Counterpart International recrute pour ce poste (16 Mars 2023)

Sous la supervision du Responsables des Achats & Contrats, le/la Chargé (e) des Achats et Contrat aura pour responsabilité de gérer les aspects liés à l’achat des équipements, matériels, des services et produits pour le compte du projet, gérer le stock de fourniture de bureau, maintenir une bonne relation avec les fournisseurs et les clients et ce, en conformité avec la politique d’achat, les procédures d’achat de l’organisation et les règlementations du l’USAID. Le/la Chargé(e) des Achats devrait avoir de forte capacité de collaboration et de la gestion des problèmes et supposé apporter des recommandations sur les exigences de la conformité et lesmeilleurs pratiques opérationnelles.

DESCRIPTIONS DES TACHES ET RESPONSABILITES :

1. 
   S’engager avec les fournisseurs et maintenir les relations client

• S’assurer d’une mise en compétition transparente et adhérer strictement aux procédures d’achat de l’organisation en ce qui concerne les relations avec les fournisseurs pour assurer une transparence et un bon traitement des fournisseurs.
• S’assurer que collecter et d’archiver les NIF, RC, Dispenses ISB, dispenses TVA de tous fournisseurs avec qui nous traitons.
• S’assurer de faire le Visual Compliance de chaque fournisseur avant d’engager toute opération.
• Coordonner avec le département Finance pour s’assurer que les paiements aux fournisseurs sont effectués dans les délais requis.
• S’assurer de demander à temps les exonérations et de suivre l’obtention de ces exonérations (TVA et Douane) des biens et service auprès de l’USAID, de la DONGAD, de la DGI et la DGD.
• Tenir un rapport de suivi des exonérations.
• Informer le management de tous changements sur le marché en faisant de manière régulière une étude de marché (changement de prix, nouveau fournisseur, nouveau produit, pénurie des produits, etc.)
• Gérer les contrats d’approvisionnement en conformité avec des obligations contractuelles.
• Rédiger les documents d’appel d’offres et de contrat et gérer le processus de passation des marchés. Veiller à ce que les documents rédigés répondent aux besoins des parties prenantes internes.
• Surveiller les performances des contractants pour s’assurer qu’ils respectent les normes requises par le contrat et les règles et règlements pertinents de Counterpart.

2) Gestion de l’approvisionnement (Gestion des achats)

• Appuyer le Responsable des achats à mettre en place un plan d’achat annuel, trimestrielle et mensuel et veiller à sa mise en œuvre efficace.
• Créer et mettre à jour la fiche de suivi des achats pour soumettre à son superviseur et au management au besoin.
• Contribuer dans la mise à jour hebdomadaire du Procurement et Priority Tracker pour le suivi des approvisionnements avec le siège (Procurement et Priority Tracker)
• Mettre en place des carnets de bon de réception de biens interne et assurer que chaque demandeur signe le bon de réception et que chaque bon de réception signé est joint à la documentation de payement.
• Veiller à ce que tout achat réponde au principe de coût de l’USAID :  coût autorisé, coût allouable et coût raisonnable.
• S’assurer qu’il existe une base de données des fournisseurs et des index des prix des biens et services provenant d’étude de marché.
• Veiller à réserver les hôtels pour les visiteurs et personnel en mission et les salles de réunion à l’extérieur du bureau à l’occasion des ateliers ou conférences de Counterpart.
• Veiller à ce que tout achat/approvisionnement se fasse à temps.
• Appuyer le Responsable des achats à mettre à jour régulièrement la base de données et l’index de prix (la liste des prix) en conformité avec les politiques d’achat de l’organisation.
• S’assurer que toutes les décisions d’achats sont en conformité avec les politiques et procédures de Counterpart et de l’USAID.
• Initier les invitations à soumissionner aux offres et collecter les cotations des fournisseurs si nécessaire, s’assurer que toutes les activités d’achat/d’approvisionnement sont documentées entièrement et sont soumis à qui de droit (Superviseur, Finance, COP, HQ) de manière transparente à travers la demande d’achats, la réquisition, le RFQs/RFAs, les devis, les pro formas, l’analyse de prix, états de comparaison, le memo de sélection,  le mémo d’achat, Contrats, ordres d’achat, bon de commande, factures, le ‘goods received note’,  reçus, pièces justificatives de paiement et bon de livraison.
• Maintenir une numération d’ordre de tous les ordres de paiement (bon de commande, contrat…)
• Veiller aux respects de délais de paiement pour le traitement de toutes les factures fournisseurs.
• A la demande du Responsable des achats, organiser les comités d’achat tels qu’exigé par les politiques de Counterpart en conformité avec les procédures.
• Observer les règles et règlements d’achat en ce qui concerne le rapport qualité prix. L’achat de matériels de qualité et la livraison à temps doivent toujours être mis en avant.
• Appuyer le programme et le management à travers des conseils sur les pratiques et procédures requises, y compris la conduite de la formation pour tout le staff.

