DAI recrute pour ce poste (12 Janvier 2022)

Informations sur l'emploi

Titre du Poste : Coordinateur logistique – USAID Afrique Commerce et Investissement (ATI)

Année d'Expérience Requise : 7 ans

Lieu du Travail : KENYA

Date de Soumission : 24/01/2022

Description de l'emploi

Le programme de commerce et d’investissement en Afrique (ATI) de l’USAID est un mécanisme d’adhésion flexible de cinq ans géré conjointement par le Bureau Afrique de l’USAID, le Bureau du Moyen-Orient et les Missions régionales pour l’Afrique. Il a été conçu pour mobiliser des solutions axées sur les entreprises qui augmentent le commerce et l’investissement en Afrique, y compris en Afrique du Nord et en Afrique subsaharienne. Il renforce les marchés africains en développant de nouvelles relations commerciales et d’investissement, en particulier entre les États-Unis et le continent africain. Il s’efforce également d’obtenir des résultats en matière de développement dans tous les secteurs.

DESCRIPTION DU POSTE

Le coordonnateur de la logistique est un membre clé de l’équipe des opérations. Il/Elle fournira un soutien administratif à la mise en œuvre de l’ATI, en coordonnant et en gérant les services/besoins logistiques requis pour les activités du projet, les voyages et les événements de manière efficace et rentable. La personne assure des systèmes de tenue de dossiers et de classement précis et complets basés sur le Manuel des opérations sur le terrain (FOM) du projet, les règlements de l’USAID et les exigences et limitations du contrat. Il / Elle aidera également à compléter les tâches administratives, y compris l’examen et la consolidation des documents de sauvegarde nécessaires pour le paiement des services logistiques achetés et la réalisation d’audits réguliers des fichiers de sauvegarde. Il / Elle soutiendra les déplacements et la logistique pour les événements et pour les membres du personnel, en travaillant avec l’équipe d’approvisionnement.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

  • Travailler en étroite collaboration avec l’équipe pour élaborer des projections du nombre de voyages / événements effectués sur une base mensuelle en base mensuelle de base.
  • Soutenir l’équipe financière dans la prévision de la demande hebdomadaire de fonds.
  • Informer et fournir des formations aux voyageurs sur les procédures et les réglementations en matière de voyages et d’événements DAI afin d’assurer la conformité aux politiques des clients et des DAI ainsi qu’au manuel de mise en œuvre du projet (PIM).
  • Examiner et conseiller les voyageurs sur les horaires de voyage pour s’assurer que les itinéraires sont appropriés, réalisables et conformes aux politiques de voyage du projet.
  • Aider à l’estimation du budget pour les voyages et les événements en fournissant des références de prix pour les services logistiques;
  • Coordonner avec les voyageurs pour soulever les demandes de voyage et les demandes d’approvisionnement des services logistiques requis pour des voyages / événements spécifiques dans le système électronique DAI.
  • Organiser les services logistiques requis correspondant aux itinéraires de voyage, y compris la réservation de billets d’avion, l’hébergement, la restauration et le service de location de voiture; et faire des mises à jour de réservation nécessaires en temps opportun pour tenir compte des changements apportés aux itinéraires de voyage.
  • Fournir aux voyageurs des détails logistiques complets et précis organisés pour des voyages et des événements spécifiques.
  • Établissez et gérez un suivi / tableau de bord complet des voyages à jour, y compris la mise à jour du calendrier des voyages des voyageurs individuels et l’avancement des demandes de remboursement des frais de voyage / autorisation préalable de voyage conformément à la politique du projet.
  • Fournir une assistance sur place pour l’organisation d’événements au besoin.
  • Surveiller et évaluer la qualité des services logistiques fournis par les fournisseurs grâce à une communication régulière avec les membres de l’équipe technique et opérationnelle afin de rechercher des possibilités d’amélioration.
  • Aider à consolider les documents nécessaires et précis pour les équipes des finances et des achats afin de traiter les paiements des services logistiques achetés.

RAPPORTS:

Le coordonnateur de la logistique relèvera du gestionnaire des opérations.

QUALIFICATIONS:

Obligatoire:

  • A. Diplôme
  • Plus de 7 ans d’opérations / gestion des installations, avec un minimum de 3 ans d’expérience sur un projet financé par l’USAID
  • Solides compétences en gestion de bureau et en communication;
  • Connaissance des règles et règlements de l’USAID concernant la gestion de projet, y compris l’inventaire, la disposition et l’approvisionnement opérationnel des projets
  • Expérience de la supervision du personnel
  • Capacité d’identifier les demandes et les demandes urgentes et de répondre efficacement
  • Capacité de répondre efficacement aux demandes de renseignements ou aux plaintes les plus délicates
  • Connaissance démontrée des contrôles internes et des processus d’audit (p. ex. approvisionnement, contrats de sous-traitance locaux, etc.)
  • Excellentes compétences en écriture, en expression orale et en lecture en anglais.
  • Une personne articulée qui possède d’excellentes compétences en communication et en gestion du personnel et qui peut établir des relations avec les gens à tous les niveaux d’une organisation
  • Une personne énergique, avant-gardiste et créative avec des normes éthiques élevées et une image professionnelle appropriée
  • Une personne extrêmement bien organisée et autodirigée avec de solides compétences techniques, une capacité d’analyse, un bon jugement et une forte orientation opérationnelle
  • Expérience antérieure des politiques, procédures et systèmes DAI (TAMIS, etc.) préférée
  • Veuillez noter que le poste est ouvert à tous les citoyens kenyans et résidents permanents ou à ceux qui ont un permis de travail valide au moment de la demande.

À PROPOS DE DAI

DAI est une société de développement mondiale avec des bureaux aux États-Unis, au Royaume-Uni, dans l’UE, au Nigeria, au Pakistan et en Palestine et des opérations de projet dans le monde entier. Nous nous attaquons aux problèmes fondamentaux de développement social et économique causés par l’inefficacité des marchés, l’inefficacité de la gouvernance et l’instabilité. DAI travaille en première ligne du développement mondial. Transformer les idées en action, l’action en impact. Nous sommes déterminés à façonner un monde plus vivable.

DAI et ses employés s’engagent à faire face au racisme et à nous tenir responsables des changements positifs au sein de l’entreprise et dans les communautés, les cultures et les pays dans lesquels nous vivons et travaillons. DAI s’engage à attirer et à retenir les meilleurs employés de toutes les races et de tous les horizons dans nos efforts continus pour devenir un meilleur partenaire de développement.

DAI respecte les normes éthiques les plus élevées. Nous nous engageons à prévenir l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuels ainsi que d’autres violations de l’éthique. Tous nos postes font donc l’objet d’un contrôle rigoureux et d’une vérification des références.

Comment présenter une demande

INSTRUCTIONS D’APPLICATION:

Sélectionnez le poste pour lequel vous souhaitez postuler, remplissez les informations requises et téléchargez votre CV. Veuillez indiquer l’endroit pour lequel vous postulez. Les candidats sont encouragés à postuler dès que possible, car des entrevues auront lieu bientôt. Veuillez noter qu’en raison du volume de candidatures que nous recevons et de l’urgence de pourvoir les postes, seuls les candidats présélectionnés recevront une notification sur les prochaines étapes.

Veuillez noter que le poste est ouvert à tous les citoyens kenyans et résidents permanents ou à ceux qui ont un permis de travail valide au moment de la demande.

*Les candidats intéressés doivent soumettre leur candidature au plus tard le 25 janvier 2022.