Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. Expertise France recrute pour 02 postes. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.
POSTE 1 : ASSISTANT DES RH CELLULE D’APPUI MUTUALISE RCI (H/F)
Description de la mission
L’Assistant(e) des Ressources Humaines est basé(e) à Abidjan et placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du Responsable des Ressources Humaines
Il/elle assure un appui administratif et, assure l’archivage des documents du pôle Ressources Humaines.
Il/elle appuie le Responsable des RH dans l’organisation et la mise en place de ses activités, de la gestion administrative du bureau et des missions en lien avec les différents pôles de la CAM (Cellule d’Appui Mutualisée).
Intermédiaire de proximité du Responsable RH auprès des salariés locaux pour l’ensemble de leurs requêtes administratives, de manière à garantir la fiabilité et la qualité des prestations administratives fournies par le pôle RH.
MISSIONS :
(La liste suivante n’est pas exhaustive, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives.)
Appui RH
- Participe aux activités dévolues au département en cas de besoin (surcharge de travail, …).
- Rend compte, à chaque étape, de ses activités à son responsable hiérarchique ;
- Remonte en temps réel les difficultés rencontrées dans l’exercice de ses activités ;
- Appui RH dans la saisie des bilans d’entretiens de recrutement
- Appui RH dans la relation avec le prestataire paie
- Appui RH dans la gestion du temps et l’absentéisme journalier (gestion des congés, absences, maladie, maternité, accident du travail…) ;
- Appui RH dans l’accueil et l’intégration des nouveaux collaborateurs (vie du bureau, briefing du fonctionnement de l’Agence …)
- Appui RH dans la distribution des bulletins de paie des salariés
- Appui RH dans le suivi des arrivées et des départs salariés en contrat local
Gestion administrative :
- Appui RH dans la gestion des aspects administratifs du pôle RH.
- Gestion des tâches de secrétariat classiques (CR de réunions, rédaction de courriers, numérisation…) du pôle RH
- Aide à la recherche documentaire
- Veille à la complétude des dossiers administratifs et dans leur mise à jour
- Préparation et édition des documents relatifs à la vie du salarié en contrat local (attestations de travail, certificat de travail, etc…) ;
Archivage :
- Mise en œuvre la procédure d’archivage du pôle RH
- Classement les documents des salariés en vue de leur numérisation (mise en ordre ; dépoussiérage des Documents)
- La mise en rayonnages des documents numérisés puis leur mise en boite ;
Et toute autre tâche administrative qui puisse être demandée par son manager.
Description du projet ou contexte
Agence publique, Expertise France est l’acteur interministériel de la coopération technique internationale, filiale du groupe Agence française de développement (groupe AFD). Deuxième agence par sa taille en Europe, elle conçoit et met en œuvre des projets qui renforcent durablement les politiques publiques dans les pays en développement et émergents. Gouvernance, sécurité, climat, santé, éducation… Elle intervient sur des domaines clés du développement et contribue aux côtés de ses partenaires à la concrétisation des objectifs de développement durable (ODD). Pour un monde en commun.
Comme déjà dans d’autres Pays, Expertise France a mis en place en RCI une Cellule d’Appui Mutualisé (CAM).
La CAM est en charge de tous les services supports typiques (RH, Finance, Achats, Logistique, Communication, etc.).
Elle est coordonnée par un Coordinateur des Fonctions Transverses (CFT).
C’est dans ce cadre et cette équipe que ce poste s’inscrit.
Profil souhaité
Qualifications
- Diplôme supérieur BAC+2/3 au minimum en Gestion des Ressources Humaines, Gestion administrative du personnel
- Justifier d’au moins 2 ans d’expérience professionnelle dans une fonction similaire
- Connaissance, respect et application des réglementations en vigueur : droit du travail, contraintes règlementaires sur la pénibilité, règles d’hygiène et de sécurité, etc.
Aptitudes
- Respect de la déontologie
- Discrétion
- Dynamisme, sens de l’organisation et rigueur ;
- Diplomatie, patience et sens du dévouement
- Sens de la communication et courtoisie
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Être polyvalent et flexible
- Capacité d’analyse et de synthèse ;
- Esprit d’équipe et capacité à collaborer avec différents profils
- Qualités relationnelles avérées
- Autonomie et réactivité ;
- Résistance au stress et aptitude à gérer les situations difficiles
- Capacité d’adaptation ;
- Aisance relationnelle ;
- Multidisciplinarité un atout (communication, secrétariat, paie, administration,)
- Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word ;
- Bonne maîtrise de la langue française à l’oral comme à l’écrit et possiblement de l’anglais
Informations complémentaires
Nature du contrat : Contrat de travail ivoirien à durée déterminée
Date de prise de fonctions : SEPTEMBRE 2023
Rémunération : selon grille salariale EF et profil
NB : Les candidat(e)s intéressé(e)s par cette opportunité sont invité(e)s à soumettre leur CV et Lettre de motivation dans les meilleurs délais.
Possibilité également de transmettre CV et LM au mail suivant : [email protected]
Le processus de sélection des candidatures se fera en trois temps :
• Dans un premier temps, une liste restreinte sera établie librement par Expertise France.
• Dans un deuxième temps, les candidat(e)s de la liste restreinte pourront être invité(e)s à passer des tests écrits visant à évaluer leurs
compétences techniques et linguistiques.
• Dans un troisième temps, les candidat(e)s sélectionné(e)s pourront être convié(e)s à un entretien.
POSTE 2 : ASSISTANT D’ACCUEIL CELLULE D’APPUI MUTUALISE RCI (H/F)
Description de la mission
L’Assistant(e) d’accueil est basé(e) à Abidjan et placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Logistique et Évènementiel.
Il/Elle est le premier point de contact avec les visiteurs, les clients et les employés de l’Agence.
