Décrochez un travail au siège de l’ONG World Vision en télétravail grâce à une nouvelle offre d’emploi. Voici les détails.
Décrochez le poste d’Adjointe de direction, Opérations de parrainage d’enfants à l’ONG World Vision
Forts de 75 ans d’expérience, nous nous engageons à aider les enfants les plus vulnérables à sortir de la pauvreté et à s’épanouir pleinement. Nous accompagnons des enfants de tous horizons, même dans les endroits les plus dangereux, guidés par notre foi chrétienne.
Rejoignez nos plus de 31 000 collaborateurs répartis dans près de 100 pays et partagez la joie de transformer le destin d’enfants vulnérables !
Principales responsabilités :
L’assistant(e) de direction fournira un soutien administratif de qualité et en temps opportun afin de permettre au directeur mondial et à l’équipe de direction des opérations de parrainage d’enfants de s’épanouir dans leurs fonctions. Ce soutien se traduira par la gestion des relations avec les principaux interlocuteurs au sein du partenariat World Vision, la coordination des calendriers de réunions et la garantie que les documents et présentations nécessaires sont préparés et accessibles à tous, la coordination logistique des réunions, le soutien aux déplacements internationaux et aux événements, ainsi que la mise en place d’une communication claire et percutante afin de créer une équipe des opérations de parrainage d’enfants (OPS) performante et soudée.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Gestion et planification des réunions
- Coordonner les réunions clés telles que les réunions de tout le personnel, les réunions des dirigeants, les assemblées générales, etc., y compris la logistique, le déroulement, l’engagement et la gestion du temps.
- Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunion, en veillant à ce que les résultats et les actions à entreprendre soient clairement indiqués.
- Préparer l’ordre du jour, les documents à lire avant les réunions et les présentations.
- Superviser et coordonner toute la logistique des réunions virtuelles et en présentiel de l’équipe des opérations de parrainage d’enfants, y compris les réservations d’hôtel, la restauration, la mise en place de la logistique des réunions, la prise de notes et la collecte des résultats des réunions, etc.
- Développer le leadership et le rythme des réunions de tout le personnel.
Opérations de l’équipe de direction du CSO
- Collaborer avec l’équipe de direction du CSO et les partenaires du CSO (par exemple, les ressources humaines, les finances, etc.) pour s’assurer que l’équipe de direction est prête pour les réunions départementales clés.
- Fournir un soutien administratif aux comités, groupes de travail et équipes thématiques.
- Assurer une liaison de confiance, favorisant des relations de travail solides grâce à une communication et un engagement proactifs qui renforcent la collaboration et l’alignement.
- L’équipe de soutien devra tenir à jour un tableau de suivi de haut niveau des priorités, des étapes clés, des dépendances, des risques et des décisions.
- Fonctionnant avec une grande discrétion, anticipant les besoins de manière proactive, identifiant les risques et signalant les problèmes de façon appropriée afin de prévenir les perturbations.
- Appuyer la préparation des outils d’analyse des indicateurs clés de performance (tableaux de bord/fiches de score) et synthétiser les informations recueillies en récits et recommandations.
- Apporter un soutien aux projets selon les besoins.
Communication et développement de la culture
- Soutenir la communication à l’échelle de l’équipe.
- Mettez en relation les membres du personnel répartis dans plusieurs pays grâce à des mises à jour et des célébrations d’équipe amusantes.
- Collaborer avec le service de gestion des connaissances pour améliorer l’organisation et le stockage des documents de réunion d’équipe afin d’en faciliter l’accès.
- Contribuer à la standardisation des outils de collaboration, des modèles et des processus de flux de travail afin d’améliorer l’alignement interfonctionnel et l’efficacité d’exécution (ex. : modèles, fichiers partagés, etc.).
- Informez le personnel grâce à des communications utiles, pertinentes et claires.
- Assurer une communication chaleureuse et respectueuse avec les différentes parties prenantes.
Assistance aux déplacements et logistique événementielle
- Organiser l’intégralité de la logistique de voyage du directeur mondial, y compris les vols, les hôtels, les transports terrestres et préparer des itinéraires détaillés.
- Apporter un soutien aux demandes de visa selon les besoins.
- Gérer, suivre et rapprocher les dépenses du directeur mondial.
- Maintenir le rythme opérationnel pendant les semaines de déplacement, en programmant les réunions et en poursuivant les projets si nécessaire.
- Conservez à disposition, pendant vos déplacements, les documents de préparation : briefings, contexte des parties prenantes, documents clés et prochaines étapes.
EXPÉRIENCE ET FORMATION REQUISES
- Licence en administration des affaires, en communication ou expérience administrative équivalente.
- Formation supérieure, certification ou expérience équivalente en administration.
- Plus de 3 ans d’expérience dans l’accompagnement de la direction ou des cadres supérieurs au sein d’environnements dynamiques et transversaux.
- Expérience en gestion de planifications complexes sur plusieurs fuseaux horaires et calendriers (Outlook/Teams).
- Excellentes compétences en communication orale et écrite, avec une capacité avérée à rédiger des communications de direction à partir de listes à puces nécessitant un minimum de corrections.
Voir aussi : Gagnez un poste au siège de l’ONG internationale ISLAMIC RELIEF grâce à un nouveau recrutement (30 mai 2026)
