Creative Associates International est une société de développement mondial dynamique et à croissance rapide qui se spécialise dans l’éducation, la croissance économique, les institutions démocratiques et la stabilisation.
Le programme Littorals Regional Initiative (LRI) de l’OTI est en mesure de fournir un soutien aux homologues locaux dans des États côtiers spécifiques d’Afrique de l’Ouest pour résister aux pressions croissantes des VEO en s’attaquant aux facteurs d’instabilité, notamment : les conflits localisés, la marginalisation ethno-religieuse, le manque de compréhension de la menace VEO , les griefs locaux contre les structures de gouvernance et la faible cohésion sociale. LRI complète la présence plus large de l’USAID dans la région en fournissant des programmes ciblés à court terme qui réduisent les fenêtres d’expansion des VEO et aident les gouvernements nationaux et les communautés locales à renforcer leurs capacités de prévention.
Le responsable des subventions assurera une gestion efficace et efficiente de l’administration des subventions et concevra des mécanismes flexibles, innovants et de réponse rapide pour cibler les zones clés. Il / elle veillera également à ce que la fonction de gestion et d’administration des subventions soit toujours conforme aux politiques et procédures de Creative et de l’USAID ; et travaillera au renforcement des capacités des bénéficiaires de subventions ainsi que des autres membres du personnel dans le domaine de la gestion des subventions.
Note sur le lieu : Ce poste est basé à Tamale, dans le nord du Ghana.
Le responsable des subventions relève du gestionnaire principal des subventions.
Responsabilités
Les responsabilités principales incluent, mais ne sont pas limitées à ce qui suit :
Développement d’activité
- Contribuer activement aux discussions internes sur la stratégie programmatique et les idées d’activités.
- Mener des recherches et des activités de sensibilisation pour identifier des partenaires potentiels, des consultants et des bénéficiaires du programme.
- Soutenir le gestionnaire principal des subventions dans l’élaboration de portées de travail et de sollicitations ciblées (demandes de candidatures, déclarations de programme annuelles.).
- Travailler en étroite collaboration avec l’agent principal de développement du programme et les bénéficiaires sur l’élaboration des plans et budgets de mise en œuvre des activités.
- Mener des évaluations sur place des capacités des bénéficiaires, y compris des examens des systèmes financiers et administratifs.
- Pour chaque activité en cours de développement, assurez-vous que le contexte de l’activité, le plan de mise en œuvre, le budget et le plan de suivi et d’évaluation sont cohérents et cohérents.
Mise en œuvre de l’activité
- Assurez-vous de la conformité avec les politiques de subventions de Creative, comme indiqué dans le manuel de terrain et l’addendum au manuel d’activités du programme (manuel des subventions).
- Mettre à jour et maintenir les fichiers de subventions dans le système de gestion des subventions de Creative, SharePoint, ainsi que la base de données en ligne USAID/OTI.
- Principalement des contacts réguliers avec les bénéficiaires du LRI dans le cadre du portefeuille du responsable des subventions, au minimum via un appel hebdomadaire.
- Travailler avec le Snr. Grants Manager dans la rédaction des accords de subvention et des documents de gestion des subventions connexes (mémoire de négociation, formulaires de conformité environnementale, etc.) conformément aux politiques et procédures de Creative.
- Effectuez des visites ponctuelles sur le site des activités pour comprendre comment les bénéficiaires mettent en œuvre leur subvention. Rédigez des notes d’activité concises documentant ces visites.
- Collaborer avec l’équipe de suivi, d’évaluation et d’apprentissage et Snr. Le responsable des subventions doit s’assurer que les notes d’activité ont été téléchargées dans la base de données USAID/OTI sur une base hebdomadaire.
- Faciliter les réunions de lancement des subventions, en coordination avec le personnel des finances, des achats et du programme.
- Assurer le contrôle de la qualité et l’intégrité des données dans les bases de données de subventions en ligne de Creative et de l’USAID/OTI et s’assurer que les données du système sont toujours à jour.
- Surveiller le budget et les échéanciers des activités, en coordination avec les départements des programmes, des achats et des finances pour s’assurer que les dépenses au niveau des activités sont sur la bonne voie et assurer un contrôle de la qualité sur toutes les modifications requises. Maintenir un suivi budgétaire pour chaque activité, en les mettant à jour toutes les deux semaines en étroite collaboration avec le personnel des finances.
- Participer à la réunion hebdomadaire du service régional des subventions et fournir des mises à jour pour le site
Clôture de l’activité
- Effectuer un rapprochement financier du budget de l’activité en partenariat avec le personnel des achats et des finances et informer le gestionnaire principal des subventions que les fonds doivent être désengagés.
- Effectuer un examen final des fichiers de subvention, y compris les fichiers multimédias (photos, vidéos) et s’assurer qu’ils ont été téléchargés sur le système de gestion des subventions de Creative (SMART), SharePoint ainsi que la base de données en ligne USAID/OTI.
Travail d’équipe et gestion des relations
- Travailler en étroite collaboration avec le responsable principal du développement des programmes, le responsable des achats et de la logistique et le responsable des finances.
- Faire partie d’une plus grande équipe de programme multilingue opérant à travers le Bénin, le Togo et le Ghana, partageant l’expérience et apprenant des expériences des autres.
- Présenter les mises à jour des activités directement à l’USAID/OTI lors des réunions hebdomadaires ; préparer des diapositives Powerpoint documentant les dernières mises à jour d’activité.
- Aider le SGM à fournir des conseils et une interprétation au personnel du programme ainsi qu’aux bénéficiaires des politiques et procédures de subventions de Creative et de la réglementation de l’USG.
- Aider le SGM à fournir une formation et un soutien en matière de conformité des subventions au personnel créatif.
- Autres tâches requises du gestionnaire principal des subventions (SGM).
Qualifications
- Baccalauréat dans un domaine pertinent ou qualification professionnelle comptable/financière requise.
- Minimum de 4 ans d’expérience professionnelle avec trois (3) ans d’expérience professionnelle dans des contextes opérationnels de terrain complexes et difficiles.
- Minimum un (1) an de travail sur un programme de donateur international avec une composante de subvention. Expérience antérieure de subvention de l’USAID fortement préférée.
- Compétence en informatique et utilisation de logiciels financiers.
- Compréhension de la gestion du budget et du contrôle des coûts.
- Excellentes compétences en anglais écrit et parlé.
- Doit être disposé à être basé à Tamale, dans le nord du Ghana.
- Maîtrise des langues parlées dans le nord du Ghana souhaitée.
- La maîtrise de la langue française est souhaitée mais pas obligatoire.
- Doit avoir une autorisation de travail existante pour le Ghana.
