L’objectif de l’activité quinquennale (2020-2025) « Responsabilité, transparence et efficacité de l’État » (« State2State ») est d’accroître la responsabilité, la transparence et l’efficacité de certains gouvernements étatiques et locaux (LGA) au Nigeria. Cet objectif sera atteint en renforçant les systèmes de gouvernance (en mettant l’accent sur la gestion des finances publiques [GFP] et les achats, ainsi que sur le suivi et l’évaluation) liés à la prestation de services dans des secteurs clés (éducation de base, soins de santé primaires et eau, assainissement et hygiène [WASH]); accroître la réceptivité du gouvernement aux besoins et aux priorités des citoyens; et l’amélioration de la capacité du gouvernement et de la société civile à gérer les conflits (par des travaux de prévention, d’atténuation et de réconciliation avec les mêmes partenaires sectoriels, et non par une assistance autonome à la police ou au système judiciaire). State2State atteindra cet objectif en facilitant le renforcement des systèmes de gouvernance infranationaux de manière durable, en soutenant les efforts des réformateurs locaux et en s’appuyant sur des solutions d’origine locale, y compris, dans la mesure du possible, des réformes qui fonctionnent déjà dans d’autres parties du Nigéria.
Objectifs du poste :
Le chef de bureau est le responsable du personnel administratif du siège social de State2State au Nigéria. Le gestionnaire de bureau supervisera toutes les opérations commerciales quotidiennes du bureau. Il devra assurer une coordination étroite avec le directeur des finances et de l’administration et le personnel administratif du bureau à domicile.
Responsabilités:
Gérer les opérations commerciales quotidiennes du bureau. Assurer la couverture de la réception pendant les heures d’ouverture. Gérez la sécurité des bureaux, des biens qui s’y trouvent et du pool de moteurs. Organiser le personnel de chauffeur à temps plein et les véhicules de projet et les conducteurs intermittents à court terme, au besoin, pour répondre aux besoins de déplacement du personnel de projet. Travailler avec le personnel de soutien informatique pour assurer le fonctionnement efficace du réseau local. Effectuer des achats concurrentiels pour les biens et services (exemples: sécurité, nettoyage, fournitures de bureau, chauffeurs temporaires) et négocier avec les fournisseurs. Coordonner l’inspection et la réception des marchandises et la mise à jour du registre des stocks. S’assurer que les besoins du personnel du projet en équipement de bureau, en fournitures et en mobilier sont satisfaits. Développer et maintenir un stock efficace et à jour d’articles dans le magasin. Signaler les stocks imminents au directeur des finances et de l’administration. Communiquez avec le locateur sur les questions de gestion, d’amélioration et de réparation des installations. Coordination avec le gestionnaire principal de la comptabilité pour s’assurer que les besoins en petite caisse sont satisfaits. Remplissez en tant que traducteur / interprète et chauffeur au besoin. Effectuer des inspections régulières de l’entretien des installations et des terrains afin de déterminer les problèmes d’entretien, les biens et l’équipement endommagés ou inutilisables et les conditions dangereuses. Assurer la réparation, le remplacement ou le remède. Coordonner l’assurance des véhicules du projet et d’autres biens. Effectuer une vérification périodique des actifs et étiqueter les actifs. Coordonner la disposition des biens au besoin. Être proactif dans l’organisation des événements du personnel et aider à administrer la formation et fournir des conseils au personnel impliqué dans les activités opérationnelles ou administratives. Aider au dédouanement ou à l’équipement de projet et au transport vers des sites régionaux si nécessaire. Évaluer la responsabilité du personnel en cas de perte, d’endommagement, d’utilisation abusive ou de vol de biens signalés et aider aux enquêtes au besoin; rendre compte et recommander les mesures de suivi appropriées. Maintenir un système de classement efficace.
Rapports :
Le gestionnaire de bureau relèvera du DFA.
Exigences minimales:
- Baccalauréat en finance, administration des affaires, administration publique, économie ou autre domaine pertinent.
- Connaissance pratique des opérations, des politiques et des procédures du gouvernement américain, ainsi que des réglementations FAR préférées.
- 3-5 ans d’expérience en tant que gestionnaire de bureau.
- Très organisé et la capacité de multi-tâches.
- Connaissance de la budgétisation et de l’approvisionnement en biens.
- Solides compétences analytiques avec de bonnes compétences en résolution de problèmes et créativité, soutenues par de bonnes compétences en écriture.
- Excellentes compétences en communication interpersonnelle.
- Expérience en coordination et gestion de la sécurité.
Les femmes et les personnes handicapées sont encouragées à postuler.
Comment présenter une demande
Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer leur CV par e-mail à [email protected] avant la fin des travaux le mardi 15 février 2022.
IMPORTANT: Indiquez le titre du poste et l’emplacement (c.-à-d. « Office Manager, Bauchi ») dans la ligne d’objet de votre courriel lorsque vous postulez.
