Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.
Description de la mission
Le/l’assistant.e administratif.ve, financier.e et logistique travaillera au sein d’une équipe basée à Dakar et composée de: une Cheffe de projet, deux expert.es long terme, un.e coordinateur.trice de projet et un.e responsable administratif.ve et financier.e (RAF).
Le/l’assistant.e travaillera sur deux projets financés par l’Agence Française de Développement (AFD) dans le même périmètre géographique (Sénégal, Mali, Burkina Faso, Mauritanie, Niger et Tchad):
– Projet AT EDIFIS: dispositif d’assistance technique EDIFIS, 4M€, 3 ans
– Projet FAPS EDIFIS: facilité d’amorçage, de préparation et de suivi de projets EDIFIS, 1.5M€, 3 ans
Les éléments présentés ci-après sont généraux et présentés à titre indicatif. Les missions seront précisées ultérieurement selon des besoins prioritaires identifiés et les types d’appui à fournir.
Sous l’autorité de la cheffe de projet d’Expertise France (EF), basée à Dakar, l’assistant.e travaillera en lien étroit avec le/la RAF et sera responsable des tâches suivantes:
Volet financier:
- Mise à jour des suivis financiers (saisie des dépenses) ;
- Assurer, en lien avec le/la RAF, la gestion de la trésorerie du projet : suivi du compte et de la caisse locale, journaux de dépenses, anticiper et préparer les demandes de réapprovisionnement au siège et assurer les relations avec la banque ;
- Préparer les bons à payer (BAP) et les mises en paiement et veiller à la conformité des pièces justificatives ;
- Appuyer le/la RAF dans l’élaboration des rapports financiers ;
- Assurer l’indexation, le classement et l’archivage des pièces comptables et justificatifs financiers et les transmettre au siège d’Expertise France;
- S’assurer de l’éligibilité des dépenses ainsi que du respect des procédures financières d’EF et du bailleur dans la mise en œuvre des activités ;
- Préparer et suivre les audits du projet;
- En lien étroit avec le/la coordinateur.trice et le/la RAF, contribuer aux exercices budgétaires et comptables (clôture comptable, prévisions budgétaires, plan de travail annuel budgétisé, etc)
Volet opérationnel
- Contribuer à la mise en place et à la mise à jour des outils de pilotage financiers et opérationnels d’EF (tableaux de bord, reporting et pilotage mensuel des projets, inventaires, calendriers, etc.) en lien étroit avec le coordinateur.trice et le/la RAF;
Volet administratif
- Organiser l’archivage administratif du projet, en lien avec le/la RAF, selon les procédures d’Expertise France ;
- Appuyer le/la RAF et, d’une manière générale, l’équipe projet dans les démarches liées à l’installation: exonération de TVA, fiscalité, etc.
- Réalisation des tâches administratives et de secrétariat, mise à jour des calendriers du projet, mise en forme des documents, et toute autre tâche selon les besoins ;
Volet logistique
- Assurer l’organisation logistique des activités (formations, séminaires, ateliers, missions) liés aux activités des deux projets, en lien étroit avec le/la RAF: réservation d’hôtels, vols, transport local, demandes de visa, signature des ordres de mission, négociation avec les prestataires locaux, etc. et assurer la collecte et le traitement des pièces justificatives (notes de frais, factures, listes de présence, etc.);
- Superviser l’utilisation optimale et l’inventaire des équipements des projets ;
- Contribuer à l’identification des prestataires nécessaires à la mise en œuvre des activités;
- Gérer le bureau projet : approvisionnement des fournitures de bureau, dépenses de fonctionnement, logbook du véhicule projet, consommation du carburant, etc
- Procéder à l’achat de produits de visibilité d’après les besoins exprimés l’équipe (brochures, papeterie, goodies…)
Faire remonter à la cheffe de projet et au coordinateur.trice toute information utile à la bonne marche des activités ;
Description du projet ou contexte
Le projet Dispositif d’Assistance Technique EDIFIS
Le projet Dispositif d’AT EDIFIS, volet I du Partenariat, vise à promouvoir l’émergence et la montée en puissance des projets en faveur de l’égalité femmes-hommes au Sahel en mobilisant, accompagnant et coordonnant les acteurs, et comprend trois sous-objectifs spécifiques, déclinés en trois composantes :
SOS1 / C1 : accompagner les acteurs publics à opérationnaliser les stratégies nationales Genre, en favorisant l’émergence de projets CAD2 pluri-acteurs et en appuyant la formulation de requêtes auprès des guichets dédiés.
