Poste 1 : Expert technique international long-terme Lead Gouvernance (H/F)
AFRIQUE SUBSAHARIENNE TCHAD N’DJAMENA
Description de la mission
Mission
- Accompagner la coordination de l’UGP afin de développer les compétences et les connaissances nécessaires, et de promouvoir des pratiques et des comportements qui conduiront à des améliorations organisationnelles et techniques permettant à l’UGP de gérer efficacement les subventions des différents bailleurs comme le Fonds mondial, Gavi et les autres partenaires techniques et financiers du Ministère de la Santé Publique et de la Solidarité nationale du Tchad.
Activités principales
- Accompagner la mise en place et l’utilisation des outils de Gouvernance de l’UGP ;
- Contribuer à la mise en place d’un management efficace et transparent au sein de l’UGP (mise en place d’outils, planification et appui/suivi de la mise en œuvre) ;
- Contribuer au renforcement des capacités couvrant les domaines suivants : Leadership, gouvernance, management, culture du travail en équipe, orientation vers les résultats, la résolution des problèmes et des conflits, communication ;
- Contribuer au fonctionnement des organes de pilotage, notamment ceux impliqués dans les différents processus de gouvernance de l’UGP (ex : Comité de Pilotage) ;
- Contribuer à la mise en place et au fonctionnement d’un système de suivi de la performance de la gestion des subventions (ex : Rapports de progrès des subventions) ;
- Contribuer au monitoring des activités du DAT ;
Résultats clés attendus
L’UGP est opérationnelle, et dispose des outils nécessaires à une gestion transparente et efficiente des subventions des différents bailleurs de fond ;
- Toutes les catégories de personnel de l’UGP ont acquis des compétences et des connaissances compatibles avec leurs tâches couvrant les domaines suivants : Leadership, gouvernance, management, culture du travail en équipe, orientation vers les résultats, la résolution des problèmes et des conflits, communication ;
Position hiérarchique et relations fonctionnelles
- L’assistant technique sera sous la responsabilité hiérarchique d’Expertise France et a un lien fonctionnel avec le chargé de projet Tchad basé à Paris ;
- Il sera l’interface au Tchad entre l’UGP/MSP et Expertise France (Chargé de projet à Paris, et Service de Coopération et d’Action Culturelles de l’Ambassade de France au Tchad) ;
- En sa qualité d’assistant technique, chargé de la coordination des activités du DAT à l’UGP, supervisions des trois AT (qui sont chargés des aspects programmatiques/suivi- évaluation, des activités pharmaceutiques, et des activités de finances-audit) ;
- En l’absence du chargé de projet, il représentera le Dispositif d’Assistance Technique auprès des différentes parties prenantes ;
Description du projet ou contexte
Le Ministère de la Santé Publique et de la Solidarité Nationale (MSPSN) du Tchad a signé le 8 mai 2019 les subventions du FM, TB et VIH/RSS.
La mise en place du Dispositif d’Assistance Technique (DAT) d’Expertise France (EF) s’est faite progressivement entre juin et octobre 2019.
Cet appui vise à renforcer les capacités de l’UGP du Ministère de la Santé Publique dans une gestion efficace et efficiente des subventions externes, tout particulièrement celles du Fonds mondial et de GAVI. Le Dispositif d’Assistance Technique de long terme couvre les domaines de la gouvernance, la gestion financière et comptable, la gestion des approvisionnements et des stocks de produits médicaux et la gestion programmatique (suivi-évaluation). Cet appui résidentiel est accompagné par le déploiement d’assistances techniques perlées afin de contribuer au renforcement des capacités de l’UGP.
Depuis fin 2019, 4 assistants techniques internationaux résidentiels sont en poste :
- 1 ATI Lead/Gouvernance
- 1 ATI pharmaceutique – GAS
- 1 ATI en audit, gestion financière et comptable
- 1 ATI Suivi Evaluation.
Profil souhaité
Profil du poste
Formation
- Master en santé publique ou en management des projets de santé ;
- Médecin, MBA, Master en coopération internationale ou diplôme dans des domaines équivalents ;
Compétences
- Expérience professionnelle générale d’au moins 15 ans ;
- Expérience d’au moins 7 ans dans la gestion des programmes financés par le FM ;
- Expérience de direction d’au moins 2 ans dans une Unité de Gestion de Projets dans le secteur santé ou structure équivalente est indispensable ;
- Capacité d’implication et de mise en synergie de l’Assistance Technique Internationale avec les acteurs du MSPSN pour l’atteinte d’objectifs communs dans les délais prévus ;
- Bonne connaissance des mécanismes de coopération et de l’aide publique au développement, en particulier des bailleurs de fonds tels le Fonds mondial, GAVI, PNUD, UE, Banque mondiale, AFD, Coopération Suisse ;
- Expériences professionnelles dans le contexte des systèmes de santé d’Afrique subsaharienne ;
- Maîtrise de la gestion de projet, en particulier de la gestion financière et du suivi-évaluation ;
- Capacités rédactionnelles et de synthèse ;
- Capacités à interagir et négocier avec des interlocuteurs variés ;
- Capacités organisationnelle, d’autonomie, de travail en équipe, d’adaptation, de gestion du stress, particulièrement dans des environnements à ressources limitées ;
- Maîtrises de l’anglais et de l’arabe (oral et écrit) seraient des atouts ;
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Pack Office, Outlook, Internet), Excel, etc.
Date limite de candidature : 19/11/2021 23:59
Poste 2 : Assistant(e) de Projet (H/F)
Sous la responsabilité et supervision du coordinateur du projet MAX (Maximisation des impacts de l’électrification rurale en Côte d’Ivoire) et en collaboration directe avec l’Expert marché publics et subvention, siégeant sur place à Abidjan et qui vérifiera la conformité d’une partie de son travail. L’assistant(e) de projet devra disposer d’une bonne expérience dans les fonctions d’assistance de direction, la maîtrise de l’outil informatique, faire preuve de rigueur et d’organisation et avoir une excellente capacité d’autonomie et d’initiative.
Parmi ses tâches, il/elle devra notamment :
Activité 1 : Assistance à la gestion administrative
L’assistant(e) assure :
- L’accueil physique et téléphonique ;
- La gestion d’agendas, prise et gestion des rendez-vous ;
- La gestion et suivi des dossiers administratifs et ressources humaines ;
- L’application et suivi des procédures administratives du projet (mise en concurrence…) conformément aux manuels de procédures du projet ;
- Une assistance au coordinateur et au gestionnaire dans les tâches administratives et de gestion ;
- L’archivage électronique et le rangement de tous les documents et dossiers du projet, en liaison avec le gestionnaire du projet.
Activité 2 : Animer le secrétariat de l’équipe technique de la cellule projet
- Assurer la mise à jour des agendas des différentes équipes ;
- Coordonner la logistique, la préparation et l’organisation des missions, séminaires et des réunions internes et externes en liaison avec le gestionnaire du projet ;
- Assurer la création des bases de données et le répertoire téléphonique des différents partenaires et des parties prenantes.
Activité 3 : Assistance à la gestion comptable
L’assistant(e) est en charge de la gestion comptable des frais du bureau projet et de la vérification des factures en collaboration directe avec le gestionnaire administratif et financier ainsi que le coordinateur du projet.
L’assistant(e) est en charge de tenir de la caisse de menues dépenses :
- Assurer la tenue de la caisse de menues dépenses conformément aux dispositions du manuel ;
- Faire le paiement des factures et autres dépenses en espèces ;
- Encaisser les chèques de réapprovisionnement de la caisse ;
- Tenir un brouillard de caisse conformément aux procédures en vigueur ;
- Assurer l’arrêté périodique de la caisse sous la supervision du Gestionnaire.
Activité 4 : Assistance à la gestion logistique
L’assistant(e) est responsable de la commande de fourniture et de la gestion du stock. Il/elle participe à l’organisation logistique des missions des experts du projet (réservation et achat de billets d’avion, hébergement, organisation des déplacements pour les experts et contractants), ainsi qu’au suivi des réunions et évènements (réunions, ateliers, séminaires, conférences,…).
L’assistant(e) est responsable de :
- Répartir et suivre les tâches des chauffeurs en fonction des activités confiées ;
- Etablir et suivre le planning d’utilisation et de suivi technique des véhicules du parc auto du projet.
Les résultats escomptés de sa mission doivent être tangibles, ils se résument dans les points suivants :
- Les dossiers confiés (constitution et synthèse des documents) sont introduits, les actes de gestion qui s’ensuivent sont rédigés et les décisions sont concertées avec ses supérieurs puis préparées ;
- Des tâches de rédaction (mettre en forme les courriers, notes et supports écrits, compte- rendus de réunions, …) de contrôle et d’analyse sont convenablement exercées ;
- Les documents et informations sont gérés, constitués, classés et archivés ;
- La logistique de réunions (calendrier et fréquences, réservation des salles, duplication des dossiers, etc.), de missions à l’étranger, d’actions de formation, d’enseignements, d’examens, (jurys, parrainage, réceptions) : réservation des locaux, buffet, repas, transport, commandes et dépenses s’y rapportant, est organisée ;
- Les réunions des comités de pilotage et autres rencontres-projet (ateliers, interviews, …) sont préparées et organisées ;
- Les déplacements et les missions des experts du projet et autres prestataires sont convenablement gérés ;
- La logistique du bureau projet est assurée : documentations, fournitures, commande et maintenance de premier niveau des matériels ;
- Les appels téléphoniques sont filtrés et les rendez-vous pris.
