Creative Associates International Inc. est une entreprise de services professionnels dynamique et en pleine croissance spécialisée dans le développement international, notamment dans les domaines de l’éducation et de la stabilisation des environnements post-conflits. Basée à Washington DC, l’entreprise est présente dans 30 pays à travers le monde avec un portefeuille robuste de projets qui inclut des contrats globaux avec l’Agence des États-Unis pour le Développement International (USAID) et d’autres clients dont le Département d’État et le Ministère Américain de la Défense. L’entreprise a acquis une solide réputation auprès de ses clients dans le monde entier et jouit d’une bonne estime de la part de ses concurrents et de ses partenaires.
DESCRIPTION DU PROGRAMME
En étroite collaboration avec l’Ambassade des Etats-Unis au Bénin et USAID, le but du Programme Régional d’Appui aux Pays Côtiers (PRAPC) financé par USAID/OTI est d’appuyer les priorités de la politique étrangère des Etats-Unis pour consolider la stabilité et prévenir l’extrémisme violent dans les pays côtiers, y compris le Bénin.
Les objectifs initiaux du programme sont:
- Mettre en œuvre rapidement et de façon efficace des activités pertinentes et ciblées sur le terrain qui peuvent être amplifiées.
- Informer et améliorer la qualité des interventions du Gouvernement Américain en exécutant des activités pilotes et en partageant les rapports de mise en œuvre.
- Offrir une capacité de réponse rapide, allant du recrutement des consultants à l’exécution d’activités à impact rapide en cas de survenance de crise ou d’une opportunité.
SOMMAIRE DU POSTE
La / Le Spécialiste Logistique et Achats (SLA) est chargé de l’ensemble des processus d’achat, de suivre les achats de biens et de services tout au long du cycle d’approvisionnement, de veiller à ce qu’une concurrence adéquate soit réalisée pour les achats et de fournir un mentorat régulier en matière d’achat au personnel pour soutenir la mise en œuvre du programme. La / Le Spécialiste Logistique et Achats (SLA) est également chargé de la gestion de la logistique pour le bon fonctionnement du bureau et des activités.
Lieu de travail: Ce poste est basé à Parakou, Département du Borgou, Bénin (sujet à confirmation).
RAPPORTAGE & SUPERVISION
La/le Spécialiste Logistique et Achats rend compte, sur le plan administratif, au Gestionnaire Régional du Programme. Elle/il rend également compte, sur le plan technique, au Spécialiste Sénior Logistique et Achat ainsi qu’au Directeur Général Adjoint-Operations basés à Accra, Ghana.
Responsibilities
RÔLE ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Les tâches spécifiques du poste incluent mais ne se limitent pas à:
- Mettre en œuvre les processus d’approvisionnement et les opérations logistiques pour le programme, y compris les subventions, en suivant strictement toutes les règles et réglementations ainsi que toutes les stipulations établies par l’USAID, Creative Associates et la loi Béninlaise. Les règles et règlements comprennent:
- ADS (Automated Directive System)
- FAR (Federal Acquisition Regulations)
- CFR (U.S. Code of Federal Regulations)
- AAPD (Acquisition & Assistance Policy Directive)
- Droit Béninlais.
- Gérer / maintenir un registre et un système de fichiers pour les achats afin de permettre des audits efficaces des documents et des processus. La / le SLA veillera à ce que tous les dossiers d’achat, y compris les propositions, les évaluations, les documents d’attribution, les contrats officiels et la correspondance, soient stockés en temps réel sur les systèmes d’approvisionnement en ligne et de gestion de l’information de Creative Associates.
- Fournir une formation sur l’approvisionnement et la livraison de biens et services à l’équipe du programme, aux bénéficiaires et partenaires en ce qui concerne les protocoles établis par le programme et la loi locale.
- Gérer l’état des comptes pour tous les comptes de crédit établis avec les fournisseurs.
- Superviser et vérifier l’approvisionnement en biens en fonction du contexte et / ou des besoins du bénéficiaire, de la communauté et / ou de l’activité.
