Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.
Description de la mission
MISSIONS
Sous l’autorité du chef de projet, et en collaboration avec les différentes équipes support de l’USP, le Chargé des Fonctions Supports sera responsable des missions suivantes.
Les éléments présentés ci-après sont généraux et présentés à titre indicatif. Les missions peuvent être amenées à évoluer selon des besoins prioritaires identifiés et les types d’appui à fournir.
Gestion logistique :
- Assister le coordinateur de projet dans l’organisation d’événements (séminaires, ateliers, formations) liés aux activités du projet, en lien avec le pôle Logistique : assurer l’envoi des invitations et établir les listes de participant.e.s, préparer les fournitures et le matériel nécessaire au bon déroulement des activités ;
- Anticiper les démarches nécessaires pour la programmation, l’organisation et le bon déroulement des missions : transports, hébergements, demandes de visas, ordres de mission, besoins sanitaires et sécuritaires ;
- Faciliter la contractualisation de contrats d’expertise et d’achats, en lien avec le pôle Achat et Juridique ;
- Assurer la collecte et le traitement des pièces justificatives (notes de frais, factures, listes de présence, attestations de formation…) ;
- Aider à l’identification et la formulation des besoins du projet pour l’achat de produits de visibilité (brochures, papeterie, goodies…), en lien avec le chargé de communication.
Gestion administrative et financière :
- Assurer l’enregistrement et le classement des livrables et documents projet, notamment au format numérique, selon les procédures d’Expertise France, en lien avec le siège ;
- Assurer le suivi du paiement des factures ;
- Réaliser des tâches administratives et de secrétariat en appui à l’organisation générale du projet : mise à jour des calendriers du projet, mise en forme des documents, tenue de fichiers de partenaires et contacts tiers, réservation de salle, organisation de réunion en ligne, rédaction de comptes rendus de réunion ou comité, relances téléphoniques, gestion de courriers, et toute autre tâche selon les besoins (organisation de réunions, prise de rendez-vous) ;
- Assurer le suivi de subventions versées dans le cadre des activités du projet (intégrant notamment la récupération et la classification de pièces comptables).
Communication
- Participer à la communication sur l’ensemble activités du projet.
- Rédaction de parution sur les réseaux sociaux.
Description du projet ou contexte
L’assistant.e de projet, basé.e dans les bureaux d’Expertise France à Abidjan, contribue à l’organisation et à la mise en œuvre des activités du projet « coopération muséale et valorisation du patrimoine ivoirien ». Il travaillera en bonne intelligence avec les équipes support de l’Unité Support Projets (USP).
Profil souhaité
Niveau d’étude :
- Diplôme en gestion administrative, gestion de projet ou tout autre diplôme pertinent pour le poste.
Expériences :
- Expérience d’au moins 3 ans sur un poste similaire
- Expérience préalable dans des projets de coopération internationale requise
- Expérience préalable dans la gestion de projet évènementiel appréciée.
Compétences et qualités :
- Sens de l’organisation et de la rigueur, attention aux détails ;
- Capacités d’analyse et de synthèse ;
- Esprit d’initiative, capacité à être proactif et sens des responsabilités.
- Capable de s’organiser dans un environnement complexe et de travailler sur un grand nombre de dossiers simultanément ;
- Capacité de communication, bon relationnel et sens du travail en équipe ;
- Compétences rédactionnelles ;
- Excellente maîtrise des outils bureautiques, principalement Excel et Word ;
- Maîtrise courante du français (écrit et oral).
Informations complémentaires
Date de prise de fonction : Janvier 2025
Documents à soumettre : CV et lettre de motivation (2 pages maximum)
Nature du contrat : Contrat ivoirien à durée déterminée d’un an renouvelable
Rémunération : selon grille salariale EF et profil
Les candidat(e)s intéressé(e)s par cette opportunité sont invité(e)s à soumettre leur CV et Lettre de motivation mentionnant au moins 2 références dans les meilleurs délais.
Expertise France se réservant la possibilité de procéder à la présélection avant cette date.