• Participer dans la négociation et la signature des contrats de prestations de service et des bon de commande d’achat tel qu’autorisé par le superviseur.
• Classer de manière très ordonnée toutes les activités d’achat et les rendre accessible à tout moment.

3) Gestion des stocks du sous bureau (fournitures de bureau, fournitures de pause-café et consommables informatique)

• S’assurer du renouvellement de stock à temps.
• S’assurer que chaque bien en stock a une fiche de stock et que la fiche de stock est mise à jour à chaque entrée ou sortie.
• S’assurer qu’un rapport de stock est disponible chaque mois et le soumettre à son superviseur

4)Gestion des Equipements du sous bureau

• Gérer à travers une fiche de sortie toute remise de matériel, d’équipements, de fournitures au staff, au bureau national et aux bureaux régionaux.
• Faire le suivi et la mise à jour du fichier des inventaires.
• Procéder à l’étiquetages des nouveaux matériels acquis.

5) Gestion des bâtiments du sous bureau

• Procéder aux petites réparations du Bureau de Counterpart :

1. Plomberie
2. Electricité
3. Froid ; etc.

LE PROFIL RECHERCHE POUR OCCUPER LE POSTE DE CHARGE DES ACHATS ET CONTRATS

Un minimum 3 à 5 ans d’expérience professionnelle dans le domaine des achats, de la gestion des contrats, de l’administration des contrats ou de la logistique et de la gestion de la chaîne d’approvisionnement est requis ;

• Une bonne connaissance pratique du droit des contrats et une expertise dans le traitement des questions contractuelles complexes ;
• Expérience et connaissance des procédures et réglementations des agences du gouvernement américain (telles que l’USAID) en matière de passation de marchés ;
• Être bien organisé et axé sur les détails, avoir le sens de l’initiative et être capable de travailler avec peu de supervision ;
• Très bonnes compétences en matière de communication orale et écrite ;
• Capacité à travailler sous pression ;
• Bonne moralité, discrétion et esprit d’équipe ;
• Connaissance de la région de Dosso est un atout ;
• Maîtrise du français et de l’anglais
• Compétences informatiques (Word, Excel, PowerPoint)

POUR POSTULER :

 Les candidat(e)s intéressé(es) par cet avis sont prié(e)s de faire parvenir leur dossier de candidature par adresse email : [email protected] en soumettant leur lettre de motivation et leur curriculum vitae détaillé avec les adresses emails de trois (3) personnes de référence au plus-tard le 23 mars 2023 à 17h30.  Veuillez indiquer «Chargé des Achats & Contrats» dans l’objet du courrier électronique. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Counterpart International ne retournera pas les dossiers.

Counterpart International croit fermement à l’égalité des chances pour tous, sans égard à la race, la religion, la couleur, l’origine nationale, la citoyenneté, le sexe, le statut de vétéran, l’âge, l’état matrimonial, la préférence sexuelle, le handicap ou toute autre caractéristique personnelle protégée.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées