La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est la plus grande organisation......
Contexte organisationnel
La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est la plus grande organisation humanitaire au monde, avec un réseau de 191 Sociétés nationales (SN) membres. L’objectif général de la FICR est « d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir en tout temps toutes les formes d’activités humanitaires menées par les Sociétés nationales, afin de prévenir et d’atténuer la souffrance humaine et, par conséquent, de contribuer au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix dans le monde ».
La FICR œuvre à répondre aux besoins des personnes vulnérables et à améliorer leurs conditions de vie avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et autres crises.
La FICR fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (le Mouvement), aux côtés de ses Sociétés nationales membres et du Comité international de la Croix-Rouge (CICR). Les activités de la FICR sont guidées par les sept Principes fondamentaux suivants : humanité, impartialité, neutralité, indépendance, volontariat, unité et universalité.
La FICR est dirigée par son Secrétaire général et son siège est situé à Genève, en Suisse. La FICR dispose de cinq bureaux régionaux couvrant l’Afrique, l’Asie-Pacifique, le Moyen-Orient et l’Afrique du Nord, l’Europe et les Amériques. Elle dispose également de délégations de pays et de délégations de clusters de pays à travers le monde. Ensemble, le siège de Genève et les structures de terrain (bureaux régionaux, délégations de clusters et délégations de pays) constituent le Secrétariat de la FICR.
La FICR applique une politique de tolérance zéro à l’égard de tout comportement incompatible avec les buts et objectifs du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel et toute autre forme de harcèlement, l’abus de pouvoir, la discrimination et le manque d’intégrité, y compris, sans s’y limiter, les fautes financières. La FICR adhère également à des principes stricts en matière de protection de l’enfance.
La FICR recrute actuellement pour des postes basés au Mali
POSTE 1 : Officier des finances
Objectif du poste
Le/la Finance Officer a la responsabilité de la politique des fonctions financières et administratives, budgétaires et d’appui à l’établissement des rapports Financiers des projets et programme de la IFRC. Les Responsabilités liées à ce poste comprennent les fonctions de gestion des subventions, l’établissement des rapports financiers à l’intention bailleurs de fonds et des coordonnateurs et de la formation du personnel. Fournir un soutien aux Sociétés Nationales en matière de gestion financière, administrative et de gestion des risques associés, spécifiques aux programmes du cluster. Il s’agit notamment de conseiller et de renforcer les capacités du personnel de la IFRC en matière de gestion efficace des ressources financières du programme, de travailler en étroite collaboration avec le coordinateur des finances et de l’administration pour diriger, coordonner et superviser la préparation et la validation du budget, la gestion financière du programme, en veillant à la conformité et à l’établissement de rapports financiers internes et externes, le suivi financier continu et tout type d’audit conforme aux exigences de la IFRC et des donateurs en matière de rapports.
Fonctions et responsabilités du poste
Gestion et rapports financiers :
- Comptabilité générale, gestion financière, contrôles internes et soutien à la gestion budgétaire.
- Clôture comptable de fin de mois et comptabilisation de tous les documents et contrôles Re@dy dans les livres de comptes, y compris l’examen des transactions comptabilisées pour en assurer l’exactitude.
- Soutenir l’examen des dépenses, y compris les réaffectations, le cas échéant.
- Gestion des audits externes et internes
- Préparer des rapports réguliers de gestion financière des projets et programmes pour la gestion interne des subventions de la IFRC.
- S’assurer de préparer et valider les rapports financiers des donateurs au niveau régional africain par le biais du directeur régional des finances et de l’administration.
- Soutenir la fin du mois, la fin de l’année et le processus d’audit connexe, selon les besoins.
- Soutenir l’exercice de suivi en étroite collaboration avec les sociétés nationales du cluster.
- Soutenir l’exercice de révision budgétaire.
Renforcement des capacités des sociétés nationales
- Fournir un soutien et un renforcement des capacités aux Sociétés nationales
- Former l’équipe financière aux règles et procédures financières
Gestion Administrative
- Appui à la gestion des accords avec les partenaires dans le respect des procédures administratives de la IFRC.
- Assurer le suivi des stratégies et des besoins opérationnels avec l’équipe du programme.
- Assurer le suivi des niveaux de mise en œuvre en étroite coordination avec le Finance Manager.