L’assistant(e) exercera sa fonction au bureau du projet à Abidjan, en apportant l’appui nécessaire au niveau des tâches bureautiques classiques/spécifiques liées au projet et d’accueil à l’ensemble de l’équipe projet ; il/elle agira concrètement pour servir de relais/support d’information à l’équipe projet, visant à faciliter le travail de l’équipe menant à chaque résultat du projet.
Description du projet ou contexte
L’Agence Française de Développement (AFD), en lien avec CI-ENERGIES, a décidé de confier à Expertise France un projet d’appui à la maximisation des impacts socio-économiques de l’électrification rurale en Côte d’Ivoire. L’AFD a en effet obtenu une subvention de 4 M € de l’Union Européenne pour le financement du Projet. L’objectif général du Projet est de faciliter l’accès et l’utilisation d’équipements électriques, par les différentes catégories de consommateurs d’électricité : (i) les espaces collectifs, (ii) les ménages, et (iii) les acteurs économiques. Les objectifs spécifiques du Projet sont (i) améliorer l’action des pouvoirs publics pour faciliter l’acquisition d’équipements électriques pour les particuliers et professionnels, (ii) aider les pouvoirs publics à équiper les infrastructures publiques d’équipements électriques, et (iii) inciter les acteurs privés des chaînes de distribution d’équipements électriques à améliorer la qualité de leurs produits/services ou à étendre leurs rayons de desserte.
Expertise France, déjà présente en Côte d’Ivoire par le biais de plusieurs projets de coopération technique, gère notamment le projet Ecler Ivoire d’Electrification rurale décentralisée par voie solaire et d’Efficacité Energétique dans les bâtiments publics. Dans le cadre d’Ecler Ivoire, Expertise France mène déjà des activités liées aux activités génératrices de revenus (AGR) en lien avec l’électrification des localités.
Les activités du Projet ont été élaborées par Expertise France avec un lien étroit avec les agents de l’AFD et ont été revues par CI-ENERGIES, la DGE et la Délégation de l’Union européenne à Abidjan. Ces activités incluent :
- La réalisation d’un diagnostic de l’état de la demande et de l’offre en équipements électriques et en services financiers, y compris capitalisation des expériences similaires;
- La mise en place d’un processus d’arbitrage pour la priorisation des interventions du Projet, associant les parties prenantes ivoiriennes ;
- La mise en place d’un processus de sélection des Bénéficiaires d’une Enveloppe financière confiée par l’AFD en gestion à Expertise France, associant les parties prenantes ivoiriennes ;
- La contractualisation et la supervision des conventions signées avec les Bénéficiaires de l’Enveloppe financière, y compris la gestion des fonds et la mise en œuvre d’un processus de suivi et de recadrage de l’approche;
- Les actions de communication et de visibilité des bailleurs, et d’évaluation du Projet.
Profil souhaité
Qualifications et compétences
- Bac+3 ou BTS d’assistant de Direction, en administration ou équivalent. Une formation complémentaire en droit, comptabilité, gestion serait appréciée ;
- Excellent français à l’oral et à l’écrit ;
- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données ;
- Sens de la communication et de l’organisation ;
- Réactivité, autonomie et anticipation ;
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, word, excel, powerpoint, tableur,…) et des outils de mise en réseau et de communication (messagerie électronique, boîtes vocales…) ;
- Très bonne maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative ;
- Maîtrise des modalités d’accueil et de l’expression orale (ex : reformuler les demandes, écouter activement, savoir répondre au téléphone…) ;
- Maîtriser les méthodes de prise de notes et savoir rédiger des courriers, des documents administratifs simples et des comptes rendus de réunions ;
- Connaissance des méthodes de classement et d’archivage : savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées et rechercher rapidement celles qui sont nécessaires au fonctionnement de la structure ou du domaine concerné ; savoir hiérarchiser l’importance des courriers et des appels téléphoniques) ;
- Savoir identifier et appliquer les procédures administratives ;
- Savoir organiser et planifier ses activités ;
- Posséder des dispositions interpersonnelles et une capacité prouvée à travailler en équipe ;
- Savoir s’adapter aux contraintes ;
- Avoir le sens de l’organisation, des relations, de la tenue et de la courtoisie dans le comportement.
Expérience professionnelle
- Expérience démontrée de minimum 5 ans dans un poste similaire et avec références
- Références : Le/la candidate justifiera des références dans le domaine.
Informations complémentaires
Informations complémentaires:
- Lieu de la mission : Abidjan, Côte d’Ivoire
- Durée de la mission : 40 mois.
- Date de prise de fonction : décembre 2021.
Documents à fournir:
- CV en français ;
- Lettre de motivation.
Date limite de candidature : 15/11/2021 10:00
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.
