Evidence Action est une organisation mondiale à but non lucratif avec une approche distinctive dans le développement international – nous mettons exclusivement à l’échelle des interventions qui sont étayées par des preuves solides et peuvent être réalisées avec un rapport coût-efficacité exceptionnel. Nous adoptons une approche basée sur les données pour identifier et mettre à l’échelle les interventions qui ont un impact démesuré sur les centaines de millions de personnes démunies qui sont nos clients. Nous déployons une expertise approfondie dans la construction à grande échelle, associée à une concentration sur des mesures rigoureuses et l’amélioration continue des programmes, pour garantir que ces solutions améliorent de manière mesurable la vie de millions de personnes.
POSTE 1/ assistant administratif
Nous recherchons une adjointe administrative responsable pour effectuer diverses tâches administratives et de bureau. Les tâches de l’adjointe administrative comprennent le soutien à nos gestionnaires et à nos employés, l’assistance pour les besoins quotidiens du bureau et la gestion des activités administratives générales de notre organisation. L’assistant administratif assurera le bon fonctionnement du bureau de pays en assurant des fonctions administratives grâce à une coordination, une planification, un suivi efficaces des opérations du bureau, de la logistique et des rapports. Les responsabilités de l’adjoint administratif comprennent l’organisation de voyages et de réunions, la préparation de rapports et la tenue de systèmes de classement appropriés. Le candidat idéal doit avoir d’excellentes compétences en communication orale et écrite et être capable d’organiser son travail à l’aide d’outils tels que MS Excel et du matériel de bureau. Si vous avez également une expérience antérieure en tant que secrétaire ou adjoint administratif de direction et une connaissance de notre industrie, nous aimerions vous rencontrer. En fin de compte, un assistant administratif performant doit assurer le fonctionnement quotidien efficace et fluide de notre bureau. Devoirs et responsabilités Prise en charge des tâches de soutien organisationnel et administratif. Entretien des fournitures et du matériel de bureau Recevoir et répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages ainsi que signaler une ligne défectueuse Organiser les déplacements du personnel, y compris les partenaires et les consultants, à la fois par voie aérienne et terrestre. Organisez l’hébergement de tous les employés des visiteurs et partenaires d’Evidence Action, si nécessaire. Classement et récupération de documents selon les besoins Surveillez les courriels entrants et répondez ou transférez-les au besoin. Gérer les relations avec les visiteurs internes et externes pour toute assistance administrative requise en coordonnant avec mon superviseur et les programmes Mettre à jour et maintenir régulièrement des bases de données telles que des listes de diffusion, des listes de contacts et des informations sur les clients. Coordonner le service de messagerie et de messagerie sortant en s’assurant que toutes les informations requises sont fournies pour le courrier sortant. Accueillir et orienter les visiteurs et veiller à ce qu’ils signent le livre d’or. Maintenir une zone de réception sûre et propre en respectant les procédures, les règles et les règlements. Assurez-vous que toutes les portes et fenêtres sont fermées le soir. Assurez-vous que tous les appareils électriques, éclairages et climatiseurs sont éteints à la fin de la journée. Effectuer d’autres tâches et responsabilités connexes assignées par le superviseur de temps à autre HND ou Baccalauréat dans n’importe quel domaine connexe 0-2 ans d’expérience professionnelle Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps ; Capacité à bien communiquer avec les autres Solides compétences en communication orale et écrite; Attention au détail; Flexibilité et adaptabilité aux charges de travail changeantes; Capacité à utiliser des progiciels informatiques tels que Microsoft Offices, Internet et des équipements de bureau tels que des imprimantes, des photocopieurs, des scanners, etc. Capacité à travailler sous pression avec un minimum de supervision, à prioriser les tâches et à respecter les délais. Subordonnés directs Le poste relèvera de l’Associé principal, Approvisionnement et logistique Déclaration d’égalité des chances Evidence Action ne fait aucune discrimination dans l’emploi sur la base de la race, de la couleur, de la religion, du sexe (y compris la grossesse et l’identité de genre), de l’origine nationale, de l’affiliation politique, de l’orientation sexuelle, de l’état matrimonial, du handicap, des informations génétiques, de l’âge, de l’appartenance à une organisation d’employés , représailles, statut parental, service militaire ou autre facteur non lié au mérite. L’assurance santé privée Plan de retraite formation et DEVELOPPEMENT Bonus de performance Politique hybrideConditions
Avantages
POSTE 2/ Associé principal, soutien à la gestion et opérations
