Côte d’Ivoire : le PAM recrute (24 juillet 2025)

Le Programme alimentaire mondial est la plus grande organisation humanitaire au monde qui sauve des vies dans les situations d’urgence et utilise l’aide alimentaire pour construire une voie vers la paix, la stabilité et la prospérité, pour les personnes qui se remettent d’un conflit, de catastrophes et de l’impact du changement climatique.

Chez WFP, l’humain est au cœur de toutes nos actions et notre vision de l’avenir est celle d’équipes diversifiées, engagées, compétentes et performantes, sélectionnées au mérite, travaillant dans un environnement de travail sain et inclusif, incarnant les valeurs de WFP (intégrité, collaboration, engagement, humanité et inclusion) et travaillant avec nos partenaires pour sauver et améliorer la vie de ceux qu’elle sert.

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POURQUOI REJOINDRE LE PAM ?

• Le PAM est lauréat du prix Nobel de la paix 2020.
• Le PAM offre un environnement de travail hautement inclusif, diversifié et multiculturel.
• Le PAM investit dans le développement personnel et professionnel de ses employés à travers une gamme de programmes de formation, d’accréditation, de coaching, de mentorat et d’autres programmes ainsi que par des opportunités de mobilité interne.
• Un parcours professionnel au sein du PAM offre une opportunité passionnante de travailler dans différents bureaux nationaux, régionaux et mondiaux à travers le monde, et avec des collègues passionnés qui travaillent sans relâche pour garantir qu’une aide humanitaire efficace parvienne à des millions de personnes à travers le monde.
• Nous offrons une rémunération attractive (veuillez vous référer à la section Conditions générales de cette annonce de poste).

ARRIÈRE-PLAN

La Capacité africaine de gestion des risques (ARC) est une agence spécialisée de l’Union africaine. L’Agence ARC dirige le Groupe ARC, une institution de financement du développement qui fournit des outils et des infrastructures financières pour aider les pays à gérer les risques de catastrophes naturelles et à s’adapter au changement climatique. Elle compte 38 pays membres de l’UA et est supervisée par un conseil d’administration de niveau ministériel élu par la Conférence des Parties. La phase de conception et de mise en place de l’ARC a été gérée par le PAM, dans le cadre d’un protocole d’accord avec l’Union africaine, et le PAM continue de fournir un soutien administratif à l’Agence ARC par le biais d’un accord de services administratifs.

RESPONSABILITÉ ORGANISATIONNELLE DE LA POSTE

Sous la direction générale de la politique et de la gestion, et sous la supervision directe du Directeur général du groupe ARC, le/la Chargé(e) de mission principal(e) auprès du/de la DG est responsable des activités de gestion du front office afin d’améliorer le bon fonctionnement du Cabinet du/de la Directeur(rice) général(e). Les responsabilités et les principaux résultats attendus sont les suivants :

• Soutien aux entreprises de premier plan
• Communication de bureau
• Responsabilités en matière de gestion des ressources

PRINCIPALES ACTIVITÉS FONCTIONNELLES

Diriger le soutien opérationnel du directeur général : L’associé exécutif principal dirige une gamme complète de mesures de soutien opérationnel et de suivi en collaboration avec un large éventail de parties prenantes internes et externes, y compris la direction et les cadres supérieurs. Dans ce contexte, il/elle identifie, évalue et répond de manière indépendante à l’évolution des besoins opérationnels, identifie les questions urgentes et sensibles et les transmet, si nécessaire, aux responsables concernés en faisant preuve de discernement. Le/La titulaire effectue des recherches sur divers sujets afin de préparer et de consolider des rapports complets, des notes d’information, de la documentation, etc. Il/elle organise et facilite le travail du Bureau du directeur général afin de garantir l’intégrité dans l’utilisation des ressources et le respect des règles et procédures établies. Il/elle évalue constamment les processus opérationnels et recommande des améliorations aux processus, procédures et pratiques opérationnels, et met en œuvre de nouvelles méthodes ou de nouveaux outils pour les améliorer en dirigeant une prestation efficace de services de soutien opérationnel. Il/elle sera également responsable de la gestion et du suivi de projets spéciaux pour le DG, dont certains ont un impact organisationnel important (recrutements gérés par le DG).

Communication interne : Le/La titulaire est responsable de la gestion des communications du Cabinet du/de la Directeur(trice) général(e). Dans ce contexte, il/elle gère et suit une correspondance et des documents variés, complexes et sensibles, afin d’en assurer la priorisation et l’acheminement appropriés. En tant que point focal pour les questions protocolaires, il/elle est également chargé(e) d’examiner toute la correspondance sortante afin d’en vérifier la qualité et le respect des normes protocolaires pertinentes. Il/Elle est également responsable de la tenue des dossiers et des bases de données, numériques et traditionnels, du Cabinet du/de la Directeur(trice) général(e).

