Danish Refugee Council (DRC) recrute pour ces 02 postes (09 Janvier 2024)

Le Conseil danois pour les réfugiés aide les réfugiés et les personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence, luttons pour leurs droits et renforçons leurs opportunités pour un avenir meilleur. Nous travaillons dans les zones touchées par les conflits, le long des routes de déplacement et dans les pays où s’installent les réfugiés. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons de trouver des solutions responsables et durables. Nous travaillons à une intégration réussie et – dans la mesure du possible – à la réalisation du souhait de retour chez soi.

Le Conseil danois pour les réfugiés a été fondé au Danemark en 1956 et est devenu une organisation humanitaire internationale comptant plus de 7 000 employés et 8 000 bénévoles. Basé à Copenhague (Danemark) et présent dans une quarantaine de pays, le Conseil danois pour les réfugiés est une organisation d’aide à but non lucratif, politiquement indépendante, non gouvernementale et non confessionnelle.

Notre vision est une vie digne pour tous les déplacés. Tous nos efforts sont basés sur notre boussole de valeurs : humanité, respect, indépendance et neutralité, participation, honnêteté et transparence.

1. Arrière-plan

DRC opère en Afrique de l’Ouest depuis 1998. DRC et son unité technique, le Danish Demining Group (DDG), ont une présence opérationnelle au Nigeria depuis juillet 2015. DRC dispose de quatre bureaux principaux à Abuja, Yola, Maiduguri et Mubi et cinq dans des zones profondes du nord-est du Nigeria, notamment à Mafa, Ngala, Bama, Pulka et Michika.

1. But

Le Conseil danois pour les réfugiés recherche actuellement un agent administratif à Abuja, au Nigeria. Sous la supervision du responsable des ressources humaines et de l’administration du pays, le responsable de l’administration soutient le bureau de pays. Superviser tous les aspects du soutien administratif au bureau de la RDC, en garantissant des opérations et des procédures efficaces. Mise en œuvre des politiques administratives au bureau. Développer des systèmes qui contribuent à améliorer l’efficacité et la rentabilité des opérations administratives. Ce rôle est axé sur le pays et garantit le respect des procédures et directives de la DRC dans le pays.

Devoirs et responsabilités

Les principales responsabilités et tâches de la direction financière sont les suivantes :

            Gestion du bureau des installations

• Veiller à ce que toutes les installations du bureau soient appropriées, sûres et fonctionnelles (c.-à-d. système de sécurité, santé et sécurité, communications, etc.)
• Superviser tous les aspects de l’entretien des bureaux en liaison avec la chaîne d’approvisionnement et responsable de la propreté générale.
• En liaison avec l’équipe de sécurité, assurer la sécurité du bureau.
• Responsable du renouvellement en temps opportun du protocole d’accord de l’organisation
• Maintenir, mettre à jour et coordonner le renouvellement des baux des locaux de bureaux, des maisons d’hôtes et des logements pour expatriés. Agir à titre de point focal pour la liaison avec les propriétaires.
• Coordonner la remise des propriétés louées et garantir que les dépôts de garantie sont remboursés en temps opportun.
• En liaison avec la chaîne d’approvisionnement, votre responsable des réparations et de l’entretien des installations conformément aux normes et procédures de DRC.
• Tenir à jour une liste d’inventaire sur la distribution des clés du bureau et la mettre à jour mensuellement.
• Gérer toutes les réservations de salles de conférence, fournir un soutien à l’organisation de formations et de réunions internes et s’assurer que le lieu est en ordre, que le matériel est disponible et que la nourriture et les rafraîchissements sont fournis selon les besoins.
• Superviser la gestion des magasins de consommables et de papeterie, réapprovisionner les consommables et fournitures de bureau, surveiller la consommation et les stocks et examiner les rapprochements des stocks si nécessaire.
• Veiller à ce que les magasins soient en bon état pour maintenir les approvisionnements.
• Responsable de l’élaboration de toutes les demandes d’achat pour les fournitures de bureau et de chambres d’hôtes, de la maintenance, du suivi de la validité des cadres et des renouvellements en temps opportun.
• Paiement dans les délais de toutes les factures de services publics, d’entretien, de toutes les dépenses administratives ainsi qu’une augmentation, etc.