La Composante 1 vise à mettre en place les fondamentaux du projet, notamment le dispositif d’assistance technique et ses activités récurrentes, tournées vers l’accompagnement des politiques publiques et l’appui à l’émergence et à la réalisation de projets conformes aux cibles de l’AFD en matière de projets CAD 2. Ce dispositif sera constitué comme un « Pôle d’Expertise » capable de répondre aux différentes demandes et aux besoins exprimés par les acteurs intervenant dans le domaine de l’égalité femmes / hommes dans les six pays partenaires.
SOS2 / C2 : Appuyer l’organisation d’une réponse institutionnelle et financière structurée et durable aux besoins exprimés par les pays pour mettre en œuvre leurs politiques en faveur de l’égalité femmes-hommes.
La Composante 2 vise à appuyer l’AFD à mobiliser les bailleurs et autres acteurs du secteur autour de stratégies communes en matière de promotion de l’égalité f-h et autour de la mutualisation de leurs ressources financières destinées à accompagner des projets en ce sens. Dans ce cadre, l’AFD prévoit la création d’un fonds EDIFIS, dédié à servir d’outil de financement unifié de ces projets et programmes CAD2 dans la région. L’AT sera chargée d’animer cette dynamique régionale ainsi que de mener les études nécessaires à la préfiguration du Fonds.
SOS3 / C3 : Contribuer à garantir le fonctionnement pérenne du dispositif en charge d’héberger le Fonds du Partenariat EDIFIS pour l’égalité Femmes-hommes au Sahel à travers un appui institutionnel.
La Composante 3 vise à accompagner l’AFD et ses partenaires dans la création d’un système de gouvernance et de gestion du fonds EDIFIS.
Le projet Dispositif d’AT EDIFIS constitue un maillon clef du Partenariat EDIFIS dans la mesure où il vise à garantir la cohérence et l’efficacité du partenariat, à travers la mise en place d’un dispositif d’assistance technique au bénéfice des acteurs publics régionaux. Dans ce cadre, le cœur de l’action projetée sera constitué par la contribution du dispositif d’AT EDIFIS à l’émergence et la réalisation de projets CAD2 de qualité (Composante 1). Par ailleurs, il s’agira d’accompagner les acteurs à mutualiser et institutionnaliser leur réponse à travers un appui à la coordination des outils financiers en vue de la création d’un fonds EDIFIS et de la structure de gestion dédiée (Composantes 2 et 3).
Le budget du projet est de 4 millions € sur une durée de 3 ans.
Le projet FAPS EDIFIS
Le projet FAPS EDIFIS vise à accompagner et à appuyer les six agences-pays de la Direction Régionale Grand Sahel de l’AFD (Mauritanie, Niger, Sénégal, Burkina Faso, Mali et Tchad) dans l’identification des financements EDIFIS tout en assurant la complémentarité avec le projet AT EDIFIS.
Ces appuis se font à travers l’identification, la contractualisation et la mobilisation d’expert.es court et moyen terme issus d’un vivier dans les six pays d’intervention afin de permettre la montée en puissance des projets en faveur de l’égalité femmes-hommes dans la région du Grand Sahel.
Ce vivier d’expert.es, avec des compétences spécifiques et transversales, pourra intervenir sur trois volets :
Volet 1 – Diagnostic
Volet 2 – Identification et préparation de projets
Volet 3 – Capitalisation, diffusion et communication
Le budget du projet est de 1,5 millions € sur 3 ans.
Profil souhaité
Formation et expérience :
Bac + 2 (BTS / DUT) à Bac + 3 type gestion administrative ou tout autre diplôme pertinent pour le poste
Au moins 5 ans d’expérience dans des fonctions similaires
Expérience préalable dans des projets de coopération internationale
Compétences et qualités recherchées
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement)
Compréhension aisée et expérience d’utilisation des outils et technologies utilisés dans le cadre de la gestion des projets (voyages, logiciel comptable, etc.)
Maîtrise courante du français à l’écrit et à l’oral
Compétences rédactionnelles
Être méthodique et organisé.e, anticiper les besoins et difficultés
Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail
Capacité à travailler en autonomie, proactivité et prise d’initiative
Aisance relationnelle, disponibilité, sens du travail en équipe
Bonne gestion des urgences et réactivité, capacité à gérer les priorités (face à plusieurs demandes simultanées)
Informations complémentaires
Date de prise de fonctions : dès que possible
Rémunération : selon profil
La personne devra être déjà basée dans le pays (Sénégal) avant la prise de fonctions et disposer de toutes les autorisations nécessaires pour travailler. La forme du contrat sera déterminée selon la nationalité de la personne recrutée (portage salarial / contrat de droit français)
Prévoir des déplacements ponctuels dans les autres pays du projet
Envoyer CV et lettre de motivation avec trois références.
Seules les candidatures retenues pour un entretien seront contactées.
Date limite de candidature : 14/08/2022 14:34
