Creative Associates International recrute pour ces 02 postes (23 Décembre 2023)

Résumé du poste

• L’assistant logistique fournit un soutien quotidien sur les besoins logistiques du projet, ce qui comprend, mais sans s’y limiter, les processus de transport des marchandises achetées, garantissant les mouvements coordonnés du personnel et soutenant le responsable principal des opérations/du bureau dans la gestion des fournisseurs.

Tâches essentielles :

• Avec le soutien du directeur principal des opérations/du bureau, aider à coordonner les besoins en matière de voyages et d’activités des équipes de projet avec les fournisseurs, les agences de voyages, les sociétés de location de voitures, les hôtels et d’autres fournisseurs.
• Soutien à l’organisation logistique des réunions et des ateliers. Cela comprend, sans toutefois s’y limiter, la préparation du matériel de formation, la demande de fournitures pour l’atelier, l’organisation du voyage et l’hébergement du participant, le cas échéant et nécessaire.
• Avec le soutien du responsable principal des opérations/du bureau, aider au traitement et au paiement en temps opportun de toutes les demandes de remboursement du personnel, aux paiements des fournisseurs et autres transactions avec l’unité financière.
• Organiser la prise en charge et le retour à l’aéroport pour le personnel local et international, les STTA et les consultants, en veillant à ce que le voyageur dispose des coordonnées du chauffeur qui viendra le chercher, et que le personnel international reçoive un téléphone local fonctionnel, préchargé avec les principaux contacts d’urgence. numéros à l’arrivée.
• Soutenir le responsable principal des opérations/du bureau dans la gestion des mouvements des véhicules dans le bureau d’Abuja en coordonnant les mouvements des véhicules en fonction du calendrier de travail de l’équipe basée à Abuja et des membres de l’équipe en visite pour garantir que toutes les dispositions de transport requises sont efficaces et organisées.
• Aider le responsable principal des opérations/du bureau à gérer les véhicules de bureau et à assurer la surveillance des journaux de bord et de l’entretien des véhicules, le cas échéant.
• Aider à surveiller la consommation de diesel du générateur et à s’assurer que le diesel du générateur se situe dans les limites du niveau du stock tampon.
• Aider à surveiller et à signaler les heures de maintenance préventive et de maintenance du générateur en vue d’alerter la société de service.
• Aider à l’entretien et au réapprovisionnement des fournitures de bureau.
• Prise en charge de la collecte et du téléchargement des rapports sur les véhicules (feuilles de bord, renonciations, coupons de carburant et liste de contrôle quotidienne des véhicules), sur SharePoint.
• Soutenir la réalisation mensuelle d’une vérification ponctuelle des actifs et le rapport mensuel.
• Soutenir les contrôles réguliers des stocks et réconcilier les écarts.
• Aider à optimiser les niveaux de stocks pour répondre à la demande tout en minimisant les excédents.
• Soutenir le responsable principal des opérations/du bureau avec l’étiquetage des actifs et la mise à jour des enregistrements d’inventaire des actifs.
• Toute autre tâche qui pourrait être assignée

Qualifications

Éducation et expérience, compétences et aptitudes minimales requises

• Un diplôme d’études secondaires est requis.
• Au moins 1,5 an d’expérience professionnelle préalable (+1 an d’expérience professionnelle généralisée et comprenant au moins au moins 6 mois d’expérience spécifique par rapport au poste requis).
• Connaissance des règles et réglementations de l’USAID, expérience antérieure de travail sur des projets financés par l’USAID préférée.
• Connaissance des règles et réglementations en matière de passation des marchés du gouvernement américain.
• Capacité à utiliser et à gérer des systèmes de suivi.
• Excellente compétences en communication et relation interpersonelles.
• Excellentes compétences en matière de tenue de dossiers et de documentation.
• Maîtrise de la suite MS Office, notamment Excel et Word ;
• Connaissance avancée de l’anglais parlé et écrit requise.
• Solides compétences organisationnelles et multitâches.
• Soucieux du détail et axé sur la précision.

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Résumé du poste

• Le directeur de bureau principal effectuera un large éventail de tâches liées aux opérations, à la logistique et à la gestion de bureau.
• Le directeur de bureau principal sera responsable de la communication intra-bureau, de la gestion des immeubles de bureaux et des approvisionnements, de la rationalisation des procédures administratives et opérationnelles, de la maintenance/de la gestion du contrôle des stocks et de la supervision du personnel.

