ECOBANK recrute pour ces 03 postes (27 Décembre 2024)

OBJECTIF DU POSTE
Ce poste requiert un technicien au fait des outils et services technologiques de pointe, pour jouer un rôle essentiel dans le processus d’approvisionnement des divers services et biens techniques qui contribuent à atteindre les objectifs de l’entreprise. Il s’agit d’un processus commercial stratégique essentiel pour gérer tous les achats informatiques. Le titulaire du poste doit se tenir au courant des tendances technologiques.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS 
ACHAT
1. Analyser et acheter des technologies spécialisées (équipements ou services).
2. Analyser et acheter pour le cloud, l’analyse de données, Saas, IaaS, Paas, etc.
3. Mener des recherches sectorielles pour identifier les fournisseurs potentiels de tous les articles mécaniques, électriques ou électroniques, solutions d’alimentation, etc.
4. Évaluer les demandes et les exigences technologiques de l’entreprise et des parties prenantes.
5. Rechercher et trouver le bon fournisseur et s’assurer que l’entreprise achète les meilleures solutions.
6. Travailler en étroite collaboration avec les parties prenantes et les fournisseurs ; examiner tous les achats et effectuer des évaluations pour déterminer l’efficacité, la conformité et le retour sur investissement des fournisseurs.
7. Travailler facilement avec les spécifications et les dessins techniques et impliquer l’équipe d’architecture d’entreprise si le besoin s’en fait sentir.
8. Travailler avec les politiques et procédures de gestion des achats et des fournisseurs.
9. Aider à la préparation du plan d’approvisionnement pour EPI.
10. Aider à la préparation des RFI, RFQ et RFP dans le cadre de la portée/valeur, du temps et du budget définis convenus.
11. Identifier et signaler les risques liés à l’approvisionnement et aux fournisseurs afin de les atténuer.
12. Engager l’unité de conformité pour effectuer une diligence raisonnable sur l’engagement des fournisseurs.
13. Réduire les coûts des contrats et des achats des fournisseurs.
14. Tenir à jour la base de données des contrats des fournisseurs.
15. Aider à la préparation du rapport d’approvisionnement.
16. Gérer les nouveaux projets technologiques pour le cycle de vie des achats (approvisionnement, passation de marchés, évaluation des performances, achat-paiement, etc.)
17. Gestion et suivi des conditions contractuelles et garantie du paiement dans les délais convenus avec les fournisseurs.
18. Travailler à la résolution de tous les problèmes d’audit, de conformité et de contrôle afin de garantir une note minimale satisfaisante pour l’unité d’approvisionnement.
19. Examiner et approuver les demandes (c’est-à-dire les demandes d’achat, les bons de commande, les factures) dans la plateforme d’approvisionnement existante.
20. Respecter les délais de livraison des biens et des services.
21. Négocier et soumissionner de la manière la plus rentable pour garantir un bon rapport qualité-prix.
22. Examiner les dépenses d’approvisionnement dans la filiale et fournir des conseils d’experts pour réduire les coûts.
23. L’évaluation des performances est effectuée deux fois par an pour les fournisseurs d’EPI.
24. Toutes autres tâches qui seront assignées par le chef d’unité/département de temps à autre.

GESTION DES DOCUMENTS
1. Travailler avec les exigences réglementaires du gouvernement en matière de gestion et de conservation des documents.
 Loi de 1997 sur l’administration des documents publics et des archives (loi 535), article 24
 Loi de 2012 sur la protection des données (loi 849), article 24
 Loi de 2008 sur les transactions électroniques (loi 772), articles 7 à 9, 25 et 141
 Règlement de 2004 sur l’administration financière (LI1802), partie 10

2. Gestion du dépôt
 Travailler avec le fournisseur pour classer, indexer et étiqueter tous les documents entrants.
 Visiter le site du fournisseur pour s’assurer que tous les documents sont bien rangés et qu’ils reçoivent les numéros de rayonnage appropriés.
 Fournir la liste des documents à détruire pour évaluation en vue de la prise de décision.
 Travailler avec le fournisseur pour mettre à jour le répertoire du dépôt lorsque de nouveaux envois sont reçus.
 Mettre à disposition des boîtes archivées lorsque cela est possible.
 Rendre compte de la fumigation trimestrielle effectuée par le fournisseur.
 Fournir des rapports mensuels sur tous les documents du dépôt.