Il/elle est donc garant d’un service d’accueil chaleureux et professionnel, fournissant des informations, répondant aux demandes et orientant les personnes vers les services appropriés.
Il/elle appuie l’équipe logistique dans l’organisation et l’animation de l’espace d’accueil de l’Agence, dans la gestion administrative et logistique du bureau et apporte son concours pour les activités de communication en lien avec le chargé de communication de la CAM.
Il/elle est chargé d’accueillir, de recevoir, d’orienter et de renseigner les divers visiteurs d’Expertise France RCI.
Il/elle assure également les tâches administratives de base et gère les appels téléphoniques et emails génériques de l’Agence.
MISSIONS :
(La liste suivante n’est pas exhaustive, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives.)
Accueil et renseignements :
- Accueille les visiteurs avec courtoisie et amabilité
- Guide les visiteurs vers les différents bureaux de l’Agence, en leur fournissant des indications claires et en les aidant à se repérer
- Répond aux demandes de renseignements,
- Fournit des informations de 1er niveau sur les services de l’Agence
- Chargé de l’inscription des visiteurs dans le registre d’accueil, de la remise de badges ou de la gestion des réservations de salles de réunion
- Gestion des plaintes et des réclamations des clients de manière professionnelle et courtoise.
- A l’écoute des préoccupations des interlocuteurs, remontée des plaintes aux responsables concernés, et recherche de solutions appropriées.
- Appuie la vérification de la disponibilité et fonctionnalité du matériel de projection ou audio en lien avec le pôle logistique
Gestion des appels téléphoniques et de la messagerie générique d’Expertise France
- Assure la réception et la gestion des appels téléphoniques entrants
- Identifie les besoins des appelants, les oriente vers les personnes appropriées ou leur fournit les informations demandées.
- Prend les messages et transmet les appels en fonction de leur urgence
- Gère la messagerie électronique générique de l’Agence
- Accuse réception des emails entrant et transmet les mails aux interlocuteurs concernés
Gestion des courriers et des colis :
- Réception et décharge de tous les courriers et colis entrants en lien avec l’assistant logistique
- S’assure de la conformité des livraisons en lien avec l’assistant logistique
- Activités de manutention de base
- Assure le dispatch des courriers vers les destinataires finaux
- Assure la gestion des feuilles d’émargement
Gestion administrative de base :
- Gestion des tâches de secrétariat classiques (numérisations, photocopies, gestion de base de données, gestions enquêtes de satisfaction etc
- Assure l’organisation des pauses café et déjeuner en lien avec les agents d’entretien.
- Aide à la recherche documentaire
Communication :
- Appuie les activités de communication en lien avec le pôle communication de la CAM, et le pôle logistique
- Mis à jour et suivi de la base de photos et de vidéos en lien avec le chargé de communication de la CAM
Audit externe :
- Appuyer à la préparation des audits externes
- Rassemblement des pièces d’archive / Numérisation
Et toute autre tâche administrative et logistique qui puisse être demandée par son manager.
Description du projet ou contexte
Agence publique, Expertise France est l’acteur interministériel de la coopération technique internationale, filiale du groupe Agence française de développement (groupe AFD). Deuxième agence par sa taille en Europe, elle conçoit et met en œuvre des projets qui renforcent durablement les politiques publiques dans les pays en développement et émergents. Gouvernance, sécurité, climat, santé, éducation… Elle intervient sur des domaines clés du développement et contribue aux côtés de ses partenaires à la concrétisation des objectifs de développement durable (ODD). Pour un monde en commun.
Comme déjà dans d’autres Pays, Expertise France a mis en place en RCI une Cellule d’Appui Mutualisé (CAM).
La CAM est en charge de tous les services supports typiques (RH, Finance, Achats, Logistique, Communication, etc.).
Elle est coordonnée par un Coordinateur des Fonctions Transverses (CFT).
C’est dans ce cadre et cette équipe que ce poste s’inscrit.
Profil souhaité
Expérience professionnelle :
- Diplôme supérieur (bac+2 minimum) en secrétariat, assistanat de direction, gestion administrative, tourisme
- Expérience réussie d’au moins 2 ans sur un poste similaire ;
- Multidisciplinarité un atout (parmi, communication, secrétariat, logistique, administration,) ;
- Maîtrise de la langue anglaise serait un atout
- Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word
Aptitudes
- Bonne présentation
- Bonne maîtrise du français (écrit et oral)
- Excellentes compétences en communication verbale et écrite
- Capacité à travailler avec le public et à faire preuve d’empathie
- Esprit d’équipe et capacité à collaborer avec différents services
- Qualités relationnelles avérées
- Sens de la communication et courtoisie
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Dynamisme, sens de l’organisation et rigueur ;
- Autonomie et réactivité ;
- Résistance au stress et aptitude à gérer les situations difficiles
- Diplomatie, patience et sens du dévouement
- Disponibilité
Informations complémentaires
Nature du contrat : Contrat de travail ivoirien à durée déterminée
Date de prise de fonctions : SEPTEMBRE 2023
Rémunération : selon grille salariale EF et profil
NB : Les candidat(e)s intéressé(e)s par cette opportunité sont invité(e)s à soumettre leur CV et Lettre de motivation dans les meilleurs délais.
Possibilité également de transmettre CV et LM au mail suivant : [email protected]
Le processus de sélection des candidatures se fera en trois temps :
• Dans un premier temps, une liste restreinte sera établie librement par Expertise France.
• Dans un deuxième temps, les candidat(e)s de la liste restreinte pourront être invité(e)s à passer des tests écrits visant à évaluer leurs
compétences techniques et linguistiques.
• Dans un troisième temps, les candidat(e)s sélectionné(e)s pourront être convié(e)s à un entretien.
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