CTG personnel et soutenir des projets humanitaires dans les pays fragiles et touchés par des conflits à travers le monde, en fournissant un service rapide et rentable pour les missions de développement et humanitaires. Avec des performances passées dans 17 pays – du Moyen-Orient, d’Afrique, d’Europe et d’Asie – nous avons affecté plus de 20 000 employés dans le monde entier depuis le début des opérations en 2006.
CTG recrute, déploie et gère les bonnes personnes ayant les bonnes compétences pour mettre en œuvre des projets humanitaires et de développement, des nettoyeurs aux obstétriciens, des mécaniciens aux spécialistes des infections, nous sommes qualifiés dans la réponse d’urgence à des crises telles que l’épidémie d’Ebola en Afrique de l’Ouest. La clé du succès de la réalisation du projet est la capacité de mobiliser rapidement; CTG peut trouver et déployer n’importe qui, n’importe où, en moins de 2 semaines et l’a fait en 48 heures à plusieurs reprises.
Grâce à nos services RH, logistiques et opérationnels efficaces et agiles, CTG permet aux organisations multilatérales d’économiser du temps et de l’argent. Nous traitons toutes les questions liées aux ressources humaines de nos clients, ils sont donc libres de se concentrer sur leurs services de base.
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Aperçu du poste
CTG est à la recherche d’un personnel expérimenté dont l’expérience correspond au mandat ci-dessous.
Ce poste est situé au sein de la Division de l’appui à la Mission/Section de la gestion de la prestation des services/du génie. Notre client une mission non familiale.
Objectifs du rôle
- But
Ingénierie et installations La section de gestion (EFMS) de notre client a pour mandat de fournir des travaux de construction et l’entretien de l’infrastructure requise et le soutien à l’exploitation; gestion
de services liés à les installations et le bien-être du personnel civil et des composantes militaires et de police. L’EFMS a les unités suivantes; WATSAN, Unité de gestion des projets et des actifs, Infrastructure/ Équipement
Unité de gestion et planification et Unité de conception. L’agent d’administration et de logistique assurera l’efficacité de l’administration et de la logistique services fournis au Groupe de l’infrastructure et de la gestion des installations pour l’appui à l’ la gestion de l’
Contrats de bien-être du personnel activités et l’ONU a fourni des installations d’hébergement.
- Résultat ultime des services
L’administration et la logistique L’agent fournira un appui à la cellule de gestion des installations (FM) à Bamako, EFMS grâce à des tâches de gestion administrative et financière efficaces au quotidien base. Le candidat
doit effectuer ce qui suit : tâches:
Sous la supervision de l’ Spécialiste régional du génie, le titulaire fournira des services d’appui administratif et logistique, mais sans s’y limiter :
RESPONSABILITÉS
L’administration et Le logisticien s’acquittera des fonctions ci-après :
- Tâches administratives
A.1 Contrat de prévoyance: Tâches administratives
- Aider à la collecte de données, à la préparation de l’ébauche documenter conformément à l’analyse de rentabilisation approuvée pour finaliser la portée des travaux (SOW) pour l’établissement d’un contrat d’installations sociales;
- Assurer la coordination avec l’Unité du bien-être et l’UMF régionale, suivre tous les contrats de bien-être, surveiller les dates d’expiration des contrats et préparer des notes de service de prolongation de contrat à l’intention du chef des achats par l’intermédiaire deChef EFMS;
- Organiser les performances trimestrielles des fournisseurs Examiner les réunions et fournir les procès-verbaux des réunions; aider à faire en sorte que : les recommandations sont mises en œuvre;
- Assurer la coordination avec l’Unité de protection sociale et les régions Unité FM pour recueillir des commentaires et aider à finaliser et télécharger trimestriellement Rapports sur le rendement de l’entrepreneur dans le Rapport sur le rendement de l’entrepreneur Outil;
- Surveiller les dates d’expiration des badges de fournisseur, préparer des notes de service à l’intention du conseiller principal en sécurité pour l’émission de nouveauxbadges aux vendeurs;
- Suivre les antécédents de soutien fourni au fournisseur en matière de recouvrement des coûts, vérifier les créances de recouvrement des coûts (MOP, CMR, etc.) avec l’unité de gestion des services des finances et du budgetSection;
- Préparer des notes d’approbation pour la taxe sur la valeur ajoutée les demandes de certificat d’exonération (TVA) par le vendeur;
- Aider à organiser des inspections hebdomadaires des Fournisseurs de services de restauration;
- Téléchargez les menus hebdomadaires du fournisseur de services de traiteur sur le Page Annonces/SharePoint;
- Assurer la liaison avec le contrat de résident dans la résolution dans les termes et conditions de la contrat de conflits/problèmes au cours de l’exécution du contrat.