Responsabilités en matière de gestion des ressources :  Le membre du personnel est responsable de l’intégrité, de la transparence et de l’équité dans l’utilisation personnelle des ressources du Centre de ressources en ARC qui lui sont attribuées, y compris l’équipement et les fournitures. Il peut coordonner et superviser le travail des autres membres du personnel de soutien, soutenir leur apprentissage et leur perfectionnement, et s’assurer que le personnel possède les connaissances et les systèmes et procédures à jour nécessaires à l’exercice de ses fonctions.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (liste non exhaustive) :

• 1 Fournir un soutien d’assistant exécutif dédié.
• 2 Coordonner et fournir une gamme complète de services de soutien, y compris des actions de suivi, la résolution de problèmes et de situations imprévues, pour le fonctionnement efficace des opérations commerciales.
• 3 Coordonner et superviser le travail des autres membres du personnel de soutien et soutenir leur apprentissage et leur développement afin de garantir que le personnel possède des connaissances à jour des systèmes et des procédures nécessaires à l’exercice de ses fonctions.
• 4. Surveiller, superviser et adapter régulièrement les procédures existantes et collaborer avec un large éventail de parties prenantes au sein de l’organisation pour identifier, évaluer et répondre aux besoins commerciaux en constante évolution.
• 5 Gérer les communications du bureau et agir comme point d’escalade pour les requêtes commerciales complexes, afin de garantir que les priorités et les questions urgentes sont identifiées et traitées, et que des services cohérents et de qualité sont fournis aux clients.
• 6 Préparer et/ou consolider des rapports complets, de la documentation, de la correspondance, des notes d’information, etc. et mener des recherches dans le domaine de travail.
• 7. Gérer et surveiller une variété de correspondances et de documents complexes afin de garantir une priorisation et un acheminement appropriés et le respect des délais établis ; examiner les documents et le matériel préparés par d’autres membres du personnel pour assurer la qualité et le respect des délais établis.
• 8. Surveiller et évaluer le(s) budget(s) afin de garantir que les ressources financières prévues sont utilisées efficacement.
• 9 Évaluer et recommander des améliorations aux procédures et aux pratiques, afin de contribuer à la prestation efficace des services de soutien aux entreprises.
• 10 Coordonner et superviser la tenue des dossiers et des bases de données, afin de garantir que les informations sont bien organisées et facilement accessibles au personnel.
• 11. Collaborer avec un large éventail de personnes pour comprendre les besoins de l’entreprise et y répondre efficacement.

IMPACT DES RÉSULTATS CLÉS / FACTEURS DE SUCCÈS

Le/La titulaire du poste est chargé(e) de dossiers complexes et sensibles, susceptibles d’impliquer des relations avec des cadres et des hauts fonctionnaires, au sein et en dehors du CRA. Étant donné que le/la titulaire assume la responsabilité indépendante de travaux techniques et spécialisés, les instructions reçues sont larges et exigent initiative et jugement pour répondre aux questions de manière autonome. Il/Elle est responsable de l’application d’un large éventail de règles et procédures administratives spécialisées, y compris les questions protocolaires, dans le cadre de sa direction du Cabinet du/de la Directeur(trice) général(e). Ses responsabilités peuvent également inclure des responsabilités de supervision, notamment la responsabilité du travail des assistants administratifs et du personnel temporaire et/ou contractuel.

PRÉSENTATION / RELATION DE TRAVAIL

Le titulaire de ce poste de direction est amené à communiquer avec diverses parties prenantes, notamment au niveau de la direction et de la haute direction, au sein et à l’extérieur de l’ARC. Cette communication exige tact et discrétion, ainsi qu’une connaissance du protocole.

COMPÉTENCES TECHNIQUES / FONCTIONNELLES REQUISES

• Une connaissance générale des systèmes, politiques, règles, réglementations et procédures de l’UA et de l’ONU régissant l’administration des ressources humaines serait un atout.
• Connaissance approfondie des principes et processus commerciaux courants, des méthodes pratiques de soutien aux entreprises, des procédures et des systèmes utilisés dans le domaine de travail, acquise grâce à une formation spécialisée et à une expérience professionnelle.
• Excellentes compétences en communication pour collaborer avec un large éventail de personnes afin de fournir des services de soutien complets.
• Capacité à analyser et interpréter les données financières et à suivre les budgets.
• Capacité à effectuer des analyses de données complexes pour identifier les améliorations de processus.
• Expérience dans la supervision, le soutien et/ou la formation d’autres personnes, ainsi que dans la coordination des ressources et l’organisation de son propre travail.
• Capacité à affirmer ses opinions et à persuader les autres en développant des arguments logiques et bien raisonnés.
• Un sens élevé de la confidentialité.

QUALIFICATIONS DE RECRUTEMENT REQUISES

• Un diplôme d’études secondaires est requis, ainsi qu’un certificat d’études postsecondaires dans le domaine d’activité concerné.

• Au moins sept (7) années d’expérience à des postes à responsabilités croissantes dans le secteur d’activité concerné, avec une expérience dans des fonctions administratives de haut niveau. Une expérience en gestion de front office est requise.

COMPÉTENCES EN COMMUNICATION ET LINGUISTIQUES

• Excellentes compétences en communication écrite et verbale (niveau C) en anglais et en français.

• La connaissance pratique d’une autre langue officielle (arabe ou portugais) serait un atout.

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