Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique, membre du groupe AFD. L’Agence Expertise France intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Poste 1: Responsable administratif et financier EDIFIS (H/F) – SENEGAL
Description de la mission
Le/la Responsable administratif.ve et financier.ère (RAF) travaillera au sein d’une équipe basée à Dakar et composée de: une cheffe de projet, deux expertes long terme et un.e assistant.e de projet.
Le/la RAF travaillera sur deux projets financés par l’Agence Française de Développement (AFD) dans le même périmètre géographique (Sénégal, Mauritanie, Niger, Tchad, Côte d’Ivoire et Guinée):
– Projet AT EDIFIS: dispositif d’assistance technique EDIFIS, 4M€, 3 ans. Ce projet prendra fin en décembre 2025 et une deuxième phase du projet est en développement pour janvier 2026 (soumis à la validation du bailleur).
– Projet FAPS EDIFIS: facilité d’amorçage, de préparation et de suivi de projets EDIFIS, 1.5M€, 3 ans. Ce projet prendra fin en décembre 2025.
Les éléments présentés ci-après sont généraux et présentés à titre indicatif. Les missions seront précisées ultérieurement selon des besoins prioritaires identifiés et les types d’appui à fournir.
Sous l’autorité de la cheffe de projet d’Expertise France (EF), basée à Dakar, le/la Responsable administratif.ve et financier.ère sera responsable de la mise en œuvre administrative, logistique et financière des deux projets en lien avec l’assistante de projet.
Les responsabilités du/de la Responsable administratif.ve et financier.ère couvrent les aspects suivants :
Volet financier:
- Assurer le reporting financier de toutes les dépenses effectuées dans le cadre des deux projets ;
- Mettre à jour des outils de pilotage financier (Suivi financier, budget révisé, le revue de planification de projet (RPP), les exercices de prévision d’atterrissage budgétaire, de budget initiaux/révisés) et les transmettre à la cheffe de projet basée à Dakar et au siège d’Expertise France à Paris selon le planning ;
- Suivre la trésorerie du projet (compte bancaire et caisse terrain), anticiper et préparer les demandes d’approvisionnement bimensuelle auprès du Siège d’EXPERTISE FRANCE à Paris ;
- Préparer et transmettre le prévisionnel des dépenses relatives aux activités du projet aux Unité Support Projet et bureaux mutualisés des zones d’intervention ;
- Assurer le paiement des fournisseur et prestataires dans le délai contractuel ;
- Tenir à jour les livres de bord des journaux de caisse et de banque du projet et assurer les relations avec la banque;
- Assurer l’indexation, le classement quotidien et l’archivage des pièces comptables et justificatifs financiers sur la plateforme de partage Wimi;
- S’assurer de l’éligibilité des dépenses ainsi que du respect des procédures financières d’EF et du bailleur dans la mise en œuvre des activités ;
- Effectuer les demandes d’exonération de TVA pour les dépenses du projet ;
- Assurer les procédures de retenue à la source et les demandes d’exonération ;
- Préparer et suivre les audits du projet;
- En lien étroit avec la cheffe de projet basée à Dakar, assurer les exercices budgétaires et comptables (clôture comptable, prévisions budgétaires, plan de travail annuel budgétisé, etc).
Volet opérationnel
- Appuyer la cheffe de projet dans le suivi global et le reporting financier des activités des deux projets ;
- Appuyer la planification mensuelle budgétaire des activités des projets avec les expertes long termes en charge des composantes du projet, l’experte communication et la cheffe de projet ;
- Contribuer à la mise à jour des outils de pilotage financiers d’EF (tableau de bord, reporting, tableau de suivi des activités et pilotage mensuel des projets, etc.) en lien étroit avec la cheffe de projet;
- Appuyer les activités de communication liées aux projets ;
- Faire remonter à la cheffe de projet toute information utile à la bonne marche des activités.
Volet administratif
- Superviser le montage des dossiers de consultation, la négociation et l’élaboration des contrats de marchés publics prévus sur les projets ;
- Veiller à l’application des procédures EF ;
- Procéder au suivi des contrats conclus dans le cadre des deux projets (facturation, paiements, justificatifs).
Volet logistique
- Appuyer l’organisation des différents évènements et missions (mobilisation d’expertise) liés aux activités des deux projets, en lien étroit avec l’assistant.e ;
- Superviser l’utilisation optimale et l’inventaire des équipements des projets ;
- Contribuer à l’identification des prestataires nécessaires à la mise en œuvre des activités.
- Collaborer avec les bureaux mutualisés et les Unités Support Projet des zones d’intervention pour le suivi des activités et coûts partagés.
Volet clôture projets
- Assurer la clôture comptable et financière des deux projets ;
- Clôturer les contrats ATLAS ;
- Solder les avances tiers, corriger les écarts ATLAS, rapprocher le JDD ATLAS et le suivi financier ;
- Préparer et transmettre les rapports financiers finaux à la cheffe de projet basée à Dakar et au siège d’Expertise France à Paris ;
- Superviser le classement et l’archivage des pièces justificatives et s’assurer de la complétude et de l’éligibilité ;
- Organiser le transfert des archives physiques au siège ;
- Superviser l’inventaire physique des assets et organiser le transfert/la cession.
