INTERSOS est une organisation non gouvernementale internationale italienne créée en 1992. Elle intervient dans des situations d’urgence et de crise afin d’apporter une aide immédiate aux personnes dont la vie est menacée par les conflits, la violence, l’extrême pauvreté, les catastrophes naturelles ou humaines.
Objectif général du poste
En coordination avec l’équipe de direction, le service MEAL, les responsables de programmes/projets et les coordinateurs techniques, apporter un soutien opportun à la conception et au développement de nouvelles propositions de projets, à la production de rapports de haute qualité et aux activités régulières de gestion des subventions, conformément aux buts, objectifs et indicateurs du programme INTERSOS et dans le respect des exigences des donateurs.
Principales responsabilités et tâches
Conception et développement de projets
- Appuyer le coordonnateur du programme dans la rédaction et la mise à jour de la cartographie des donateurs et de la stratégie des donateurs.
- Appuyer le processus d’évaluation des projets (Go No No-Go) par l’analyse des appels à propositions des donateurs et de leurs éléments pertinents.
- En coordination avec l’équipe de direction, les responsables de programme et les chefs de projet, appuyer la conception et le développement de nouvelles propositions de projets, en veillant à ce qu’elles soient structurées conformément aux buts et objectifs du programme INTERSOS et aux modèles et exigences des donateurs.
- Mettre à jour régulièrement le plan directeur de mission, en veillant à ce que les échéances internes et externes soient respectées et communiquées rapidement aux collègues concernés.
- Assurer une liaison régulière et/ou ponctuelle avec le bureau régional, et plus particulièrement avec le responsable régional des subventions et des rapports, afin de garantir que la conception du projet respecte les directives du donateur et que le processus de soumission respecte le flux de travail défini.
- Sous la direction du coordonnateur de programme, diriger la coordination interne du processus de rédaction des propositions, en promouvant une répartition claire des rôles, des responsabilités, de l’engagement des départements concernés et d’un calendrier.
- Assurer la concordance et la cohérence des informations et des chiffres budgétaires dans l’ensemble des documents de proposition, y compris les composantes financières.
- Assurez-vous que le dossier de documents final, avant sa soumission, soit complet, cohérent et conforme aux règles du donateur.
- Signalez rapidement tout problème ou retard à vos collègues concernés au niveau de la mission et au niveau régional.
Rapports de qualité
- Sous la supervision du coordonnateur de programme, promouvoir la révision et l’harmonisation périodiques des modèles et des formats utilisés pour le suivi et le compte rendu des activités, en coordination avec les responsables de programme/projet et les coordinateurs techniques.
- Assurer la liaison avec le service des subventions du siège et le bureau régional pour recevoir et se tenir au courant des modèles et des directives des donateurs.
- Mettre à jour régulièrement le plan directeur de mission (outil de suivi des rapports), en veillant à ce que les échéances internes et externes soient respectées conformément aux accords de subvention et communiquées rapidement aux collègues concernés au niveau de la mission et au niveau régional.
- Sous la supervision du coordonnateur de programme et en coordination avec le bureau régional et l’unité des subventions et de la conformité du siège, assurer la compilation, l’examen et la soumission de rapports opportuns, conformes et cohérents, conformément aux exigences d’INTERSOS et des donateurs.
- Assurer la concordance et la cohérence des informations et des chiffres budgétaires dans l’ensemble des documents de rapport (y compris les composantes relatives aux programmes, aux finances et à la logistique).
- Assurez le stockage correct des rapports et des annexes connexes sur la plateforme de gestion INTERSOS (IMP).
Gestion de la mise en œuvre des subventions
- Sous la supervision du coordonnateur de programme et en coordination avec les gestionnaires de programme, préparer et mener les réunions de lancement de projet (KO), en jouant un rôle actif dans la révision des évaluations des capacités des partenaires et des accords de subvention.
- Promouvoir, avec le soutien du responsable régional des subventions et des rapports, des séances d’information (également intégrées aux KO des projets) sur les principales directives des donateurs, impliquant tous les départements concernés (Programme, MEAL, Finances, Logistique, RH et Unité des subventions et de la conformité du siège).
- Appui au suivi sur le terrain des indicateurs de performance, réalisation de contrôles ponctuels de conformité sur les projets et programmes en cours avec les partenaires (par exemple, les partenaires locaux).
- Effectuer un examen périodique de la documentation des projets, en veillant à son téléchargement et à son archivage corrects sur le lecteur de la mission et sur IMP.
- Appuyer le coordonnateur du programme dans l’organisation et la mise en œuvre des réunions d’examen de projet et des réunions de clôture de projet.
- S’assurer que les demandes de modification des projets (le cas échéant) sont conformes aux procédures et réglementations des donateurs.
- Appuyer l’analyse des données et la visualisation des résultats du programme à des fins de suivi et de compte rendu au moyen de Google Data Studio et/ou d’autres outils recommandés, et signaler tout écart en termes de réalisations/tendances au coordonnateur du programme.
- Veiller à ce que le plan de communication de la mission soit régulièrement mis à jour et appuyer le coordonnateur du programme et le chef de mission dans la rédaction des documents destinés aux destinataires externes et dans la liaison avec le département de la communication du siège.
Éducation
- Licence en affaires internationales, développement, économie politique internationale ou autre domaine pertinent
Expérience professionnelle
- Expérience professionnelle pertinente d’au moins 3 ans au sein de départements de programmes dans le secteur humanitaire.
exigences professionnelles
- Expérience en matière de gestion des subventions de donateurs institutionnels (BHA, ECHO, UNHCR, AICS, entre autres) et compréhension des exigences et des règles de conformité des donateurs.
- Compétences en gestion du cycle de projet et capacité à planifier et organiser les activités de travail.
- Compétences financières de base.
- Capacité d’analyser les données pour éclairer les rapports et les nouveaux programmes.
- Solides compétences en rédaction et en reportage.
- Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel et Internet)
Langues
- Anglais, français ou espagnol, selon le pays.
exigences personnelles
- Gestion et développement du personnel.
- Capacité à travailler en équipe avec des personnes d’horizons et d’expertises différents.
- Capacité à travailler sous pression.
- Axé sur les résultats et soucieux du détail.
- Compréhension des principes, des normes et des meilleures pratiques en matière d’opérations humanitaires.
- Adhésion aux principes d’INTERSOS.
