Le Programme alimentaire mondial (PAM) est la plus grande organisation humanitaire au monde. Il sauve des vies en situation d’urgence et utilise l’aide alimentaire pour construire un chemin vers la paix, la stabilité et la prospérité pour les populations qui se remettent de conflits, de catastrophes et des conséquences du changement climatique.
Au PAM, l’humain est au cœur de toutes nos actions. Notre vision pour l’avenir du PAM repose sur des équipes diversifiées, engagées, compétentes et performantes, sélectionnées au mérite, évoluant dans un environnement de travail sain et inclusif, incarnant les valeurs du PAM (intégrité, collaboration, engagement, humanité et inclusion) et travaillant avec nos partenaires pour sauver et transformer la vie des personnes que nous servons.
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POURQUOI REJOINDRE LE PAM ?
- Le PAM est lauréat du prix Nobel de la paix 2020.
- Le PAM offre un environnement de travail très inclusif, diversifié et multiculturel.
- Le PAM investit dans le développement personnel et professionnel de ses employés grâce à une gamme de formations, d’accréditations, de coaching, de mentorat et d’autres programmes, ainsi que par le biais de possibilités de mobilité interne.
- Une carrière au sein du PAM offre une opportunité passionnante de travailler dans différents bureaux nationaux, régionaux et mondiaux à travers le monde, et avec des collègues passionnés qui œuvrent sans relâche pour garantir qu’une aide humanitaire efficace parvienne à des millions de personnes dans le monde entier.
- Nous offrons une rémunération attractive (veuillez consulter la section « Conditions générales » de cette offre d’emploi).
INFORMATIONS CONTRACTUELLES :
INTITULÉ DU POSTE : Assistant(e) aux services de gestion (Protocole)
TYPE DE CONTRAT : Contrat à durée déterminée
NIVEAU : G5
DURÉE : 12 mois
UNITÉ/DIVISION : Services de gestion
Ouvert aux ressortissants éthiopiens
CONTEXTE ET OBJECTIF DU POSTE :
Le/la titulaire du poste assurera un soutien protocolaire au sein du bureau de pays, garantissant le traitement rapide et précis des demandes et transactions liées au protocole. Ce rôle comprend la prise en charge des demandes de visas et de permis, des formalités de séjour, des notes verbales et de la correspondance officielle, la liaison avec le ministère des Affaires étrangères, les ambassades, les consulats et autres autorités compétentes, ainsi que l’organisation du protocole pour les missions officielles et les visites de haut niveau.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (liste non exhaustive) :
- Traiter les demandes officielles et privées de permis d’importation maritime et aérienne auprès du ministère des Affaires étrangères, assurer le suivi auprès des autorités compétentes et surveiller les opérations de dédouanement afin de faciliter la libération rapide des cargaisons.
- En l’absence d’un assistant de protocole dédié, coordonner et accompagner les membres du personnel lors de leurs visites officielles aux ambassades à Addis-Abeba pour traiter les visas d’entrée, assurer le suivi des approbations, récupérer les passeports au nom des voyageurs et fournir des mises à jour et des conseils en temps opportun sur l’état de leurs demandes.
- Gérer les procédures de légalisation des permis de conduire auprès du ministère des Affaires étrangères et de l’Autorité des transports routiers pour la conversion et le renouvellement des permis, en veillant à une documentation complète, à des soumissions exactes et à un suivi en temps opportun.
- Appuyer le traitement des formalités de transfert de propriété des véhicules nouvellement acquis ou cédés du PAM auprès du ministère des Affaires étrangères et de l’Autorité des transports routiers, y compris la préparation des documents justificatifs et le suivi des approbations.
- Traiter les demandes d’approbation de visas d’entrée en Éthiopie auprès du ministère des Affaires étrangères et des autorités de l’immigration pour le personnel international nouvellement affecté et les autres visiteurs officiels éligibles, en veillant au respect des procédures protocolaires applicables et des exigences de soumission.
- En l’absence d’un assistant de protocole dédié, traiter les permis de séjour, les renouvellements, les prolongations de visas d’affaires et les visas de sortie pour le personnel international, les personnes à charge éligibles et les visiteurs officiels, tout en assurant la coordination avec les bureaux concernés afin de garantir un traitement rapide et des dossiers précis.
- Rédiger, préparer et soumettre les notes verbales et la correspondance courantes aux autorités gouvernementales, aux ambassades et aux bureaux consulaires, et assurer le suivi des réponses et des approbations de manière opportune et professionnelle.
- Fournir un soutien protocolaire pour les visites de VIP/VVIP et les missions officielles, y compris la coordination des autorisations, les dispositions logistiques et la liaison avec les homologues internes et externes concernés.
- Tenir à jour les registres et les outils de suivi des protocoles pour les visas, les permis, les notes verbales, les autorisations et les demandes connexes, en assurant un suivi précis de l’état d’avancement et un suivi en temps opportun.
- Vérifiez que les pièces justificatives sont complètes et conformes avant de les soumettre aux autorités gouvernementales, aux ambassades et aux bureaux consulaires.
- Fournir régulièrement des mises à jour au personnel et aux superviseurs sur l’état d’avancement des dossiers relevant du protocole et porter à l’attention des personnes concernées les questions urgentes ou en retard afin qu’elles puissent prendre les mesures nécessaires.