- Soutenir les demandes de paiement des pays
Fonctions et responsabilités (suite)
Gestion des subventions
- Appui à la gestion des accords avec les partenaires dans le respect des procédures administratives de la IFRC.
- Avec L’appui du Finance Manager Développer un plan de formation pour les Sociétés Nationales et le personnel sur la gestion financière des subventions et les exigences spécifiques des bailleurs de fonds ;
- Assurer le suivi des stratégies et des besoins opérationnels avec l’équipe du programme.
- Assurer le suivi des niveaux de mise en œuvre en étroite coordination avec le Finance Manager.
- Soutenir les demandes de paiement des pays
- Assurer le transfert des fonds, l’exigence des rapports financiers et les liquidations d’avance
- Participer aux réunions du programme et soutenir la gestion financière et des risques liés au programme.
Appui Audit Interne/Externe
- Effectuer les activités d’audit interne selon les directives du Finance Manager.
- Facilite les audits externes et internes de la IFRC
- Revue des contrôles et suivie du respect des procédures en place.
- Analyser et commenter les résultats des travaux d’audit internes ou externes
- Assure la mise en place et sui des recommandations des audits internes et Externes selon les directives du Finance Manager.
Relations latérales
- Assurer des relations de travail efficaces avec l’analyste au niveau régional mais aussi avec les Sociétés Nationales.
- Travailler en étroite collaboration avec toutes les parties prenantes pour assurer la mise en œuvre efficace des projets et programmes.
Éducation
- Diplôme universitaire pertinent en finance, comptabilité ou gestion
- Titulaire d’un diplôme de comptabilité certifié avec une formation spécialisée dans un domaine connexe est un atout.
- Une qualification de troisième cycle est un avantage supplémentaire
Expérience
- Minimum de 5 ans d’expérience dans la direction et la gestion des finances en tant que comptable
- Minimum de 3/5 ans d’expérience dans la gestion de projets avec bailleurs différents ( US, PNUD, UNICEF, ECHO, OCHA, EU…) dans le domaine humanitaire
- Expérience de travail avec un cabinet d’audit et soutien aux exercices d’audit de l’organisation
- Très bonnes compétences en matière de leadership et expérience confirmée en gestion financière
- Forte expérience dans la gestion de la trésorerie avec des méthodes de contrôle rigoureuses
- Expérience de travail pour la Croix-Rouge et le Croissant-Rouge
- Expérience de travail avec des organisations gouvernementales et non gouvernementales internationales humanitaires, des autorités et des agences
Connaissances, compétences et langues
Connaissances et compétences
- Autonomie dans les ordinateurs (Windows, tableurs, etc.) et en informatique (Microsoft Office, base de données, courrier électronique, Outlook)
- Personnalité motivée et autonome, sens des responsabilités et de l’organisation.
- Capacité à travailler dans un environnement interculturel, inter fonctionnel et multiculturel
- Excellentes compétences en matière d’organisation, de planification et d’influence
- Flexibilité et capacité à voyager dans les zones de l’opération.
Langues
- Parler et écrire couramment le français
- Connaissance de l’Anglais au niveau intermédiaire
Compétences, valeurs et commentaires
- Travailler activement à la réalisation des objectifs du Secrétariat.
- Respecter et travailler en conformité avec Les principes de la Croix Rouge et du Croissant-Rouge.
- Exécuter toutes autres tâches et responsabilités qui lui sont assignées par le supérieur hiérarchique liées au travail.
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POSTE 2 : Assistant, Logistique et Flotte
Objectif du poste
Le Fleet & Logistics assistant est le point focal pour toutes les demandes de services logistiques au sein du bureau de la FICR au Mali et veillera à ce que les services logistiques soient fournis à temps, de manière rentable et avec la qualité appropriée pour le compte de la Fédération, des partenaires et aux utilisateurs des services, dans le respect des politiques et procédures de la FICR.
Fonctions et responsabilités du poste
Achats et fournitures
- Mettre en œuvre et maintenir les pratiques standard de la Fédération en matière de procédures logistiques.
- Traiter les demandes d’achat émanant des opérations et de la société nationale et de la FICR, et examiner les dossiers d’achat afin de garantir la conformité avec les procédures d’achat de la Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge.
- Assurer la liaison et la coordination avec les demandeurs concernés en ce qui concerne la livraison et tenir toutes les parties informées de tout changement en temps utile et effectuer régulièrement une analyse de la qualité du service : livraison dans les délais, communication avec les clients et exactitude des prix.