           Gestion des Maisons d’Hôtes :

• Responsable de maisons d’hôtes sûres et fonctionnelles.
• Superviser le niveau de vie général et la propreté des maisons d’hôtes et des maisons du personnel expatrié.
• Maintenir les stocks et les fournitures des maisons d’hôtes et surveiller leur utilisation.
• Assurez-vous que le manuel de la maison d’hôtes est mis à jour régulièrement et disponible à la maison d’hôtes.
• Agir en tant que point focal pour les maisons d’hôtes et les maisons d’expatriés, assurer la liaison avec les propriétaires pour toute question éventuelle.
• Point focal de contact pour tout le personnel et les invités résidant dans les installations pour soulever toute question, préoccupation, etc. dans les installations au fur et à mesure.

           Voyages et hébergement du personnel

• Point de contact central pour tous les projets de voyage du personnel et des invités de la RDC, vers les bureaux de pays et de région de la RDC-Nigéria.
• Superviser toutes les réservations de vols intérieurs par l’UNHAS pour le personnel et veiller à ce que tous les griefs de voyage soient résolus en temps opportun.
• Maintenir et mettre à jour quotidiennement les trackers de voyages et d’hébergement
• Responsable de la réservation d’hébergement de tout le personnel et des invités de DRC et de la communication avec tous à cet égard respectivement.
• Augmenter en conséquence les demandes d’achat pour toutes les dépenses liées au voyage et à l’hébergement pour tout le personnel et les invités de DRC.

             Contrat de services et gestion des baux

• Surveillez tous les contrats et cadres de services et tenez à jour tous les trackers. c’est-à-dire les trackers de bureaux, de maisons d’hôtes et de maisons d’expatriés, le suivi de réservation d’hôtel, le suivi de paiement de services publics et bien d’autres avec des détails respectivement.
• En liaison avec l’équipe de la chaîne d’approvisionnement sur l’expiration des baux, des contrats de service et des cadres et s’assurer qu’un renouvellement est prêt un mois avant la date d’expiration.
• Soumettre tous les suivis et rapports administratifs sur une base mensuelle au responsable des ressources humaines et de l’administration.
• Maintenir un classement clair et ordonné des copies papier et dans le dossier d’administration sur SharePoint de toutes les tâches d’administration, principalement les baux, les cadres, les contrats de service, les utilitaires et bien d’autres.
• En liaison étroite avec la chaîne d’approvisionnement, développer et maintenir un pool à jour pour les travailleurs occasionnels, les entreprises de maintenance/mécaniciens.
• Toute autre tâche assignée par votre supérieur hiérarchique.

            Rôle de supervision

• Supervision quotidienne des nettoyeurs des locaux du bureau (personnel et travailleurs quotidiens)
• Supervision des femmes de ménage pour les activités quotidiennes des maisons d’hôtes.

1. Qualifications requises

• Un diplôme universitaire dans le domaine de l’administration des affaires ou des études de secrétariat ou de gestion des ressources humaines, ou un diplôme similaire.
• Minimum de deux (02) années d’expérience dans l’administration, le Secrétariat exécutif, les ressources humaines et autres domaines liés spécifiquement aux ONG internationales, aux ambassades, aux agences des Nations Unies et à d’autres secteurs similaires de niveau intermédiaire. 
• Connaissance des procédures de voyage et d’immigration. Doit avoir une expérience dans la gestion des services de vols humanitaires.
• Excellente maîtrise de la bureautique Microsoft. Une expérience antérieure de travail avec un système ERP est un avantage supplémentaire.
• Bonne compréhension et connaissance/expérience pratique des principes, concepts et processus de gestion des ressources humaines.
• Maîtrise avancée de l’anglais
• Maîtrise des langues locales

1. Compétences et qualités requises

• Compétences de base de la RDC :
  • En quête d’excellence
  • Collaboration
  • Prendre les devants
  • Communication
  • Faire preuve d’intégrité

1. Règlement général

• L’employé doit suivre les instructions de DRC en matière de sécurité, de confidentialité et de directives éthiques, y compris le code de conduite et le cadre de responsabilité humanitaire.
• Les employés ne doivent se livrer à aucune autre activité rémunérée pendant la durée du contrat en RDC sans autorisation préalable.
• Les employés ne doivent se livrer à aucune activité susceptible de nuire à DRC ou à la mise en œuvre de tout projet pendant la durée du contrat avec DRC.
• Les employés ne doivent pas accorder d’interviews aux médias ni publier de photos ou autres documents liés au projet sans autorisation préalable.
• Les employés doivent restituer tout l’équipement emprunté pour le projet à la RDC après la fin de la période contractuelle ou sur demande.

