SAVE THE CHILDREN INTERNATIONAL (SCI) est une ONG qui défend les droits de l’enfant à travers le monde. Cette organisation se présente comme « le plus grand mouvement mondial indépendant œuvrant pour les enfants ».

Responsable principal des finances et des subventions – Assouan

OBJECTIF DU RÔLE :

Le/La responsable principal(e) des finances et des subventions est chargé(e) des opérations quotidiennes et de la performance globale du bureau de terrain du Grand Caire. Il/Elle dirige les fonctions financières et de conformité du bureau de terrain d’Assouan, garantissant la fiabilité et l’exactitude des transactions financières et veillant à ce que toutes les transactions et procédures soient conformes aux exigences des donateurs et des institutions. Il/Elle encadre également l’équipe financière du bureau de terrain d’Assouan.

En cas d’urgence humanitaire majeure, le titulaire du poste devra travailler en dehors de son profil de poste habituel et adapter ses horaires de travail en conséquence.

ÉTENDUE DU RÔLE :

Relève du : Responsable de terrain d’Assouan

Personnel relevant directement de ce poste : 2 à 3 chargés des finances et des subventions et un assistant financier

Responsabilités budgétaires : Sans objet

Voyages : sur demande

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ :

Gestion de l’équipe financière

• Superviser et encadrer l’équipe financière du bureau de terrain d’Assouan, en veillant à ce que les opérations financières soient conformes aux normes de l’organisation et répondent aux besoins de la direction sur le terrain.
• Aider l’équipe financière à prioriser et à gérer sa charge de travail.
• Apporter un soutien et préparer toutes les séances de renforcement des capacités, d’intégration et de sensibilisation destinées au personnel financier et non financier.
• Favoriser une culture d’équipe axée sur la collaboration et le partenariat commercial avec l’équipe du programme, en mettant l’accent sur la résolution des problèmes et la prestation d’un service de qualité.
• Mener des évaluations trimestrielles et annuelles du personnel et des processus de définition des objectifs, en fournissant une rétroaction constructive et en veillant à ce que les objectifs soient fixés de manière à atteindre les objectifs du projet.

Gestion des processus financiers en temps opportun et conformes

• Veiller au strict respect des exigences de conformité de Save the Children et des donateurs, en coordination avec le service des subventions.
• S’assurer que des systèmes de contrôle interne sont en place et que les schémas de délégation sont mis en œuvre et respectés, de même que les politiques et procédures financières pertinentes.
• Veiller à ce que les responsables budgétaires reçoivent en temps opportun une analyse mensuelle des écarts budgétaires et répondre à leurs questions, ainsi qu’à leurs demandes de planification des tâches et des échéances.
• Vérifier les pièces justificatives de paiement et de comptabilité générale, en s’assurant que les documents justificatifs sont complets.
• Apporte son soutien à la préparation des documents d’audit et des pièces justificatives, et assure la coordination entre le personnel du programme et les auditeurs.
• Remonter les problèmes critiques à l’équipe financière du bureau pays, en étroite coordination avec les responsables budgétaires et le responsable de terrain.

Gestion des sous-subventions

• Réaliser des vérifications financières préalables pour les organisations partenaires et renforcer leurs capacités en fonction des besoins identifiés.
• Effectuer un examen initial des propositions et des budgets des sous-bénéficiaires potentiels, en étroite collaboration avec les responsables budgétaires et le responsable de terrain, et transmettre le dossier au responsable principal des finances et des subventions du bureau de pays pour examen final et soumission.
• Surveiller et examiner les rapports financiers des sous-bénéficiaires, en veillant à ce qu’ils soient conformes aux budgets prévus et aux normes de conformité, et en coordonnant avec les chefs de projet pour s’assurer qu’ils correspondent aux activités prévues et réalisées.
• Effectuer des visites régulières sur le terrain auprès des sous-bénéficiaires afin de vérifier les rapports financiers et les pièces justificatives, et soumettre des rapports d’audit au responsable de terrain et au responsable principal des finances et des subventions du bureau de pays.
• Élaborer des rapports mettant en évidence les principaux résultats financiers et collaborer avec les partenaires pour y remédier.
• Veiller à ce que les paiements des partenaires soient effectués à temps, en coordination avec les responsables budgétaires, le responsable principal des finances et des subventions du bureau de pays et les points focaux des partenaires.
• Veiller à ce que les registres d’évaluation des partenaires soient mis à jour au besoin et renforcer les capacités des partenaires en matière de réglementation des donateurs.
• S’assurer que les dépenses des partenaires sont enregistrées dans le système financier et tenir à jour les soldes des partenaires dans le système.
• S’assurer que les avances aux partenaires sont enregistrées dans le système financier, que le responsable du budget et le responsable de terrain en sont informés et soumettre les demandes d’avance au responsable principal des finances et des subventions du bureau de pays pour approbation.
• Diriger l’équipe financière lors des processus de lancement et de clôture des sous-contrats, en étroite collaboration avec les responsables budgétaires.
• Élaborer et mettre à jour les budgets relatifs aux partenaires, suivre les règlements et signaler tout problème au responsable principal des finances et des subventions du bureau de pays, au responsable du budget et au responsable de terrain.
• Veiller à ce que l’équipe financière télécharge les rapports programmés dans le système de gestion des récompenses en temps opportun.
• Veiller à ce que l’équipe financière mette à jour en permanence les données financières des partenaires et des projets dans le système financier.
• Préparer des rapports mensuels à l’intention du responsable principal des finances et des subventions du bureau de pays sur l’état des rapports, des documents et des conclusions d’audit des partenaires, et veiller à ce que les responsables budgétaires et le responsable de terrain soient informés de tout problème et participent à sa résolution.