L’associé principal gérera et exécutera des fonctions confidentielles de gestion de programme et d’administration pour assurer le bon déroulement des opérations du directeur, Afrique de l’Ouest et du Centre. Il / elle apportera un soutien direct au bureau du directeur de l’Afrique de l’Ouest et du Centre, gérant et coordonnant toutes les questions administratives, les programmes financiers et les questions techniques nécessitant l’attention directe du directeur de l’Afrique de l’Ouest et du Centre. Devoirs et responsabilités Projets spéciaux : prendre l’initiative de réaliser des projets bien définis, notamment en menant des activités de recherche et d’analyse, en coordonnant des initiatives de plaidoyer et de communication, en rassemblant des documents de référence et des données à l’appui des projets et/ou en présentant des documents sous forme écrite ou visuelle. Coordination des réunions et des événements : planifier et coordonner les conférences et les événements, les réunions trimestrielles des gestionnaires, les réunions de tout le personnel, les réunions de mobilisation des ressources et les réunions à distance régulières. Cela impliquera généralement de développer ou de compiler l’ordre du jour de la réunion, de prendre et de synthétiser des notes de réunion et de suivre les points d’action pertinents. Examens des politiques opérationnelles : Soutenir le directeur, Afrique de l’Ouest et du Centre dans l’examen, l’élaboration et/ou la synthèse des politiques opérationnelles selon les besoins. Représenter le directeur, Afrique de l’Ouest et du Centre lors de certaines réunions internes et externes, et soutenir généralement le directeur, Afrique de l’Ouest et du Centre dans la préparation des réunions, y compris en aidant à créer du matériel/du contenu. Appui au suivi financier et budgétaire : Appui à l’examen des rapports mensuels de suivi financier et budgétaire pour les départements et programmes relevant du Directeur, Afrique de l’Ouest et du Centre. Fournir un soutien dans les propositions des donateurs, notamment en rassemblant le contenu de divers membres de l’équipe et en refaçonnant les budgets des programmes aux fins des donateurs. Soutien aux ressources humaines : soutien au processus de recrutement (en particulier pour le recrutement des postes qui relèvent directement du directeur, Afrique de l’Ouest et du Centre). Cela comprendra généralement la liaison avec le service des ressources humaines pour examiner la description de poste, sélectionner les candidats, planifier des entretiens et coordonner tout suivi. De plus, aider le directeur, Afrique de l’Ouest et du Centre à intégrer tout le personnel clé rejoignant divers départements de la région ; ainsi qu’avec l’examen des feuilles de temps mensuelles. Communication : Travailler avec des équipes pour coordonner la collecte et la distribution d’informations, de connaissances, de leçons, d’études de cas et d’expériences des principaux acteurs, parties prenantes, partenaires de mise en œuvre dans les pays de mise en œuvre de la sous-région. Appui à la conception et à la diffusion d’un bulletin trimestriel présentant les innovations, les réalisations et les leçons apprises du projet. Conceptualiser et mettre en œuvre des stratégies et des campagnes de communication pour les sous-régions. Conceptualiser et développer un contenu et des supports de communication de haute qualité et assurer la qualité, la clarté et l’accessibilité des rapports sur les programmes et des produits de communication capturant les enseignements aux niveaux thématique, du portefeuille et du projet / programme. Soutien administratif : Travailler avec l’équipe des finances pour rapprocher le directeur, les avances, les dépenses, etc. de l’Afrique de l’Ouest et du Centre, et assurer le classement approprié de toute documentation connexe ; gérer le(s) calendrier(s) du Directeur, Afrique de l’Ouest et du Centre ; assurer la liaison avec les équipes administratives du bureau pour organiser la logistique des déplacements au besoin. Autre : fournir un soutien/une capacité provisoire à d’autres départements du pays en fonction des besoins. Indicateurs clés de performance Projets spéciaux, réunions et événements terminés et livrés dans les délais convenus. Stockage approprié de tous les fichiers et documents conservés. Tous les rapports/procès-verbaux internes et externes sont livrés dans les délais et exacts. Rapprochement précis des dépenses sans aucun problème d’audit ou de conformité. Élaboration et diffusion en temps opportun du bulletin trimestriel WCA Gestion à 100% du planning et du calendrier. Qualifications Un baccalauréat dans un domaine connexe et au moins 3 à 5 ans d’expérience professionnelle pertinente Expert en technologie et expérimenté dans l’utilisation d’une large gamme d’outils et de systèmes basés sur le cloud, y compris Google Apps (Docs, Sheets, Slides, Forms, etc.), Slack, etc. Analytique, fort penchant pour les compétences quantitatives. Compétences exceptionnelles en rédaction, en présentation et en communication. Une formation ou une expérience en communication pour le développement serait un plus. Souci exceptionnel du détail, sens de la coordination et de l’organisation Un penseur créatif, un apprenant rapide, un travailleur acharné, capable de communiquer clairement, de manière proactive et professionnelle et de jongler avec les priorités de l’équipe et les délais concurrents Émotionnellement intelligent et capable de construire et de gérer des relations professionnelles Les conditions de travail Conditions de travail de bureau normales – à la fois en personne et à distance pour soutenir le directeur, Afrique de l’Ouest et du Centre. Exigences physiques Aucun Subordonnés directs Aucun L’assurance santé privée Plan de retraite Congés payés Travail à domicile formation et DEVELOPPEMENT Bonus de performanceConditions
Avantages
