Expertise France est une Agence publique et un acteur clé de la coopération technique internationale, qui fait partie du groupe de l’Agence Française de Développement (groupe AFD). EXPERTISE FRANCE lance en Côte d’Ivoire le recrutement d’un.e Chargé.e des Fonctions Support Projet – MIGRET (H/F).
Description de la mission
Le.la Chargé.e des Fonctions Supports sera responsable des missions suivantes :
Gestion logistique :
- Assister la cheffe de projet dans l’organisation d’événements (séminaires, ateliers, formations) liés aux activités du projet, en lien avec le pôle Logistique : assurer l’envoi des invitations et établir les listes de participant.e.s, préparer les fournitures et le matériel nécessaire au bon déroulement des activités ;
- Anticiper les démarches nécessaires pour la programmation, l’organisation et le bon déroulement des missions : transport, hébergement, demandes de visas, ordres de mission, besoins sanitaires et sécuritaires ;
- Faciliter la contractualisation de contrats d’expertise et d’achats, en lien avec le pôle Achat et Juridique ;
- Assurer la collecte, la vérification et le traitement des pièces justificatives (notes de frais, factures, listes de présence, attestations de formation…) avant soumission à la cheffe de projet pour validation ;
- Aider à l’identification et la formulation des besoins du projet pour l’achat de produits de visibilité (brochures, papeterie, goodies…), en lien avec le chargé de communication, si applicable.
Gestion administrative :
- Assurer l’enregistrement et le classement des livrables et documents projet, notamment au format numérique, selon les procédures d’Expertise France, en lien avec le siège ;
- Réaliser des tâches administratives et de secrétariat en appui à l’organisation générale du projet : proposition d’outils de coordination, mise à jour des calendriers du projet, mise en forme des documents, tenue de fichiers de partenaires et contacts tiers, relances téléphoniques, gestion de courriers, rédaction de compte-rendu, et toute autre tâche selon les besoins (organisation de réunions, prise de rendez-vous) ;
- Appuie le Chargé Suivi Evaluation Redevabilité et Apprentissage dans la gestion et le suivi des subventions.
Gestion financière :
- Assurer l’attribution des lignes budgétaires, le suivi et le contrôle des dépenses du budget mensuel du projet pour les exercices de redevabilité interne, en appui à la cheffe de projet et en lien avec la Chargée de finance en collaboration avec l’USP ;
- Participer à la mise à jour les outils de pilotage financier, contribuer à l’élaboration du rapport financier et veiller au calendrier de transmission des rapports financiers ;
- Appuyer le siège d’Expertise France dans la préparation des demandes de fonds pour les besoins du projet ;
- S’assurer de l’éligibilité des dépenses ainsi que du respect des procédures financières d’EF et du bailleur dans la mise en œuvre des activités, en collaboration avec l’USP ;
- Contrôler et valider les paiements fournisseurs ;
- Gérer les indemnités des missions d’expertise terrain.
Communication :
- Appuyer, au besoin, les activités de communication propres au projet ;
- Mettre à jour et suivre la base de données photos et de vidéos en lien avec l’équipe projet ;
- Mettre à jour l’agenda sur le site internet du projet.
Description du projet ou contexte
Agence publique, Expertise France est l’acteur interministériel de la coopération technique internationale, filiale du groupe Agence française de développement (groupe AFD). Deuxième agence par sa taille en Europe, elle conçoit et met en œuvre des projets qui renforcent durablement les politiques publiques dans les pays en développement et émergents. Gouvernance, sécurité, climat, santé, éducation.
Elle intervient sur des domaines clés du développement et contribue aux côtés de ses partenaires à la concrétisation des objectifs de développement durable (ODD), pour un monde en commun.
La Côte d’Ivoire est le premier pays d’intervention d’Expertise France pour la région du Golfe de Guinée. L’agence y met en œuvre de nombreux projets régionaux et intervient sur une grande diversité de thématiques (éducation, santé, énergie, finances publiques, sécurité…).
Le.la Chargé.e des Fonctions Support de projet, basé dans les bureaux d’Expertise France à Abidjan, contribue à l’organisation et à la mise en œuvre des activités du projet « MIGRET », au sein d’une équipe composée du/de la directeur.rice de programme et d’une cheffe de projet (basées à Abidjan), les chargées de projet (basées à Paris) et en bonne intelligence avec les équipes support de l’Unité Support Projets (USP) basées à Abidjan.
Profil souhaité
Il/Elle devra remplir les conditions suivantes :
Niveau d’étude :
- Diplôme supérieur en gestion administrative, gestion de projet ou tout autre diplôme pertinent pour le poste.
Expériences :
- Expérience d’au moins 3 ans sur un poste similaire ;
- Expérience préalable dans des projets de coopération internationale requise ;
- Expérience préalable dans la gestion de projet évènementiel appréciée ;
- Expérience dans le domaine des migrations est un plus.
Compétences et qualités :
- Sens de l’organisation et de la rigueur, attention aux détails ;
- Capacités d’analyse et de synthèse ;
- Esprit d’initiative, capacité à être proactif et sens des responsabilités ;
- Capable de s’organiser dans un environnement complexe et de travailler sur un grand nombre de dossiers simultanément ;
- Capacité de communication, bon relationnel et sens du travail en équipe ;
- Compétences rédactionnelles ;
- Excellente maîtrise des outils bureautiques, principalement Excel et Word ;
- Maîtrise courante du français (écrit et oral).
Informations complémentaires
- Période de prise de fonction souhaitée : Juin 2025;
- Documents à soumettre : CV et lettre de motivation (3 pages maximum);
- Nature du contrat : Contrat de droit ivoirien à durée déterminée;
- Rémunération : selon grille salariale EF et profil.
Les candidat(e)s intéressé(e)s par cette opportunité sont invité(e)s à soumettre leur CV et Lettre de motivation mentionnant au moins 3 références dans les meilleurs délais.
Expertise France se réservant la possibilité de procéder à la présélection avant la date de fin de la présente publication.
Expertise France se réserve la possibilité de finaliser un recrutement avant la date de clôture de réception des candidatures, en raison de l’urgence du besoin.
Expertise France ne fait payer, à aucune étape de ses recrutements, un quelconque montant aux candidats.
Expertise France est un employeur qui respecte l’égalité des chances et offre des chances égales à tous les employés et candidats à l’emploi, sans distinction d’ethnie, de religion, de sexe, de nationalité, d’âge ou de handicap.