- Superviser et suivre le transport, le dédouanement et les autres formalités pour tous les envois entrants et sortants du bureau, en veillant à ce que toutes les demandes soient traitées, conformément aux procédures de la FICR, aux procédures opérationnelles standard et aux instructions d’expédition.
- Gérer l’ensemble de la documentation et des procédures relatives à l’importation et à l’exportation de véhicules, ainsi que maintenir une communication avec les demandeurs, les transitaires et les agents d’expédition.
Gestion du parc automobile
- Mettre en œuvre et maintenir des procédures et des systèmes de sécurité pour les véhicules et les passagers.
- Veiller au respect des procédures d’utilisation des véhicules par les chauffeurs de la délégation, conformément aux règles et réglementations applicables aux chauffeurs.
- Maintenir, à tout moment, un contrôle, un enregistrement et un suivi précis des carnets de bord des conducteurs et des véhicules, et fournir des rapports mensuels sur la consommation de carburant.
- Planifier et organiser les besoins de transport de la délégation, maintenir l’utilisation du système Fleet Wave pour tous les véhicules de la Fédération et aider le chef de délégation à utiliser les véhicules de manière efficace et efficiente.
- Veiller à ce que les intervalles d’entretien des véhicules soient étroitement surveillés et à ce que l’entretien soit effectué de manière satisfaisante.
Fonctions et responsabilités (suite)
Audit et conformité
- Maintenir les pratiques standard de la Fédération dans toutes les procédures logistiques.
- Conserver tous les documents logistiques selon les normes d’audit en suivant les procédures standard de la FICR.
- Suivre de près, avec le responsable des achats et les services financiers, le traitement des factures entrantes (fournisseurs externes) et veiller à ce qu’elles soient correctement classées conformément aux procédures de classement standard de la FICR.
- Fournir un soutien à toutes les fonctions logistiques.
Signalement
- S’assurer que tous les dons en nature, l’expédition des stocks et l’approvisionnement global sont enregistrés dans HLS et que le tableau de mobilisation est mis à jour.
- Préparer tous les rapports hebdomadaires et mensuels de la logistique de manière opportune et précise.
Gestion du Stock
- Assurer la bonne gestion et le suivi des stocks du bureau suivant les procédures appropriées (fiches de pile, Fiche de stock, Way bill).
- Faire mensuellement l’inventaire physique et le transmettre au superviseur.
- Faire le classement des documents relatifs aux stocks.
Soutien aux Sociétés nationales
- Soutenir, former et développer le personnel des Sociétés nationales, les volontaires et les employés, selon les besoins.
Préparation et réponse aux situations d’urgence
- Être proactif lors des interventions d’urgence et être disponible pour un déploiement à court terme afin de fournir un soutien opérationnel et technique aux opérations conformément aux termes de référence convenus pour la mission.
Éducation
Diplôme en logistique, achats et/ou gestion de la chaîne d’approvisionnement, ou toute certification pertinente.
Expérience
- 4 ans d’expérience pertinente dans la gestion d’opérations logistiques complexes
- Expérience avérée dans l’organisation de formations et l’élaboration de matériel de formation
- Connaissance et expérience de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge
Connaissances, compétences et langues
Connaissances et compétences
- Connaissance approfondie de la gestion de la chaîne d’approvisionnement
- Capacité à agir dans un environnement difficile.
- Compétences en matière de gestion et de développement du personnel
- Aptitude à résoudre des problèmes
- Excellentes compétences en matière de communication et d’établissement de rapports
- Capacité à travailler dans un environnement interculturel et interfonctionnel
- Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale et capacité à fournir des conseils
- Expérience avérée dans la réalisation d’évaluations logistiques et la mise en place d’opérations
- Capacité à travailler dans des délais serrés et à gérer des tâches multiples.
Langues
- Parler et écrire couramment le français
- Bonne maîtrise d’une autre langue officielle de la FICR (Anglais)
Compétences, valeurs et commentaires
- Travailler activement à la réalisation des objectifs du Secrétariat.
- Respecter et travailler en conformité avec Les principes de la Croix Rouge et du Croissant-Rouge.
- Exécuter toutes autres tâches et responsabilités qui lui sont assignées par le supérieur hiérarchique liées au travail.
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