- Assurer le bon déroulement des missions officielles et des visites de haut niveau, notamment en ce qui concerne les horaires, les rendez-vous, l’organisation des arrivées et des départs, ainsi que la coordination administrative associée.
Connaissances et compétences :
- Bonne connaissance des procédures protocolaires et expérience pratique dans le traitement des visas, des permis de séjour, des permis d’importation, des notes verbales et autres demandes officielles liées au protocole auprès des autorités gouvernementales, des ambassades et des bureaux consulaires.
- Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers de protocole, à appliquer les procédures établies avec un minimum de supervision et à assurer un suivi rapide des approbations, autorisations et documents en attente.
- A fait preuve de tact, de discrétion et de professionnalisme dans ses relations avec le personnel, les visiteurs de haut niveau, les ministères, les ambassades et autres interlocuteurs externes, notamment en traitant les informations sensibles de manière confidentielle.
- Grande attention aux détails et capacité à tenir des registres de protocoles précis, à identifier les incohérences dans les documents justificatifs et à résoudre rapidement les problèmes courants nécessitant un suivi ou des mesures correctives.
- Maîtrise de la rédaction de la correspondance protocolaire courante et de l’utilisation des applications Microsoft Office standard pour le suivi des dossiers, la préparation des soumissions, la gestion des fichiers et la production de mises à jour de statut précises.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE :
Formation : Diplôme d’études secondaires. Une formation ou une certification en protocole, diplomatie, relations internationales, administration publique, administration des affaires ou dans un domaine connexe est souhaitable.
Expérience : Au moins cinq ans d’expérience professionnelle à responsabilités croissantes dans les services de protocole ou dans des fonctions directement liées au traitement des visas et permis, aux formalités de séjour, à la liaison avec les autorités gouvernementales, les ambassades ou les consulats, à la rédaction de notes verbales courantes et de correspondance officielle, à la gestion des archives et au soutien des missions officielles ou des visites de haut niveau. Une expérience administrative générale ne suffit pas.
Langues : Maîtrise de l’anglais oral et écrit requise, avec la capacité de rédiger la correspondance officielle courante et de communiquer efficacement avec le personnel, les autorités gouvernementales, les ambassades et les consulats. La connaissance de la langue locale est un atout.
CADRE DE LEADERSHIP DU PAM
Le cadre de leadership du PAM définit les normes de comportement communes qui guident notre façon de travailler ensemble pour accomplir notre mission.
Cliquez ici pour accéder au Cadre de leadership du PAM
AMÉNAGEMENTS RAISONNABLES
Le PAM s’engage à soutenir les personnes handicapées en leur fournissant des aménagements raisonnables tout au long du processus de recrutement. Si vous avez besoin d’un aménagement raisonnable, veuillez contacter : [email protected]
AVERTISSEMENT CONCERNANT L’ABSENCE DE FRAIS
Les Nations Unies ne perçoivent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre, en lien avec le processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une demande de paiement, veuillez l’ignorer. Par ailleurs, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il est donc conseillé d’être particulièrement vigilant lors de la transmission de renseignements personnels sur Internet.
RAPPELS AVANT DE SOUMETTRE VOTRE CANDIDATURE
- Toutes les candidatures doivent être soumises exclusivement via notre système de recrutement en ligne. Nous ne prenons pas en compte les CV ni les candidatures envoyées par courriel, LinkedIn ou tout autre canal.
- Nous vous recommandons vivement de compléter votre profil Workday et de renseigner toutes les sections, notamment votre parcours professionnel, vos diplômes, vos compétences linguistiques et votre grade ONU (le cas échéant). Une fois votre profil complété, veuillez postuler et soumettre votre candidature.
- Si vous rencontrez des problèmes techniques lors de la soumission de votre candidature, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante :[email protected]Veuillez noter que cette adresse électronique est réservée aux problèmes techniques liés à une application ; les candidatures ou documents non sollicités envoyés à cette boîte de réception ne recevront pas de réponse .
- Au stade de la candidature, seuls votre CV et votre lettre de motivation sont requis. Des documents supplémentaires (passeport, certificats, lettres de recommandation, etc.) pourront vous être demandés ultérieurement.
- Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et invités à passer à l’étape suivante du processus de recrutement.
Toutes les décisions relatives à l’emploi sont prises en fonction des besoins de l’organisation, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s’engage à offrir un environnement de travail inclusif, exempt d’exploitation et d’abus sexuels, de toute forme de discrimination, de harcèlement (y compris sexuel) et d’abus d’autorité. Par conséquent, tous les candidats retenus feront l’objet de vérifications rigoureuses de leurs références et de leurs antécédents.
Aucun poste, quel que soit le type de contrat, ne sera proposé aux membres du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) des Nations Unies, de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité des finances de la FAO, de l’Auditeur externe du PAM, du Comité d’audit du PAM, du Corps commun d’inspection (CCI) et d’autres organes similaires du système des Nations Unies exerçant des responsabilités de contrôle sur le PAM, pendant la durée de leur mandat et pendant les trois années suivant la cessation de celui-ci.
Voir aussi : UN EMPLOI DISPONIBLE A LA FAO-Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (18 juin 2026)
