Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation humanitaire médicale internationale et indépendante qui fournit une aide d’urgence aux personnes touchées par les conflits armés, les épidémies, les catastrophes naturelles et l’exclusion des soins de santé.
Objectif principal
- Responsable de la bonne gestion administrative des mouvements de personnel et des processus associés conformément aux normes et procédures MSF et à la législation locale afin d’assurer le bon déroulement des activités MSF.
Responsabilités générales
- En collaboration avec le siège, gestion des visas, des permis de travail/cartes de résident, des billets d’avion et des processus associés requis pour l’arrivée et le départ du personnel international du pays.
- Coordonner les mouvements du personnel (local et international) et les formalités administratives associées (passeports, visas, per diems) avec les projets et le siège.
- Être responsable de toutes les tâches administratives nécessaires au personnel transitant par la capitale (taxis, organisation de briefings et debriefings avec coordination, briefings et débriefings administratifs, per diem, hébergement).
- Assurer la mise à jour des outils liés aux mouvements (tableau/liste des mouvements, liste d’évacuation selon le contexte) et leur diffusion régulière au terrain et aux autres personnes concernées
- Être en charge de la préparation des indemnités journalières, des modes de télécommunication et des affectations de logement/chambres.
- Être responsable du bon classement des documents administratifs des expatriés selon les standards MSF et la législation locale.
- Assurer le contact avec les partenaires externes pour rester informé des politiques et procédures liées aux mouvements, aux réglementations d’entrée/de travail, aux identifiants de résidence, etc.
- Être responsable de l’envoi des documents requis au siège dans les délais impartis (formulaire de fin de mission, avenants de contrat, suivi des jours de congés du personnel international).
Responsabilités spécifiques à la section MSF / au contexte :
- Gérer les modalités de voyage de tous les IMS et LRS de la mission au niveau de la coordination (y compris la réservation de vols nationaux et internationaux) avec l’agent de soutien IMS à Amsterdam et HRCo et être une personne focale entre l’unité de transit administratif intersectionnel et l’OCA.
- Gardez une trace des dates d’expiration des visas et des vols IMS et prenez les mesures appropriées.
- Traiter tous les visas et assurer la préparation de la lettre d’invitation et des ordres de mission.
- Assurez-vous que tous les passeports devant faire l’objet d’une prolongation de visa et d’une demande de STR sont soumis à l’IATU à temps et récupérés après traitement.
- Aider les nouveaux arrivants à obtenir VOA via un tiers si nécessaire.
- Préparez les formulaires de fin de mission et de vol et partagez-les avec l’ISSO.
- Gérez les vacances et le suivi R&R de tous les IMS de la mission et conservez les aperçus.
- Assurer la préparation des aperçus des indemnités journalières IMS et leur partage avec le HRCo et le service financier.
- Assurer l’organisation de briefings et de débriefings dans le pays pour tous les IMS
- Tenez le HRCo informé des processus en cours, des situations spécifiques ou des changements dans les procédures liées aux visas, aux STR et aux cartes de résident.
- S’assurer, avec les membres du CMT, que toutes les activités du MSF se déroulent légalement et en accord avec le protocole d’accord sur toutes les questions administratives ou douanières et informer de tout risque ou problème éventuel.
- Mise à jour des mouvements de personnel et suivi des billets des agences de voyages et des factures associées.
- Mettre à jour tous les outils de suivi des mouvements et les partager quotidiennement avec les services concernés.
- Faciliter l’enregistrement de tout le personnel médical et infirmier international et communiquer les exigences au responsable du support IMS à Amsterdam.
- Superviser les nettoyeurs et les cuisiniers travaillant dans les maisons d’hôtes.
- Soutenir le personnel voyageant pour des formations internationales dans l’obtention de visas, la réservation de billets internationaux et la préparation de feuilles de paie.
- Flexibilité dans l’exécution des tâches assignées, en raison de la nature changeante des opérations de MSF.
Exigences
- Éducation : Diplôme en administration des affaires ou toute autre étude connexe
- Expérience:
- Au moins 2 ans d’expérience connexe dans des tâches administratives
- Une expérience de supervision d’une équipe est souhaitable
- Langues : Bonnes compétences en communication et utilisation de la langue anglaise indispensables
- Connaissances : Connaissances informatiques essentielles (Word, Excel, Internet)
- Compétences : Orientation résultats et qualité, Travail d’équipe et coopération, Flexibilité comportementale, Engagement envers les principes MSF, Gestion du stress.
Méthode d’application
- Les candidatures doivent être rédigées en anglais et comprendre :
- CV et lettre de motivation complets.
- Coordonnées mises à jour, y compris l’adresse actuelle et permanente et la pièce d’identité
- Coordonnées de l’ancien/des anciens employeurs à titre de référence.
