Expertise France, est mobilisée par l’Union Européen pour assurer la mise en œuvre du projet Africa-Europe Youth Academy (AEYA) en collaboration avec AICS (agence de coopération italienne) pour une période de 4 ans (budget total 15 millions d’euros).
La gestion du projet sera assurée par Expertise France qui mettra en place une équipe projet basée à Abidjan (Côte d’Ivoire) au sein de l’Unité Support Projet (USP) mutualisée. Basé.e au sein de l’USP, le.a assistant.e projet senior fera partie de l’équipe projet composée également de.la chef.fe de projet, de deux chargé.e.s de composante, d’un.e Chargé.e de suivi-évaluation et d’un.e chargé.e de diffusion et engagement des parties-prenantes. Il.elle travaillera au quotidien avec des expert.e.s basé.e.s en Côte d’Ivoire et dans 9 autres pays d’Afrique sub-saharienne: Sénégal, Guinée, Togo, Bénin, Cameroun, Mauritanie, RDC, Congo Brazzaville, Rwanda.
Cette fiche de poste n’est pas exhaustive. De manière générale, le.a assistant.e de projet senior est garant.e de la bonne exécution administratives des activités de l’Africa-Europe Youth Academy.
Sous la responsabilité du/de la chef.fe de projet et avec l’appui du siège d’Expertise France (département Economie Durable et Inclusive, pôle Entrepreneuriat et Innovation), l’assistant.e de projet de projet mènera les activités suivantes (liste non exhaustive) dans le strict respect des procédures d’Expertise France:
Gestion budgétaire, comptable et financière
- Gérer les achats du projet :
- Préparer des demandes de paiement précises et opportunes à l’intention des fournisseurs et du personnel pour traitement, en veillant à l’exactitude et à la validité des informations et des documents justificatifs ;
- Revue des paiements ;
- Vérifier la conformité des pièces justificatives des dépenses, des factures, et des remboursements liés aux missions d’expertise, préparer et suivre les avances et leurs soldes ;
- Revue des transactions comptables et des rapports de rapprochement bancaire ;
- Préparation et pilotage du budget : remplir et tenir à jour les outils de suivi budgétaire (suivi financier) ;
- Contribue à l’élaboration des rapports financiers pour les bailleurs et des exercices comptables et budgétaires internes en collaboration avec le.la chef.fe de projet et les équipes support au siège;
- Assurer la liaison avec le service financier de l’USP;
- Participer à la préparation et la conduite des audits et revues financières, en lien avec le.la chef.fe de projet et les équipes support au siège;
- Présentation des rapports financiers au management ;
- Apporter un appui à l’environnement opérationnel ;
- Aider à l’évaluation des risques ;
- Aider à l’examen régulier de l’environnement interne ;
- Réaliser les vérifications de conformité ;
- Suivre les engagements (contrats et accords).
Suivi des subventions :
- Assurer le suivi administratif (collecte, vérification, archivage etc.) des subventions en lien avec le.a chargé.e de composante 1 qui assure de son côté le suivi contractuel.
Gestion administrative
- Préparer des contrats ;
- Gérer les relations avec des prestataires ;
- Assurer que les documents officiels sont correctement classés et archivés ;
- Publication des appels d’offres et fiches de poste sur des sites locaux si nécessaire.
Gestion logistique
- Etre le point focal des experts pour toute question portant sur l’organisation des missions ;
- Appuyer l’organisation logistique des missions (réservation de l’hôtel, billets d’avion, suivi des demandes d’autorisation en interne, accompagnement des experts, etc.) ;
- Contribuer à l’organisation de séminaires et réunions ;
- Gérer un portefeuille de prestataires (hôtels, traiteurs, services de traduction, etc) : pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation.
Description du projet ou contexte
A propos d’Expertise France
Expertise France est une agence publique de mise en œuvre de projets de coopération internationale. Nous sommes placés sous la tutelle des ministères chargés des affaires étrangères et de l’économie et des finances, avec lesquels nous avons un contrat d’objectifs et de moyens.
