À propos de DP World
Le commerce est l’élément vital de l’économie mondiale, car il crée des possibilités et améliore la qualité de vie des populations du monde entier. DP World existe pour améliorer la circulation des échanges commerciaux dans le monde, en changeant ce qui est possible pour les clients et les communautés que nous servons dans le monde entier.
Avec une équipe dévouée, diversifiée et professionnelle de plus de 111 000 employés de 159 nationalités, répartis dans 77 pays sur six continents, DP World pousse le commerce plus loin et plus rapidement vers une chaîne d’approvisionnement sans faille et prête pour l’avenir.
Nous transformons et intégrons rapidement nos activités (ports et terminaux, services maritimes, logistique et technologie) et unissons notre infrastructure mondiale à l’expertise locale pour créer des solutions de chaîne d’approvisionnement de bout en bout plus solides et plus efficaces qui peuvent changer la façon dont le commerce mondial.
De plus, nous remodelons l’avenir en investissant dans l’innovation. Des systèmes de livraison intelligents à l’empilage automatisé des entrepôts, nous sommes à la pointe des technologies de rupture, poussant le secteur vers de meilleures façons de commercer, en minimisant les perturbations de l’usine à la porte du client.
DP World a pour mission de transcender les frontières et de combler le fossé entre toutes les nations et toutes les cultures, non seulement dans ce que nous faisons, mais aussi dans notre comportement.
Nous nous engageons à créer une culture où chacun se sent respecté, soutenu et habilité à atteindre son plein potentiel. Nous croyons que l’inclusion et la diversité stimulent l’innovation et la croissance et nous aident à connecter les personnes, les entreprises et les sociétés. Des esprits libres et des perspectives différentes changent notre monde, et ensemble, nous pouvons changer ce qui est possible.
NOUS RENDONS LE FLUX COMMERCIAL POUR CHANGER CE QUI EST POSSIBLE POUR TOUT LE MONDE.
OBJET DU POSTE
Administrateur de bureau pour gérer les tâches administratives quotidiennes du bureau de projet de Ndayane en assurant le bon déroulement des opérations, soutenir les membres de l’équipe et maintenir un environnement de bureau positif et productif. Ce rôle implique de s’occuper de diverses tâches administratives, de coordonner les activités de bureau, de soutenir l’équipe des communications pour les événements, la presse, etc. et d’offrir un service à la clientèle exceptionnel aux différents intervenants et visiteurs.
RESPONSABILITÉS DU POSTE
Leadership
- Agir en tant qu’ambassadeur de DP World en tout temps lorsqu’il travaille ; promouvoir et démontrer des comportements positifs en harmonie avec les principes, les valeurs et la culture de DP World ; veiller à ce que le plus haut niveau de sécurité soit appliqué dans toutes les activités ; comprendre et suivre le Code de conduite et les politiques d’éthique de DP World ;
- Démontre et articule ce qu’est et signifie une culture de travail sécuritaire. Applique ces principes dans la façon dont le travail est effectué.
Technique / Général
- Gestion des tâches administratives quotidiennes de notre bureau ;
- Soutenir les membres de l’équipe et maintenir un environnement de bureau positif et productif ;
- Diverses autres tâches administratives, coordonner les activités de bureau et fournir un service à la clientèle exceptionnel aux clients et aux visiteurs ;
- Gérer les opérations quotidiennes du bureau, y compris répondre aux appels téléphoniques et accueillir les visiteurs ;
- Maintenir et mettre à jour les dossiers, les dossiers et les bases de données du bureau, en veillant à ce que toutes les informations soient exactes et facilement accessibles ;
- Planifier et coordonner les réunions, les rendez-vous et les déplacements des membres de l’équipe ;
- Coordonner et organiser des événements, des réunions et des apparitions dans les médias. Faciliter les visites au centre d’accueil du projet et la modélisation 3D ;
- Maintenir et mettre à jour la base de données des contacts médias de l’entreprise ;
- Aider à la préparation des supports de communication interne, y compris les annonces, les courriels et les présentations ;
- Effectuer des tâches administratives telles que la planification, la gestion de la correspondance et la tenue à jour des dossiers numériques et physiques ;
- Gérer la correspondance, préparer des rapports et aider à la création et à la mise en forme de documents.
- Soutien à l’intégration des nouveaux membres de l’équipe de projet ;
- Traduction de documents français/anglais, à l’aide d’un logiciel avec vérification et mise à jour manuelles avant de les envoyer aux membres de l’équipe interne pour révision ;
- Assurer la conformité aux politiques de l’entreprise et aux règlements de l’industrie ;
- Coordonner les communications sur le site, y compris les lettres, les notes de service, les présentations, etc.
- Impression et dépôt des documents de projet ;
- Effectuer d’autres tâches administratives au besoin pour soutenir l’équipe de bureau.
QUALIFICATIONS, EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES
Formation/Qualifications
Certificat d’études collégiales (ou supérieur) ;
Expérience
- Minimum de 3 ans d’expérience post-universitaire ;
- Minimum de 3 ans d’expérience dans des rôles similaires en administration de bureau.
Compétences/Techniques
- Excellentes compétences organisationnelles et multitâches, avec la capacité de prioriser efficacement les tâches ;
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et d’autres logiciels bureautiques ;
- Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles ;
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe ;
- Grand souci du détail et compétences en résolution de problèmes ;
- La connaissance de SharePoint serait bénéfique, mais une formation peut être dispensée ;
- Excellentes compétences en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral (anglais et français) ;
- Approche d’équipe et reconnaissance de l’autre.
Compétences
- Recherche d’informations ;
- Le souci du détail ;
- Capacité à travailler avec des équipes d’horizons variés ;
- Initiative;
- Conscience organisationnelle ;
- Capacité à travailler de manière flexible et à saisir rapidement les connaissances de nouveaux domaines de connaissances, systèmes et outils ;
- Proactif, autonome, capable de travailler de manière autonome.