1. Processus de demande

Es tu intéressé? Alors postulez pour ce poste en ligne : www.drc.dk/about-drc/vacancies/current-vacancies . Tous les candidats doivent envoyer une lettre de motivation et un CV mis à jour (pas plus de quatre pages). Les deux doivent être en anglais .

La RDC offre l’égalité des chances en matière d’emploi et interdit la discrimination dans l’emploi fondée sur la race, le sexe, la couleur, la religion, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil ou le handicap.

DRC encourage tous les candidats à postuler et ne pratique aucune discrimination dans aucun processus de recrutement.

Clôture des candidatures le 23 janvier 2024 . Les candidatures soumises après cette date ne seront pas prises en compte.

En raison de l’urgence du poste, DRC se réserve le droit de recruter un candidat correspondant au profil requis avant la date limite ci-dessus.       

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) assiste les réfugiés et les personnes déplacées dans le monde entier : nous leur fournissons une aide d’urgence, luttons pour leurs droits et contribuons à ce qu’ils aient accès à un avenir meilleur. Nous sommes présents dans les zones de conflit, le long des routes de déplacement et dans les pays où les réfugiés s’installent. Nous travaillons en coopération avec les communautés locales afin d’identifier des solutions à la fois responsables et durables. Nous œuvrons en faveur d’une intégration réussie des réfugiés et là où cela est possible afin que leur souhait de retour puisse se réaliser. En RDC, DRC est engagé dans l’aide humanitaire depuis 2009. DRC met actuellement en œuvre un nombre de projets dans les provinces de l’Ituri et du Nord-Kivu, notamment dans le secteur de la protection, de l’éducation, et de la sécurité alimentaire et relèvement économique.

Objectif général du poste :

Le Responsable du service d’appui (Support Services Manager) supervisera les équipes Finance, Ressources Humaines/Admin, et Chaine d’Approvisionnement au niveau du terrain (base de Beni). Le Responsable des Services Support assurera la conformité avec les différents volumes du Manuel des Opérations de DRC, ainsi que des politiques, procédures et règles bailleur.

Il/elle sera responsable pour vérifier les budgets et autres aspects financier, les plans d’approvisionnement des bases, valider les rapports, et être le point focal de l’Area Office pour les audits. Il/elle assurera le bon fonctionnement des services support en Ituri, et recevra et sollicitera l’appui technique des managers de la coordination (RH/Admin, Supply Chain, Finance), la Cheffe des Service Support. Il/elle coordonnera en outre avec l’Area Manager et les équipes programme des bases de Beni.

Responsabilités Principales :

Gestion du personnel

• Assurer le recrutement, l’intégration et le suivi du personnel support (Finance, RH, Admin, IT, Chain Approvisionnement) des bases de la province d’affectation
• Encourager et faciliter la coordination et la collaboration avec les équipes techniques de la coordination
• Gérer les activités et priorités des équipes support sous votre responsabilité, dans l’esprit de collaboration avec les équipes de coordination et dans le but d’atteindre les objectifs des projets en cours avec le souci de qualité et d’efficacité du travail de chacun.
• Prioriser le travail des équipes (avec l’appui éventuel de l’Area Manager) et faire remonter au Responsable de la coordination pertinent tout besoin d’appui extraordinaire de la part des équipes de la coordination afin d’assurer à tout moment une gestion optimale des services support
• Planifier les congés des équipes support des bases, après la consultation des besoins programmatiques (consulter l’Area Manager pour la priorisation) et en collaboration avec les Responsables des équipes pertinentes de la coordination afin d’assurer une couverture continue des services support