A.2 Contrat de prévoyance: Tâches financières et administratives
- S’assurer que les fournisseurs fournissent des renseignements exacts des rapports mensuels sur les ventes et les fournir à l’Unité de protection sociale pour examen;
- Examiner les rapports mensuels sur les ventes des fournisseurs; Surveiller les ventes des fournisseurs pour assurer la conformité aux conditions contractuelles et et Comité des marchés du Siège (HCC) NTE (ne pas Dépasser)
- quantité; Partager le rapport financier mensuel résumé avec l’Unité de protection sociale pour information;
- Surveiller et enregistrer le bien-être des fournisseurs les contributions à des fins d’exactitude; Assurer le dépôt en temps opportun à la banque; Fournir un résumé mensuel à l’Unité de protection sociale pour information.
A.3 Accommodation : Administrative tasks
- Coordinate with regional Facilities Management Unit to collect updated monthly report on occupancy and cost recovery ;
- Keep up-to-date record on the accommodation details: occupancy, room conditions etc.;
- Monitor e-accommodation requests of arriving visitors and support reservation process;
- Manage reception for check-in and check-out process ;
- Supervise contractor’s performance in cleaning of accommodation, team of individual contractors to inspect housekeeping and standard accommodation facilities;
- Collect records from regional FM, verify and prepare monthly occupancy reports for accommodation provided to non-our client and non-UN Entities, submit them to budget Unit, EFMS to record and process to Service Management Unit (SMU under Finance and Budget Section) for cost recovery.
B. Logistic tasks
B.1 Welfare contracts: Logistic Tasks
- Raise movement of personnel (MOP) requests for authorized vendor’s personnel on a cost recovery basis;
- Raise cargo movement requests (CMRs) and submit for approval of airfreight of vendor’s items on a cost recovery basis; share approved CMR with MOVCON for action;
- Raise Work Orders for maintenance service of facilities as required and requested by Vendors;
- Assurer la liaison avec le Centre de soutien à la mission (MSC) concernant la planification des convois pour obtenir des créneaux pour PX et l’entrepreneur de la cafétéria;
- Préparer la demande de laissez-passer pour les véhicules de livraison du fournisseur et les soumettre aux sections appropriées pour approbation;
- Préparer les ordres de transit et les soumettre à MOVCON pour approbation;
- Témoin de la rupture des scellés des conteneurs maritimes à l’arrivée/livraison des marchandises au quartier général de la mission;
- S’assurer que tous les actifs sont émis officiellement et remis au personnel respectif de la FMC (via des bons de transfert);
- Soutenez les événements de la mission en obtenant les factures proforma des fournisseurs de services de traiteur;
B.2 Hébergement: Tâches logistiques
- Coordonner avec le FM régional et collecter Besoins périodiques et annuels de demande de logement mise à niveau comme observé dans les régions, communiquer la même chose à la cellule FM superviseur
- Tenir des réunions périodiques avec les régions Point focal de l’hébergement Effectuer une inspection régulière des chambres et des communes zones d’hébergement pour la propreté, état des stocks ablutionfournitures, jardinage, etc. ;
- Superviser l’équipe assignée à recevoir demande de réparation / entretien de l’occupant et coordination avec les les équipes techniques; Organiser régulièrement l’inspection des biens et des articles fournis au logement;
| Attentes et indicateurs de rendement Activité |
Échéancier
Livrable
Tâches administratives (y compris financières Administratif) des contrats d’aide sociale
Mesure à la fin de chaque mois
Des soutiens administratifs sont fournis comme indiqué ci-dessus afin que les rôles EFMS/FM soient compilés pour les fournisseurs conformément à la les obligations en matière de contrats de bien-être et décrites à l’annexe A du protocole de transfert
Réunion trimestrielle d’examen du rendement (PRM) avec les fournisseurs et les parties prenantes
Chaque trimestre
Les PRM trimestriels sont effectués en temps opportun et les procès-verbaux des réunions sont distribués à tous les intervenants, comme
indiqué à l’annexe A du Protocole de transfert.
