CRS recrute pour ce poste (08 Octobre 2022)

Catholic Relief Services a Development Organization est à la recherche d’un gestionnaire administratif qualifié, expérimenté et très motivé qui s’associera à l’équipe de la haute direction du programme de pays (CP) pour fournir une orientation administrative stratégique globale au CP à l’appui de programmes de haute qualité au service des pauvres et des personnes vulnérables.

Vous gérerez la fourniture de services administratifs réactifs, efficaces et efficients et coordonnerez les fonctions dans les domaines d’opérations suivants – Logistique dans la chaîne d’approvisionnement, gestion immobilière et flotte – à l’appui de la mission de Catholic Relief Services (CRS) de servir les pauvres et les vulnérables. À ce titre, vous coordonnerez le mouvement de la flotte et des chauffeurs appartenant et loués au Programme de pays (CP) assignés afin de répondre à tous les besoins en matière de déplacement et de transport à l’appui de la prestation de programmes de haute qualité aux pauvres et aux personnes vulnérables.

Vous favoriserez et assurerez la gérance des ressources et une approche de service de haute qualité intégrée dans les systèmes administratifs, les politiques et les procédures. Vos compétences et vos connaissances en gestion garantiront que le programme de pays (CP) offre une gestion de haute qualité et travaille continuellement à l’amélioration de l’impact du projet pour ceux que nous servons.

Le poste est basé à Yaoundé/Cameroun

Rôles et principales responsabilités :

• Planifier, coordonner, surveiller et rendre compte des activités et des ressources requises afin d’assurer une prestation de services rentable et de qualité à partir des fonctions de soutien administratif. Anticipez les défis de livraison pour assurer la continuité du service.
• Coordonner trois fonctions opérationnelles principales (logistique, propriété et flotte) en plus de la fonction d’administration pour s’assurer que les services de soutien sont fournis de haute qualité de manière efficace. Aider à relever les défis qui ont une incidence sur la bonne intendance et l’utilisation optimale des actifs et des ressources du programme.
• S’assurer que les systèmes, les processus et les politiques administratifs sont conformes aux normes de l’agence et aux réglementations légales locales et des donateurs. Recommander des changements dans les pratiques de bureau et coordonner la révision des systèmes, des politiques et des procédures afin de contribuer à l’excellence opérationnelle.
• Superviser et assurer l’utilisation et la gestion efficaces des actifs du CP et des installations louées. Assurer un approvisionnement entièrement conforme pour les fournitures de bureau et les systèmes de gestion des actifs. Organisez et assurez la surveillance, le contrôle et la création de rapports sur les stocks.
• Gérer efficacement les talents administratifs et superviser. Gérer la dynamique d’équipe et le bien-être du personnel. Fournir un encadrement, adapter les plans de développement individuels et compléter la gestion de la performance pour les subordonnés directs. Surveiller et évaluer le rendement afin d’assurer la capacité de soutenir avec succès des programmes de haute qualité.
• Servir de liaison clé et entretenir des relations avec les parties prenantes externes concernées (propriétaires, prestataires de services, ministère des Relations extérieures, bureau des douanes, bureau de police / DGSN, etc.) sur les questions administratives assignées et s’assurer que les autorisations et les documents requis sont à jour.
• Veiller à ce que le personnel ait accès à l’information, à la formation et au matériel et à l’équipement de sécurité pertinents afin d’assurer un environnement de travail sûr et sain.
• Gérer la fourniture de services et de soutien et de services logistiques et de déplacement au personnel et aux visiteurs. Gérer les activités de planification d’événements, y compris les visites de délégations, les formations, les ateliers et toutes les réunions du personnel.
• Assurer les rôles et responsabilités assignés et superviser ceux des superviseurs dans Insight (flux de travail SCM)
• Communiquer et collaborer avec le personnel pour planifier et coordonner les mouvements des véhicules, évaluer et planifier les itinéraires, et affecter des conducteurs pour assurer une utilisation optimale des ressources et répondre aux besoins du programme selon les horaires et les normes requis.
• Appliquer toutes les procédures opérationnelles de gestion des véhicules conformément aux politiques de voyage et aux politiques relatives aux véhicules de l’agence, aux exigences légales locales et aux réglementations des donateurs.
• Superviser et encadrer les conducteurs assignés pour assurer une conduite sûre et sécurisée et le strict respect des politiques des véhicules CRS.
• Coordonner et aider à obtenir le dédouanement, l’immatriculation, l’assurance et les plaques du véhicule. Superviser et faciliter la tenue de tous les dossiers liés à la flotte et aux opérations de la flotte. Examiner la documentation requise pour en vérifier l’exactitude et l’exhaustivité, et classer les documents conformément aux normes établies.
• Maintenir le système de gestion des véhicules pour une responsabilisation appropriée. Préparer des rapports pour faciliter la prise de décisions en vue d’une gestion efficace et efficiente de la flotte, ainsi que des recommandations d’aliénation et d’acquisition.

Qualifications de base

• Baccalauréat en administration des affaires ou dans un autre domaine pertinent. La maîtrise serait un plus.
• Minimum de 5 ans d’expérience de travail dans les fonctions administratives / de bureau, de gestion de flotte et de soutien logistique, avec des responsabilités croissantes. Expérience avec une ONG un plus.

Langues requises – Maîtrise professionnelle requise en anglais et en Français.

Voyages – Doit être disposé et capable de voyager jusqu’à 20%.

Connaissances, compétences et aptitudes

• Très bonnes compétences en planification, organisation et gestion du temps
• Capacité de faire preuve de jugement et de prendre de bonnes décisions
• Forte orientation vers le service à la clientèle avec de très bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles
• Conduite éthique et capacité de maintenir la confidentialité
• Proactif, ingénieux, axé sur les solutions et les résultats

Qualifications préférées

• L’expérience et les capacités de gestion du personnel qui sont propices à un environnement d’apprentissage un plus.
• Maîtrise du package MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) et des systèmes de gestion de l’information.

Avertissement : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, des efforts, des tâches et des responsabilités associés au poste.