Tâches essentielles :

• Assurer la direction de la gestion globale des biens et du contrôle des stocks, des rapports, des documents de contrôle de garde et du rapprochement des stocks de biens consommables et non consomptibles, y compris la saisie des données sur SharePoint, la surveillance des contrôles/vérifications ponctuels, et plus encore, conformément aux règles et réglementations de l’USAID.
• Effectuer le rapprochement des inventaires du cycle et effectuer l’exercice d’inventaire planifié, maintenir et mettre à jour les registres d’inventaire des ressources pour le projet.
• Gestion des actifs et des biens, y compris la mise à jour du registre principal des propriétés, le suivi des mouvements de propriété, l’entretien de toutes les fournitures et équipements de bureau et la planification des réparations et des remplacements.
• Coordonner les réunions et formations internes et externes pour le projet. Cela peut inclure la réservation de lieux et de rafraîchissements, la coordination des invitations et des horaires.
• Gérer les véhicules du projet en supervisant leur répartition d’utilisation, leurs réparations, leurs services et leur entretien. Préparer et soumettre des rapports pertinents sur les véhicules, y compris les déplacements, la consommation mensuelle de carburant et l’entretien.
• Coordonner tout le soutien logistique pour le personnel, le personnel international, les STTA et les consultants, y compris les transports et autres déplacements, l’hébergement à l’hôtel, etc.
• Gestion du parc de véhicules et du transport : Organiser l’attribution et la disponibilité quotidienne du ou des véhicules et mettre en place des outils de suivi des véhicules (carnets de bord, processus de réservation des véhicules, etc.)
• Contrôle les niveaux de stock du magasin en effectuant des vérifications physiques et des comptes avec des rapports en temps opportun sur l’état des stocks pour projeter le réapprovisionnement des stocks.
• Assurer la liaison avec le responsable informatique pour garantir que l’infrastructure informatique du personnel et du bureau est établie et entièrement fonctionnelle.
• Tenir à jour les listes téléphoniques des employés, le guide des opérations du projet, les affectations de bureau et le plan d’étage.
• Assurer la liaison avec le propriétaire de l’immeuble selon les besoins pour la gestion et l’entretien des locaux
• Rassemblez toutes les fiches de bord utilisées du vendeur de voitures, avec les factures et les demandes de paiement pour traiter le paiement de chaque mois.
• Gérer la surveillance de la consommation de diesel des générateurs pour garantir que le diesel du générateur ne descende pas en dessous du niveau du stock tampon.
• Gérer le générateur de suivi et de reporting des heures de maintenance préventive et de maintenance en vue d’alerter la société de service.
• Établir et maintenir une opération de soutien logistique qui fonctionne bien pour le bureau – coordination et utilisation efficaces des véhicules.
• Organiser la réparation et l’entretien du matériel et des machines de bureau pour garantir que le personnel travaille efficacement sans aucune interruption.
• Effectuer toute autre tâche liée au projet, telle que spécifiée par le responsable principal des opérations.

Qualifications

Éducation et expérience, compétences et aptitudes minimales requises

• Diplôme BA/BS requis et diplôme MA/MS souhaité.
• Diplôme de premier cycle en administration des affaires, en gestion ou dans un domaine connexe requis, maîtrise préférablement.
• Au moins 8 ans d’expérience professionnelle préalable, dont au moins 5+ années d’expérience spécifique en gestion/administration de bureau.
• Doit avoir au moins 4 ans et plus d’expérience en supervision directe avec des groupes ou des équipes de personnel requis.
• Connaissance des règles et réglementations de l’USAID, expérience antérieure de travail sur des projets financés par l’USAID préférée.
• Solide connaissance des règles et réglementations en matière de passation des marchés du gouvernement américain.
• Forte capacité à utiliser et à développer des systèmes de gestion et de suivi.
• Excellente compétences en communication et relation interpersonelles.
• Excellentes compétences en matière de tenue de dossiers et de documentation.
• Maîtrise de la suite MS Office, notamment Excel et Word ;
• Connaissance avancée de l’anglais parlé et écrit requise.