenus à ce jour, EpiC se concentre sur l’expansion de la recherche de cas de VIH dans la communauté, et sur le soutien à l’initiation du traitement, à l’adhésion et à la rétention des personnes vivant avec le VIH (PVVIH), en mettant l’accent sur certains groupes de population clés. Bien qu’Epic adopte une approche multi-pays dans la gestion globale du projet, chaque pays a ses propres objectifs, domaines d’intervention prioritaires et résultats attendus. En 2020, EpiC a été modifié pour pouvoir mettre en œuvre les programmes de réponse COVID-19. En Côte d’Ivoire, EpiC met actuellement en œuvre les programmes de VIH et COVID-19 (LOX et T2T).
Description du poste :
Le Purchasing Associate II sera Responsable de l’élaboration de l’Organisation et du suivi de toutes activités de passation des marchés pour Lox et T&T, en étroite collaboration avec le Responsable des achats aura la responsabilité globale des processus de gestion des achats des projets LOX et T2T du projet EpiC sous la supervision du directeur de projet EpiC Côte d’Ivoire. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec les équipes Programmes et Finances de la Plateforme de FHI360 dans tous les aspects de l’approvisionnement afin d’assurer le bon déroulement des opérations et de la mise en œuvre du programme. Le Purchasing Associate II – collaborera étroitement avec l’équipe de la plate-forme, des programmes et des finances dans l’approvisionnement en fournitures de bureau et programmatiques LOX et T2T, en équipements et autres demandes d’approvisionnement. Le poste exige une collaboration étroite avec d’autres membres du personnel opérationnel au sein de FHI 360 Côte d’Ivoire afin de garantir l’application des règlements, politiques et pratiques de FHI 360, de l’USAID et d’autres bailleurs comme le Fonds Mondial qui pourrait éventuellement financer le projet.
Les candidats dûment qualifiés vivant ouvertement avec le VIH et/ou représentatifs des populations clés affectées par le VIH sont activement encouragés à postuler.
Profil du poste
Responsabilités du poste
Travailler en étroite collaboration avec les équipes des programmes et des finances pour gérer les budgets des programmes EpiC LOX et T2T et suivre et surveiller les activités d’approvisionnement et les dépenses pour assurer l’alignement avec le budget et les plans de travail ;
Développer et mettre à jour le plan d’approvisionnement sur une base mensuelle ;
Diriger le processus d’approvisionnement pour les programmes EpiC CI LOX et T2T. Il s’agira notamment d’élaborer des demandes de devis (RFQ), des demandes de propositions (RFP), de solliciter les devis des fournisseurs, d’analyser les soumissions des fournisseurs et de veiller au respect des processus et procédures d’approvisionnement ;
Développer des dossiers d’achat et assurer la conformité avec les exigences d’achat de FHI 360, de l’USAID et d’autres donateurs ;
Préparer, maintenir et examiner les dossiers d’achat, les rapports et les listes de prix pour le bureau ;
Vérifier les achats pour s’assurer que les commandes sont remplies correctement et que les marchandises répondent aux spécifications ; comparer les prix, les spécifications et les dates de livraison pour déterminer la meilleure offre parmi les fournisseurs ; maintenir la documentation des bons de commande et vérifier les factures pour le paiement avec la comptabilité ;
Surveiller les livrables des consultants effectuant des opérations ou des tâches d’approbation locale, selon les besoins ;
S’assurer que les processus d’approvisionnement sont conformes aux règles et réglementations de l’USAID, de FHI 360 et de la Côte d’Ivoire en matière d’approvisionnement, y compris les exigences internationales en matière d’approvisionnement pour l’importation d’articles (par exemple, les produits pharmaceutiques et de santé, les trousses d’auto-assistance VIH, etc 😉
Télécharger la documentation de soutien aux achats sur le SharePoint et l’envoyer pour coordination en temps voulu ;
Coordonner les audits avec le directeur associé, Finances, et contribuer à garantir la mise en œuvre effective des recommandations d’audit ;
Effectuer d’autres tâches pertinentes assignées par le Directeur du projet EpiC.
Qualifications
Bac + 4 en transport logistiques ou tout autre diplôme connexe
Un minimum de cinq (05) ans d’expérience dans le domaine des opérations, des achats et/ou de la gestion financière des programmes internationaux d’aide au développement ;
Familiarité ou connaissance des projets financés par l’USAID et des politiques et procédures de gestion des subventions ;
Connaissance avérée des processus internationaux d’approvisionnement et d’importation de la Côte d’Ivoire ;
Capacité à gérer des délais serrés et à fournir des volumes de travail élevés avec une supervision minimale ;
Excellentes compétences en diplomatie et capacité avérée à établir et maintenir des relations interpersonnelles et professionnelles avec l’USAID, les homologues du pays hôte et les représentants d’autres parties prenantes clés telles que les ONG, les OSC et le secteur privé ;
Connaissance des exigences de la Côte d’ivoire en matière de rapports financiers et fiscaux ;
Excellentes compétences en communication écrite et orale ;
Toute qualification professionnelle pertinente pour la Côte d’Ivoire est un avantage ;
La maîtrise de l’anglais et du français est requise ;
Poste ouvert aux ressortissants ivoiriens ou aux personnes ayant l’autorisation légale de travailler en Côte d’Ivoire.
Voyages requis :
– 30-40% en Côte d’Ivoire
La présente description de poste résume les principales fonctions du poste. Elle ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées pour l’exécution de ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme un contrat de travail. La direction se réserve le droit de revoir et de réviser ce document à tout moment.
Dossiers de candidature
Toutes les demandes doivent comprendre une lettre de motivation et un curriculum vitae comportant les noms et contacts de trois personnes de référence.
Les dossiers de candidature, adressés à FHI 360, doivent avoir pour objet Chargé de Programme
et envoyer par courriel aux adresses suivantes : [email protected] et [email protected]
La date limite des dépôts de candidature est fixée au 15 mars 2023 à 18 heures.