Gestion Financière

• Contribuer aux analyses financières des budgets des projets en cours dans la province (revue des TDLs pour les lignes supports et planification et projection des dépenses supports) ;
• Contribuer à l’élaboration des budgets de projets en y informant les coûts opérationnels des bases ;
• Vérifier les dossiers d’achat et/ou de paiement des fournisseurs pour en assurer la conformité avec les règles DRC et bailleurs, avant l’approbation finale de la personne habilitée ;
• Collaborer avec l’équipe de la coordination pour trouver des solutions aux problèmes de gestion financière et mettre en œuvre les solutions trouvées afin d’assurer l’uniformité et la conformité dans la province d’affectation ;
• Contribuer à l’élaboration de rapports financiers, en collaboration avec l’équipe de la coordination ;
• Appuyer à l’élaboration et la mise à jour du Master Budget, en collaboration avec le Responsable Finance de la coordination, et sous la supervision technique du Chef des Services Supports ;
• Superviser la mise en place et le maintien des politiques financières de l’organisation au niveau des bases de la province d’affectation, en accord avec la législation nationale et locale, notamment dans le respect des lois fiscales ;
• Superviser les réconciliations hebdomadaires et mensuelles des bases de la province d’affectation, et contribuer à la fermeture comptable mensuelle et annuelle au niveau des bases.

Gestion Administrative

• Gérer les aspects administratifs au niveau des bases de la province d’affectation ;
• Mettre en place des systèmes de suivi pour les questions administratives, en collaboration avec le Responsable Admin/RH de la coordination, afin d’assurer le respect des procédures DRC et bailleur ainsi que les législations nationales et locales.

Gestion des Ressources Humaines

• Superviser le département des Ressources Humaines et assurer le suivi des procédures RH au niveau des bases de la province d’affectation ;
• Appuyer les managers dans le recrutement de leurs équipes et les conseiller dans la supervision de ces équipes ;
• Renforcer les capacités et guider les employés RH des bases, afin d’améliorer la qualité du travail du département RH, et d’assurer la conformité avec les procédures DRC, bailleurs et la législation nationale et locale ;
• Intervenir en médiateur en cas de conflit professionnel entre membres du personnel et/ou entre un employé et DRC, tout en assurant le respect des procédures et de la législation en vigueur ;
• Conseiller et appuyer les chefs d’équipes sur les questions relatives aux ressources humaines ;
• Appuyer l’Area Manager ainsi que les chefs de projets dans le suivi des procédures RH, dans la planification des besoins RH, le recrutement, l’orientation sur les procédures RH de DRC, le processus d’intégration pour les nouveaux employés, etc.

Gestion de la Chaine d’approvisionnement

• Avec l’appui de l’Area Manager (qui donnera les priorités programmatiques), assurer que le chef d’équipe Chaine Approvisionnement et son personnel répondent dans les temps aux attentes et besoins des équipes programmatiques ;
• Assurer que les Projets Managers élaborent/revoient mensuellement leurs plans d’achat/d’approvisionnement, et collaborer et coordonner avec le Responsable de la Chaine Approvisionnement de la coordination pour assurer leur revue et la consolidation des différents plans ;
• Communiquer régulièrement avec le Responsable de la Chaine Approvisionnement de la coordination afin de permettre la bonne priorisation des achats faits au niveau du bureau de coordination ;
• Avec l’appui du Responsable de la Chaine Approvisionnement de la coordination, assurer le respect des procédures DRC et bailleurs (achat, gestion des équipements, gestion de flotte, gestion du stock, etc.) dans l’ensemble des activités de la Chaine Approvisionnement des bases ;
• Faire remonter toute difficulté et défi à l’Area Manager et au Responsable de la Chaine Approvisionnement de la coordination afin de permettre la meilleure réactivité de l’organisation ;
• En cas de pics dans la charge de travail de l’équipe de la Chaine Approvisionnement, intervenir pour prioriser le travail et appuyer directement les équipes, mais aussi communiquer tout besoin de support extraordinaire par l’équipe de la coordination.
• S´assurer que des études de marché soient réalisées régulièrement pour avoir une base de données fournisseurs et prix à jour.