- Développer et analyser les spécifications techniques des biens/services et équipements, en tenant compte de l’investissement, de la perte et de la valeur associée; revoir et ajuster les budgets, au besoin.
- Concevoir et préparer les termes de référence et / ou les spécifications techniques pour les matériaux, les biens et les services, pour les contrats, les acquisitions et les achats, en collaboration avec l’équipe du programme. Assurer la présentation d’une sélection suffisante qui répond aux exigences d’assurance qualité, de livraison et de transparence.
- Travailler avec des fournisseurs locaux, nationaux et internationaux de biens et de services pour assurer la qualité des approvisionnements, tout en maintenant des normes éthiques élevées.
- Assurer des achats compétitifs en attirant des fournisseurs potentiels pour l’achat de biens ou de services, soit par le biais d’appels d’offres directs, soit par d’autres mécanismes garantissant des normes élevées de transparence.
- Mener des études de marché auprès de fournisseurs dans plusieurs secteurs par le biais d’expressions d’intérêt ou de demandes d’informations.
- Développer des contrats d’achat globaux sur une base continue pour mettre à jour les coûts des fournisseurs.
- Désigner ou participer à des comités d’évaluation des propositions soumises par les différents fournisseurs, selon les termes de référence et les règlements sollicités.
- Vérifier la qualité et la quantité des produits en fonction du contexte et / ou des besoins du bénéficiaire, de la communauté et / ou du projet.
- Traiter les achats conformément aux règles et réglementations respectives.
- Maintenir un contrôle strict des budgets des subventions et des dépenses financières.
- Coordonner la logistique de livraison avec l’équipe du programme et / ou les bénéficiaires pour obtenir les permis requis, y compris les reçus de livraison.
- Coordonner le transport, les permis, les autorisations, les assurances, le chargement et le déchargement des marchandises / matériaux, et l’allocation financière ou les dépenses connexes au titre des subventions.
- Communiquer tous les calendriers de livraison correspondant aux acquisitions relatives aux activités et aux opérations du programme, y compris la projection des dépenses connexes.
- Vérifier que les produits livrables sont complets et réalisés en temps opportun.
- Gestion des stocks: responsable de la maintenance de l’inventaire et de la production de rapports d’inventaire précis conformément aux politiques des créateurs et des donateurs.
- Gestion des véhicules: coordonner et maintenir la gestion du parc de véhicules et leur utilisation efficace, ainsi que d’autres services de transport à l’appui des objectifs du programme.
- Préparatifs de voyage: Coordonner les réservations de voyage – vols, hôtel, prise en charge / retour à l’aéroport.
- Organiser l’entretien régulier des équipements électriques et des dispositifs de sécurité.
- Effectuer d’autres tâches à la demande du Gestionnaire Régional de Programme, du Spécialiste Senior Logistique et Achats et du Directeur Général Adjoint-Operations.
Qualifications
QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES:
- Diplôme d’études secondaires requis, baccalauréat dans un domaine pertinent (administration des affaires, droit, etc.) très recherché.
- Au moins quatre (4) ans d’expérience de travail générale avec au moins deux (2) ans d’expérience en approvisionnement.
- Une expérience préalable de l’USAID ou d’un autre bailleur de fonds est hautement souhaitable.
- Expérience de la budgétisation et de l’analyse des coûts.
- Maîtrise de MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.
- Grand souci du détail et capacité à développer des systèmes de suivi.
- Solides compétences en communication et capacité à bien fonctionner en équipe.
- Connaissance approfondie de l’anglais parlé et écrit hautement souhaitée, niveau moyen requis.
- Maîtrise du français écrit et parlé.
- Maîtrise supplémentaire des langues locales du nord du Bénin souhaitée.
- Capacité démontrée à résoudre des problèmes administratifs difficiles et complexes.
- Une expérience de travail dans un environnement de conflit est un plus.
- Doit avoir une autorisation de travail existante pour le Bénin.