Gestion budgétaire et rapports aux donateurs

• S’assurer que les budgets sont configurés dans le système et que les mises à jour mensuelles concernant les nouvelles attributions ou les révisions sont téléchargées.
• Appuyer et conseiller les responsables budgétaires et le responsable de terrain dans la préparation du budget principal du bureau de pays, l’exercice de phasage budgétaire et les prévisions.
• Surveiller les habitudes de dépenses budgétaires des bureaux de terrain afin de vérifier leur cohérence avec les prévisions.
• Surveiller et examiner les rapports financiers intermédiaires et finaux conformément aux exigences de Save the Children International et des donateurs, en coordination avec les responsables budgétaires, et les soumettre au responsable principal de la budgétisation et des rapports et au chef de projet pour examen.

Collaboration et travail d’équipe

• Participer activement à l’équipe de direction de terrain d’Assouan, en aidant le responsable de terrain à instaurer une culture cohérente et collaborative et en veillant à ce que l’équipe financière aligne ses priorités sur celles du bureau de terrain.
• Travailler en collaboration avec les chefs de projet, la chaîne d’approvisionnement et leurs équipes pour faciliter les activités liées aux finances, en améliorant l’efficacité de l’équipe et les résultats du projet.
• Servir de principale source d’information aux responsables budgétaires du gestionnaire de terrain concernant les exigences des donateurs.
• Assurer la continuité du service en l’absence des collègues du département dans les bureaux de SCI en Égypte
• Assumer des responsabilités ou des tâches supplémentaires qui vous seront confiées par votre supérieur hiérarchique.
• S’engager dans un apprentissage continu afin de se tenir informé des lois locales pertinentes.
• Intégrer des contrôles anti-fraude et éthiques dans tous les processus opérationnels de planification, de mise en œuvre et de suivi.
• Assurer la conformité aux exigences des donateurs, aux obligations légales et aux contrôles internes de SCI dans la mise en œuvre des programmes
• Collaborer avec les services financiers et de lutte contre la fraude pour atténuer les risques opérationnels.
• Réaliser des évaluations des risques pour les programmes et activités à forte valeur ajoutée.

COMPORTEMENTS (Valeurs en pratique)

Responsabilité :

• Assume la responsabilité de ses décisions, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation des objectifs et du respect des valeurs de Save the Children
• responsabilise l’équipe et les partenaires quant à l’exécution de leurs obligations, en leur laissant la liberté de travailler de la manière qu’ils jugent appropriée, en leur fournissant le développement nécessaire pour améliorer leurs performances et en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition :

• se fixe des objectifs ambitieux et stimulants, ainsi qu’à son équipe, prend en charge son propre développement personnel et encourage son équipe à faire de même.
• Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, mobilise et motive les autres
• Tourné vers l’avenir, il pense de manière stratégique et à l’échelle mondiale.

Collaboration :

• établit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les membres et les partenaires et soutiens externes.
• valorise la diversité et la considère comme une source de force concurrentielle
• Abordable, à l’écoute, facile d’approche.

Créativité :

• développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes

• disposé à prendre des risques mesurés.

Intégrité :

• Honnête, encourage l’ouverture et la transparence ; fait preuve d’une intégrité irréprochable.

QUALIFICATIONS

• Diplôme universitaire en finance, économie, comptabilité ou équivalent.

EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES

• Minimum de 6 ans d’expérience professionnelle pertinente au sein de la société civile, y compris auprès d’ONG locales et internationales.
• Expérience antérieure des politiques et directives financières de divers donateurs, notamment l’USAID, Europe Aid, la Sida, l’ACDI, l’UNICEF, le HCR, ECHO et d’autres donateurs institutionnels.
• Solides connaissances des procédures de base de la comptabilité de gestion et de la comptabilité financière.
• Expérience en modélisation financière et capacité à élaborer différents scénarios pour éclairer les décisions de gestion
• Excellentes compétences analytiques – capacité à analyser des données financières complexes et à concevoir et produire des rapports. Maîtrise de l’arabe et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral ;
• Excellente connaissance des logiciels informatiques (Excel, tableurs, logiciels de comptabilité, etc.).
• Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles, et capacité à travailler en collaboration au sein d’une équipe.
• Excellentes compétences organisationnelles, souci du détail et capacité à gérer son temps et à établir des priorités sous pression.
• Grande capacité d’initiative et aptitude à travailler avec un minimum de supervision.
• Expérience en gestion et encadrement d’équipe ou bonne compréhension de la manière de procéder
• Une approche collaborative de résolution de problèmes

• Capacité à travailler sous pression et à obtenir des résultats. • Proactivité dans l’identification des difficultés et la collaboration pour les résoudre.

Un engagement envers les valeurs et les principes de Save the Children International.

Responsabilités supplémentaires liées au poste

Les tâches et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires dans la limite de ses compétences et de son expérience.

Égalité des chances

Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI en matière d’égalité des chances et de diversité.

Protection de l’enfance :

Nous devons assurer la sécurité des enfants ; c’est pourquoi notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, témoigne de notre engagement à protéger les enfants contre les abus.

Protection de notre personnel :

Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément à la politique anti-harcèlement de SCI.

Santé et sécurité

Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de santé et de sécurité de SCI

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Chargé(e) des finances et des subventions – Assouan