Evidence Action recrute pour ce poste (27 Décembre 2022)

Objectif du poste

 

L’associé principal gérera et exécutera des fonctions confidentielles de gestion de programme et d’administration pour assurer le bon déroulement des opérations du directeur, Afrique de l’Ouest et du Centre. Il / elle apportera un soutien direct au bureau du directeur de l’Afrique de l’Ouest et du Centre, gérant et coordonnant toutes les questions administratives, les programmes financiers et les questions techniques nécessitant l’attention directe du directeur de l’Afrique de l’Ouest et du Centre.

Devoirs et responsabilités

Projets spéciaux : prendre l’initiative de réaliser des projets bien définis, notamment en menant des activités de recherche et d’analyse, en coordonnant des initiatives de plaidoyer et de communication, en rassemblant des documents de référence et des données à l’appui des projets et/ou en présentant des documents sous forme écrite ou visuelle.

Coordination des réunions et des événements : planifier et coordonner les conférences et les événements, les réunions trimestrielles des gestionnaires, les réunions de tout le personnel, les réunions de mobilisation des ressources et les réunions à distance régulières. Cela impliquera généralement de développer ou de compiler l’ordre du jour de la réunion, de prendre et de synthétiser des notes de réunion et de suivre les points d’action pertinents.

Examens des politiques opérationnelles : Soutenir le directeur, Afrique de l’Ouest et du Centre dans l’examen, l’élaboration et/ou la synthèse des politiques opérationnelles selon les besoins.

Représenter le directeur, Afrique de l’Ouest et du Centre lors de certaines réunions internes et externes, et soutenir généralement le directeur, Afrique de l’Ouest et du Centre dans la préparation des réunions, y compris en aidant à créer du matériel/du contenu.

Appui au suivi financier et budgétaire : Appui à l’examen des rapports mensuels de suivi financier et budgétaire pour les départements et programmes relevant du Directeur, Afrique de l’Ouest et du Centre.

Fournir un soutien dans les propositions des donateurs, notamment en rassemblant le contenu de divers membres de l’équipe et en refaçonnant les budgets des programmes aux fins des donateurs.

Soutien aux ressources humaines : soutien au processus de recrutement (en particulier pour le recrutement des postes qui relèvent directement du directeur, Afrique de l’Ouest et du Centre). Cela comprendra généralement la liaison avec le service des ressources humaines pour examiner la description de poste, sélectionner les candidats, planifier des entretiens et coordonner tout suivi. De plus, aider le directeur, Afrique de l’Ouest et du Centre à intégrer tout le personnel clé rejoignant divers départements de la région ; ainsi qu’avec l’examen des feuilles de temps mensuelles.

Communication : Travailler avec des équipes pour coordonner la collecte et la distribution d’informations, de connaissances, de leçons, d’études de cas et d’expériences des principaux acteurs, parties prenantes, partenaires de mise en œuvre dans les pays de mise en œuvre de la sous-région. Appui à la conception et à la diffusion d’un bulletin trimestriel présentant les innovations, les réalisations et les leçons apprises du projet. Conceptualiser et mettre en œuvre des stratégies et des campagnes de communication pour les sous-régions. Conceptualiser et développer un contenu et des supports de communication de haute qualité et assurer la qualité, la clarté et l’accessibilité des rapports sur les programmes et des produits de communication capturant les enseignements aux niveaux thématique, du portefeuille et du projet / programme.

Soutien administratif : Travailler avec l’équipe des finances pour rapprocher le directeur, les avances, les dépenses, etc. de l’Afrique de l’Ouest et du Centre, et assurer le classement approprié de toute documentation connexe ; gérer le(s) calendrier(s) du Directeur, Afrique de l’Ouest et du Centre ; assurer la liaison avec les équipes administratives du bureau pour organiser la logistique des déplacements au besoin.

Autre : fournir un soutien/une capacité provisoire à d’autres départements du pays en fonction des besoins.

Indicateurs clés de performance

Projets spéciaux, réunions et événements terminés et livrés dans les délais convenus.

Stockage approprié de tous les fichiers et documents conservés.

Tous les rapports/procès-verbaux internes et externes sont livrés dans les délais et exacts.

Rapprochement précis des dépenses sans aucun problème d’audit ou de conformité.

Élaboration et diffusion en temps opportun du bulletin trimestriel WCA

Gestion à 100% du planning et du calendrier.