3. Services de référence
 Maintenir la confidentialité dans le partage d’informations avec toutes les parties prenantes.
 S’assurer que tous les documents demandés sont mis à disposition et livrés au client.

4. Contrôle des documents
 Mettre à disposition des instruments de recherche appropriés auprès de l’entreprise sous-traitante.
 Conseiller les services sur la gestion de leurs documents par le biais d’ateliers.
 Travailler avec les responsables des documents pour gérer les documents du service.

5. Gestion de l’archivage électronique
 Examiner les documents électroniques pour vérifier l’exactitude des images et établir un rapport pour approbation.

RAPPORTS
Préparer et soumettre les rapports de suivi des fournisseurs, les rapports de suivi des réponses aux évaluations des fournisseurs, les rapports de suivi des vérifications préalables, les rapports de suivi des dépenses technologiques ou des économies de coûts, etc.
Préparer et soumettre les rapports mensuels des unités selon le format et le calendrier convenus.
Préparer et soumettre les rapports trimestriels selon le format convenu, prêts 10 jours après la fin du trimestre.

FACTEURS CLÉS DE SUCCÈS
• L’agent doit avoir une connaissance très détaillée des technologies, de l’équipement et des fournitures utilisés dans tous les projets et mises en œuvre de l’EPI ; et être capable d’identifier les entreprises qui les vendent.
• S’assurer que tous les achats sont guidés par les directives et la politique d’achat.
• Fournir les éléments suivants dans le cadre de l’accord de niveau opérationnel (OLA) approuvé
a. RFP/RFQ – 41 jours
b. Approbation de l’appel d’offres – 2 semaines
c. Émission du bon de commande – 2 semaines
d. Renouvellement du contrat – 60 jours
e. Traitement des factures – 5 jours ouvrables
• Assurer l’évitement des coûts en négociant les achats de tous les articles achetés pour l’EPI.
• Veiller à ce qu’une réelle économie soit réalisée en participant à la revue des contrats eProcess pour renégocier le contrat informatique (10 dépenses informatiques les plus élevées).
• Mettre à jour les documents SOP, OLA, BCP, BCM pour eProcess EBS.
• S’assurer que les actifs sont vérifiés au moins une fois au cours de l’exercice.
• Faire des apports clés dans le budget annuel du Département.
• Assurer la soumission des rapports hebdomadaires et trimestriels du Conseil d’administration.

ÉTUDES ET COMPÉTENCES REQUISES

Contexte / Expérience
• Diplôme en informatique ou en technologie de l’information ou dans une discipline connexe.
• 3 ans d’expérience professionnelle dans un département technologique.
• La connaissance de l’administration des affaires est essentielle.
• Information Technology Infrastructure Library Foundation (ITIL) est un avantage.
• Une expérience pertinente dans le domaine des achats, des finances ou de la banque est un avantage.
• Une certification en analyse commerciale, ICA, ACCA est un avantage.
• La connaissance de SAP Ariba est un avantage.

Compétences et/ou exigences professionnelles spécifiques
• Connaissances spécialisées du secteur des technologies de l’information.
• Compréhension des projets et des implémentations Cloud.
• Compréhension des projets et des implémentations de centres de données.
• Compréhension du développement, de la mise en œuvre et du support des applications.
• Compréhension des systèmes de serveurs et de bases de données.
• Compréhension des applications d’entreprise et des architectures de serveurs.
• Bonne compréhension des structures et des systèmes de support OEM.
• Expérience et connaissance des outils MS Office tels qu’Excel, Word.
• Excellentes compétences en négociation
• Personne d’une grande intégrité.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite et en présentation.
• Solides compétences analytiques et de documentation.