Tâches logistiques des contrats de prévoyance
Mesure à la fin de chaque mois
Les soutiens logistiques sont fournis comme indiqué ci-dessus afin que les rôles EFMS/FM soient compilés pour les
fournisseurs conformément aux obligations contractuelles de bien-être et
décrites dans l’annexe A du protocole de transfert
Tâches administratives de Hébergement
Tâches administratives de Hébergement
Équipes d’hébergement sous FMU s’acquitte de tous les rôles administratifs décrits ci-dessus
Tâches logistiques de l’hébergement
Tâches logistiques de l’hébergement
Équipes d’hébergement sous FMU s’acquitte de tous les rôles logistiques décrits ci-dessus
Temps total
12 mois
Rapports de projetCe rôle relève du supérieur hiérarchique.Compétences clés
Professionnalisme :
Connaissance des transports opérations, qui comprennent la gestion de flotte de véhicules, le matériel Carlog et les logiciels l’entretien et l’installation; Programmation, réinitialisation et dépannage de Collecte de données logiciels et matériel informatique, y compris les modems et les antennes. Génération de divers rapports (rapports d’utilisation des véhicules, rapports d’excès de vitesse, carburant Rapports de consommation, rapports de kilométrage et production des cinq dernières minutes greffe de vitesse nécessaire pour aider aux enquêtes sur les accidents. Montre de la fierté dans le travail et les réalisations; Démontre la compétence professionnelle et la maîtrise du sujet affaire; Être consciencieux et efficace dans le respect des engagements, en observant les échéances et l’obtention de résultats; Est motivé par un professionnel plutôt que par un préoccupations personnelles; Fait preuve de persévérance face à des problèmes difficiles ou Défis; Reste calme dans les situations stressantes.
Planification et organisation :
Développe des objectifs clairs qui sont compatibles avec les stratégies convenues; Identifier les activités et les tâches prioritaires; Ajuster les priorités au besoin; alloue suffisamment de temps et les ressources pour l’achèvement des travaux; Prévoit les risques et tient compte des imprévus lorsque planification; Surveiller et ajuster les plans et les actions au besoin; Utilise le temps efficacement.
Souci du client :
Considère tous ceux à qui Les services sont fournis pour être des « clients » et cherchent à voir les choses des clients point de vue; Établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; Identifie les besoins des clients et les fait correspondre à des solutions appropriées; Surveiller les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur du l’environnement des clients pour se tenir informés et anticiper les problèmes; Fidéliser les clients informés de l’avancement ou des revers des projets; Respecte les délais de livraison des produits ou des services au client.
Gestion d’équipeCe rôle n’a pas de responsabilités de gestion d’équipe.Plus d’informations
Éducation
Diplôme universitaire supérieur (Master) diplôme ou diplôme équivalent) en commerce ou en logistique, en sociologie, en économie, ou domaine connexe. Un diplôme universitaire de premier cycle assorti de deux Des années supplémentaires d’expérience admissible peuvent être acceptées à la place de l’ Diplôme universitaire supérieur.
Expérience professionnelle
Un minimum de cinq ans de expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, avec au moins deux ans dans un environnement intranational, dans des rôles administratifs, y compris le budget, la demande, le recouvrement des coûts, les contrats des activités de surveillance et de logistique sont nécessaires. Expérience de la coordination Les tâches multiples, traitant avec des clients de différents horizons et cultures sont souhaitable.
Expérience de travail dans un Opérations sur le terrain du régime commun des Nations Unies (y compris les opérations de maintien de la paix, les opérations politiques et politiques) missions et agences, fonds et programmes des Nations Unies – ou similaires organisation ou organisation non gouvernementale) – en situation de conflit ou d’après-conflit Le réglage est souhaitable.
Les candidates qualifiées sont encouragées à postuler pour ce rôle.