Description du projet ou contexte
Le projet Dispositif d’Assistance Technique EDIFIS
Le projet Dispositif d’AT EDIFIS, volet I du Partenariat, vise à promouvoir l’émergence et la montée en puissance des projets en faveur de l’égalité femmes-hommes en Afrique de l’Ouest en mobilisant, accompagnant et coordonnant les acteurs, et comprend trois sous-objectifs spécifiques, déclinés en trois composantes :
C1 : accompagner les acteurs publics à opérationnaliser les stratégies nationales Genre, en favorisant l’émergence de projets CAD2 pluri-acteurs et en appuyant la formulation de requêtes auprès des guichets dédiés.
La Composante 1 vise à mettre en place les fondamentaux du projet, notamment le dispositif d’assistance technique et ses activités récurrentes, tournées vers l’accompagnement des politiques publiques et l’appui à l’émergence et à la réalisation de projets conformes aux cibles de l’AFD en matière de projets CAD 2. Ce dispositif sera constitué comme un « Pôle d’Expertise » capable de répondre aux différentes demandes et aux besoins exprimés par les acteurs intervenant dans le domaine de l’égalité femmes / hommes dans les six pays partenaires.
C2 : Appuyer l’organisation d’une réponse institutionnelle et financière structurée et durable aux besoins exprimés par les pays pour mettre en œuvre leurs politiques en faveur de l’égalité femmes-hommes.
La Composante 2 vise à appuyer l’AFD à mobiliser les bailleurs et autres acteurs du secteur autour de stratégies communes en matière de promotion de l’égalité f-h et autour de la mutualisation de leurs ressources financières destinées à accompagner des projets en ce sens. Dans ce cadre, l’AFD prévoit la création d’un fonds EDIFIS, dédié à servir d’outil de financement unifié de ces projets et programmes CAD2 dans la région. L’AT sera chargée d’animer cette dynamique régionale ainsi que de mener les études nécessaires à la préfiguration du Fonds.
C3 : Contribuer à garantir le fonctionnement pérenne du dispositif en charge d’héberger le Fonds du Partenariat EDIFIS pour l’égalité Femmes-hommes au Sahel à travers un appui institutionnel.
La Composante 3 vise à accompagner l’AFD et ses partenaires dans la création d’un système de gouvernance et de gestion du fonds EDIFIS.
Le projet Dispositif d’AT EDIFIS constitue un maillon clef du Partenariat EDIFIS dans la mesure où il vise à garantir la cohérence et l’efficacité du partenariat, à travers la mise en place d’un dispositif d’assistance technique au bénéfice des acteurs publics régionaux. Dans ce cadre, le cœur de l’action projetée sera constitué par la contribution du dispositif d’AT EDIFIS à l’émergence et la réalisation de projets CAD2 de qualité (Composante 1). Par ailleurs, il s’agira d’accompagner les acteurs à mutualiser et institutionnaliser leur réponse à travers un appui à la coordination des outils financiers en vue de la création d’un fonds EDIFIS et de la structure de gestion dédiée (Composantes 2 et 3).
Le budget du projet est de 4 millions € sur une durée de 3 ans. Une deuxième phase du projet est en développement pour un démarrage début 2026 (soumis à la validation du bailleur).
Le projet FAPS EDIFIS
Le projet FAPS EDIFIS vise à accompagner et à appuyer les six agences-pays des Directions Régionales Grand Sahel et Golfe de Guinée de l’AFD (Côte d’Ivoire, Guinée, Mauritanie, Sénégal et Tchad) dans l’identification des financements EDIFIS tout en assurant la complémentarité avec le projet AT EDIFIS.
Ces appuis se font à travers l’identification, la contractualisation et la mobilisation d’expert.es court et moyen terme issus d’un vivier dans les cinq pays d’intervention afin de permettre la montée en puissance des projets en faveur de l’égalité femmes-hommes en Afrique de l’Ouest.
Ce vivier d’expert.es, avec des compétences spécifiques et transversales, pourra intervenir sur trois volets :
Volet 1 – Diagnostic
Volet 2 – Identification et préparation de projets
Volet 3 – Capitalisation, diffusion et communication
Le budget du projet est de 1,5 millions € sur 3 ans.
Profil souhaité
Diplômes et expériences :
- Être titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur en gestion, finances, audit ;
- Disposer d’un minimum de 6 années d’expérience professionnelle en matière de gestion administrative et financière de projets d’intérêt public ;
- Connaissance de la mise en œuvre de projets dans des pays en développement;
- Expérience de travail préalable obligatoire dans des projets de coopération internationale et bonne connaissance des principales procédures des bailleurs de fonds (notamment des contrats de prestation de services);
- Une expérience de travail avec l’AFD constitue un vrai plus.
Compétences :
- Être apte à travailler en équipe ;
- Être capable d’identifier les priorités et de traiter les urgences ;
- Avoir de très bonnes qualités relationnelles ;
- Avoir de très bonnes qualités d’organisation et de la rigueur ;
- Avoir une maîtrise opérationnelle des logiciels bureautiques (Pack Office) et des moyens de communication à distance (Internet, Skype/Zoom, Teams etc.) ;
- Résolution de problèmes et adaptation ;
- Attention aux détails et anticipation ;
- Avoir une bonne connaissance des aspects légaux et administratifs en vigueur au Sénégal ;
- Avoir une excellente maitrise du français.
