L’histoire d’une entreprise dont le succès est étroitement lié au développement incroyable de Dubaï ne peut qu’être fascinante. Dans un contexte de troubles régionaux et d’économies mondiales volatiles, les progrès ont été maintenus à un rythme rapide au cours de chaque année d’existence d’Emirates et de dnata. Une combinaison de sens des affaires, d’ambition et de stratégie d’investissement avisée a permis à l’entreprise de se développer à un rythme soutenu.
Objectif du poste
- Responsable de fournir un soutien administratif et de secrétariat complet, de haut niveau et confidentiel au(x) responsable(s) basé(s) dans le pays/la station.
Description du poste
- Être parfaitement au courant des activités du département/de la section afin d’assurer la liaison, au nom du/des responsable(s), avec les chefs de section supérieurs, tant en interne qu’en externe.
- Gérer l’agenda du/des responsable(s), y compris la planification des rendez-vous, les arrangements de voyage et d’hébergement si nécessaire. Surveiller régulièrement l’agenda quotidien du/des responsable(s) et fournir à l’avance les informations/documents nécessaires aux réunions/rendez-vous en coordonnant avec des sources au sein de l’entreprise et en externe. Alerter le/les responsable(s) de tout report ou annulation de dernière minute.
- Recevoir et filtrer les appels et le courrier entrants, traiter les réponses ou les rediriger si nécessaire vers les personnes appropriées pour obtenir des informations supplémentaires avant de les présenter au(x) responsable(s).
- Gérer et maintenir un système de classement papier ou électronique approprié, facilement accessible par le(s) gestionnaire(s) ou l’équipe.
- Gérer et surveiller les registres de présence et de congés du département/de la section, les demandes d’heures supplémentaires et vérifier ces demandes si nécessaire en obtenant les approbations requises pour faciliter le traitement de la paie par l’équipe financière.
- Si nécessaire, gérer les comptes de petite caisse en vérifiant l’authenticité des demandes et en s’assurant que les chiffres sont enregistrés avec précision. Contrôler et gérer les transactions en espèces pour équilibrer les comptes.
- Entreprendre et soutenir le/les gestionnaire(s) ou l’équipe dans une variété de projets spéciaux impliquant des parties internes et externes, y compris les activités de recherche liées au projet. Aider à la préparation des budgets du département/de la section.
- S’occuper, si nécessaire, des questions de facturation et de comptabilité du département. Organiser la vérification, l’approbation, le paiement et la réception de toutes les factures.
- Responsabilité de l’acquisition, de l’entretien et du remplacement des biens et équipements du bureau. Être le point central pour la commande et le réapprovisionnement des articles de papeterie et des articles de cuisine courants, en veillant à ce que le département/la section respecte le budget.
Qualifications et expérience
Administration. Administration générale :
- 12 années de scolarité ou équivalent
- Diplôme de niveau A ou HSC minimum avec une qualification de secrétariat préférée et un minimum de 4 ans d’expérience en tant que secrétaire/administratif dans une entreprise de taille moyenne ou grande. Parfaitement compétent dans les applications MS Office.
- Maîtrise de l’anglais parlé et écrit, bonnes manières au téléphone et capacité à prioriser le travail.
Compétences
- Solides compétences interpersonnelles et volonté de travailler de manière positive.
- Capacité à prioriser une charge de travail importante, à respecter les délais et à travailler de manière autonome et en équipe.
- Appréciation des questions confidentielles et de la discrétion
- Un style de travail proactif, axé sur les solutions et flexible avec une grande attention aux détails.
