Family Health International (FHI360) est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) à but non lucratif, dédiée à l’amélioration de la vie de façon durable via des solutions intégrées. FHI 360, est présent dans plus de 70 pays au monde et dans tous les États et territoires des États-Unis et intervient dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la nutrition, de l’environnement, de l’économie et du développement, de la recherche et de la technologie, créant ainsi une combinaison unique de capacités pour relever les défis du développement. Nous recherchons actuellement des candidats qualifiés pour le poste d’Assistant(e) Administratif(ve).
DESCRIPTION DU POSTE :
Sous la Supervision du Procurement Officer, l’Assistant(e) Administratif(ve) aura pour mission d’assurer la gestion administrative du bureau de Dakar dans le respect des procédures de FHI 360 et de l’USAID.
RESPONSABILITÉS :
L’Assistant(e) Administratif(ve) endossera les responsabilités suivantes :
- Organisateur des ateliers et séminaires du niveau national : réservations de salle, de chambres d’hôtels, besoins de transport, achat des fournitures, choix justifié des petits traiteurs éventuellement, paiement des frais des participants et factures annexes, etc.
- Maintenir à jour les fichiers des immobilisations ;
- Assurer le suivi des réparations préventives et ponctuelles des bâtiments ;
- Gérer les stocks de fournitures et les consommables.
- Assurer l’inventaire des équipements du projet et leur référencement ;
- Assister dans la rédaction et la gestion des courriers administratifs et la prise des notes lors des réunions de coordination ;
- S’assurer de la bonne gestion de la petite caisse ;
- S’assurer que les approvisionnements en carburant soient réguliers et optimisés ;
- Assurer le suivi des documents administratifs des véhicules (Titre d’exonération, Admission Temporaire, Assurances, visites techniques ;
- Maintenir la bibliothèque du projet, en mettant en place de nouveaux fichiers si nécessaire et en s’assurant que les documents sont classés régulièrement ;
- Assurer la gestion des contrats et le suivi du service des femmes de ménage et des gardiens ;
- Aide à rédiger des correspondances de routine ;
- Maintenir les systèmes de classement et autres systèmes de bureau ;
- Aide à la préparation des programmes pour les visiteurs, y compris les réservations & transferts ;
- Exécuter toutes autres tâches connexes à la fonction, sur demande du superviseur et autres collègues de travail.
ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE :
- Avoir le BAC + 2 en Gestion, Gestion Administrative, Gestion des Affaires ou son équivalent ;
- Une expérience de 1 à 3 ans en soutien administratif avec une ONG internationale ;
- Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail, capacité de hiérarchiser et de gérer plusieurs tâches ;
- Être méthodique et organisé
- Être honnête et de bonne moralité
- Bonne connaissance des procédures de l’USAID ;
- L’expérience de travail dans des ONG est un atout.
- Connaissance des outils bureautiques (traitement de texte, tableau …) ;
- Compétence professionnelle à l’oral, à la lecture et à l’écrit français obligatoire, compétence en anglais aussi préférée.
Cette offre d’emploi résume les principales fonctions du poste. Elle ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées pour accomplir ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme constituant un contrat de travail. La direction se réserve le droit de réviser et de réviser ce document à tout moment.
FHI 360 est un employeur pratiquant l’égalité des chances et la discrimination positive par lequel nous ne nous engageons pas dans des pratiques discriminatoires à l’encontre de toute personne employée ou recherchant un emploi en raison de sa race, de sa couleur, de sa religion, de son sexe, de son orientation sexuelle, de son identité de genre, de son origine nationale ou ethnique, de son âge, de son état matrimonial, de son handicap physique ou mental, de son statut d’ancien combattant protégé ou de toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.
Nos valeurs et engagements en matière de protection : FHI 360 s’engage à prévenir tout type d’abus, d’exploitation et de harcèlement dans nos environnements de travail et nos programmes, y compris les abus, l’exploitation et le harcèlement sexuels. FHI 360 prend des mesures pour protéger le bien-être de tous ceux qui s’engagent avec notre organisation et nos programmes et exige que tout le personnel, y compris les membres du personnel et les bénévoles, partage cet engagement et signe notre code de conduite. Toutes les offres d’emploi seront soumises à des vérifications de sélection appropriées, y compris des vérifications des références, du casier judiciaire et du financement du terrorisme. FHI 360 participe également au programme interinstitutions de divulgation des fautes professionnelles (MDS), facilité par le Comité directeur de la réponse humanitaire. Conformément au MDS, nous demanderons des informations aux anciens employeurs des candidats à un emploi sur toute constatation fondée d’abus, d’exploitation et/ou de harcèlement sexuel pendant le mandat du candidat chez ses anciens employeurs. En postulant, les candidats à un emploi confirment leur compréhension de ces procédures de recrutement et consentent à ces vérifications de sélection.
FHI 360 examinera pour l’emploi tous les candidats qualifiés, y compris ceux ayant des antécédents criminels, d’une manière conforme aux exigences des lois nationales et locales applicables.
FHI 360 ne vous demandera jamais votre nom d’utilisateur ou votre mot de passe pour votre site de carrière, et nous ne vous demanderons jamais d’argent, de biens ou de services pendant le processus de candidature, de recrutement ou d’emploi. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre correspondance, veuillez envoyer un e-mail à [email protected].
FHI 360 favorise la force et la santé de ses employés grâce à un ensemble d’avantages sociaux compétitifs, le développement professionnel et les politiques et programmes qui favorisent un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Rejoignez notre équipe mondiale pour faire une différence positive pour les autres — et pour vous-même.
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