IT

• Être le point focal en matière de gestion informatique pour le personnel des bases de la province d’affectation ;
• Superviser le personnel IT au niveau local pour s’assurer de la bonne collaboration et la communication avec la coordination ;
• Coordonner avec le fournisseur d’accès internet au niveau local lors de l’installation des équipements, le maintien et le suivi de la qualité du service ; faire remonter au bureau de coordination, au HOSS et à l’Area Manger tout problème de connectivité prolongé et/ou récurrent.

À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :

• Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
• Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
• Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
• Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
• Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.

Expérience et compétences techniques :

• Minimum 5 ans d’expérience dans un poste senior de gestion financière, de préférence dans une organisation humanitaire internationale ;
• Bonne connaissance des procédures de la chaine d’approvisionnement, de gestion de flotte, de gestion des équipements sera un avantage considérable ;
• Connaissance et utilisation experte des outils de travail MS Office (en particulier excel) ;
• Capacité de travailler dans un milieu complexe et compétences d’organisation et de travail en autonomie démontrées ; la capacité de priorisation et de respect des échéances sera primordiale ;
• Haut-niveau de compétences analytiques, prise d’initiatives démontrée et réussie, capacité à travailler de manière autonome et faisant preuve de proactivité dans la solution aux problémes ;
• Compétences en matière de gestion du personnel, capacité d’écoute et de gestion des performances ; compétences interpersonnelles fortes et capacité de créer et d’entretenir de bonnes relations de travail avec un grand nombres de personnes au travers de l’organisation ;
• Sensibilité Culturelle et capacité d’intégration seront nécessaire pour une bonne collaboration au sein d’une équipe multiculturelle ; respect et promotion des valeurs de DRC et de son Code de Conduite seront nécessaires ;
• Capacité et volonté d’apprentissage et d’adaptation au politiques et procédures internes de DRC ; toute connaissance antérieure sera valorisée.

Ce que nous offrons

Durée du contrat : 1 an renouvelable sous réserve de performance et de financement.

Salaire :  conformément aux conditions d’emploi du Conseil Danois pour les Réfugiés Bande F/ Gestionnaire.

Date de début :  Février 2024

Lieu d’affectation : Beni – Nord Kivu (avec de fréquents déplacements sur le terrain)

Ligne hiérarchique :  Area Manager

Assurer l’égalité des chances : nous engageons à créer un environnement de travail inclusif et positif basé sur le respect mutuel de tous les employés. Tous les candidats sont considérés pour un emploi sans tenir compte de la race, de l’âge, de la capacité, de l’origine ethnique, de la nationalité, de la religion, de l’identité de genre, de l’orientation sexuelle, de l’état matrimonial ou de tout autre facteur. Chez DRC, nous célébrons la diversité et apprécions nos employés pour les personnes qu’ils sont et leurs compétences, leurs antécédents et leurs perspectives uniques. Nous encourageons tous les candidats intéressés à postuler en général et en particulier les candidatures locales

Promouvoir des normes élevées : la capacité de DRC à assurer la protection et l’assistance aux réfugiés, aux déplacés internes et aux autres personnes relevant de sa compétence dépend de la capacité de notre personnel à respecter et à promouvoir les normes les plus élevées de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuels. La DRC effectue des vérifications approfondies et complètes des antécédents dans le cadre du processus de recrutement. DRC s’est engagée à atteindre la parité entre les sexes en dotation à tous les niveaux.  Pour cela, les femmes candidates sont particulièrement encouragées à postuler pour combler l’écart entre les sexes.

Candidature et CV

Les personnes intéressées doivent déposer un dossier complet comportant les éléments suivants :

• Curriculum Vitae maximum 3 pages,
• Lettre de demande d’emploi motivant pourquoi vous souhaitez travailler pour DRC et les compétences et capacités qui vous rendent le/la candidat idéale pour ce poste maximum 1 page
• Photocopies ou scans des titres scolaires ou académiques ;
• Attestations de tous les services et emplois antérieurs ;
• Photocopies scans de la carte d’identité (recto verso) ;
• Carte de l’ONEM/Contacts téléphoniques et adresse du candidat ;
• Autres documents nécessaires pour le dossier

La DRC n’accepte que les candidatures envoyées via notre formulaire de candidature en ligne sur www.drc.ngo sous Postes vacants/JOB.

Veuillez soumettre votre candidature et votre CV en Français au plus tard le 23 janvier 2024, à minuit.