Agence interministérielle de coopération technique internationale, nous sommes l’opérateur de tous les ministères. En 2021, l’agence intègre le groupe AFD (Agence Française de Développement) qui nous apporte des solutions financières et opérationnelles.
L’objectif d’Expertise France est de lutter contre les inégalités mondiales : nos projets sont principalement orientés vers la protection des biens publics mondiaux et la réponse aux défis mondiaux auxquels toutes les sociétés du Nord comme du Sud doivent faire face. Expertise France conçoit et met en œuvre des projets qui visent à contribuer au développement durable des pays partenaires, en cohérence avec les Objectifs de développement durable (ODD) de l’Agenda 2030 et les priorités de l’action extérieure de la France. Notre force est d’assembler les meilleurs savoir-faire français et européens afin de proposer des solutions sur mesure à travers un large champ d’expertise qui comprend :
- Gouvernance démocratique, économique et financière.
- Sécurité, maintien de la paix et de la stabilité.
- Santé et développement humain
- Climat, agriculture et développement durable.
A propos du projet
L’« Africa-Europe Youth Academy » est un projet financé par la Commission européenne et lancé en partenariat avec une autre agence de coopération internationale : AICS (Italie). Son objectif principal est de renforcer le leadership des jeunes en Afrique sub-saharienne pour qu’ils agissent en « leaders » et « multiplicateurs » d’impact et mettent en œuvre des actions durables de développement, tout en créant des ponts entre l’Afrique et l’Europe. Nos cibles principales seront les jeunes hommes et jeunes femmes (18-30 ans) basé.e.s en Afrique subsaharienne et notamment en Côte d’Ivoire, au Sénégal, au Bénin, au Togo, en Guinée, au Cameroun, en Mauritanie, en RDC, au Congo Brazzaville et au Rwanda avec un focus sur les jeunes issus de communautés vulnérables et un objectif spécifique lié au genre. Nos partenaires de mise en œuvre seront des associations de jeunes, des organisations d’appui à l’entrepreneuriat des jeunes et d’autres structures de soutien de la jeunesse.
Profil souhaité
Expérience & Connaissances
- Bac +4/5 en comptabilité-gestion, finances;
- Connaissance des procédures bailleurs ;
- Rigueur administrative et financière ;
- Polyvalence ;
- Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel ;
- Excellentes capacités d’organisation, rigueur, méthode et polyvalence ;
- Capacités d’écoute et qualités relationnelles ;
- Capacité à travailler dans un environnement multiculturel
- Capacité à travailler en équipe ;
- Francophone
- Maîtrise de l’anglais serait un atout
Expérience professionnelle
- Cinq ans d’expérience minimum en gestion administrative, budgétaire et comptable ;
- Expérience de reporting financier auprès de bailleurs internationaux et maîtrise des procédures bailleurs ;
- Une expérience dans une agence de développement (Expertise France, GIZ, AFD, Enabel, etc.) serait un atout ;
- Une expérience de travail dans un contexte multiculturel, régional ainsi qu’avec des organisations de la société civile seraient un atout ;
- Une expérience en gestion de subventions serait un atout ;
Informations complémentaires
- Il/elle devra être basé.e à Abidjan le temps du projet (environ 4 ans) pour travailler avec les parties prenantes et contribuer au bon déroulement du projet;
- Déplacements occasionnels dans les 17 autres pays d’Afrique sub-saharienne : Sénégal, Guinée, Togo, Bénin, Cameroun, Mauritanie, Rwanda, Congo Brazzaville, RDC, Ghana, Kenya, Tanzanie, Malawi, Mozambique, Ethiopie, Ouganda et Zambie et au siège d’Expertise France (Paris);
- La durée du contrat est de 12 mois (renouvelable pour un total de 36 mois) et le poste est basé à Abidjan;
- Il s’agit d’un contrat local ; la personne recrutée doit donc être titulaire d’un permis de travail en Côte d’Ivoire, dont la validité couvre l’intégralité de la durée du contrat;
- Le salaire sera défini en fonction de l’expérience reconnue pertinente pour la fonction.
