Corus International est la société mère d’une famille d’organisations de classe mondiale et un leader mondial du développement international, avec 150 ans d’expérience combinée au sein de nos sociétés. Nous sommes une organisation inclusive qui croit que la diversité et les différences ne font que nous rendre plus forts. Nous sommes des perturbateurs car en remettant en question les conventions, nous innovons et maximisons le bien que nous pouvons faire dans le monde. Nous promouvons l’interconnectivité parce que les problèmes complexes nécessitent des solutions globales et intégrées. Et nous sommes agiles, car le monde évolue rapidement et nous évoluons au rythme du changement. Nos plus de 800 employés dans le monde sont des experts dans leur domaine et se consacrent à aider les personnes les plus vulnérables du monde à briser le cycle de la pauvreté et à mener une vie saine.
Chez Corus, nous valorisons le domaine d’expertise spécialisé de chaque employé et favorisons la croissance professionnelle. Nous promouvons un environnement de travail engageant et solidaire, dans lequel les employés se sentent habilités et motivés à innover, à apprendre et à collaborer. Et comme nos entreprises travaillant souvent en partenariat, nos employés ont la possibilité de travailler au sein de notre famille d’entreprises.
Corus s’engage en faveur de la diversité, de l’équité et de l’inclusion sur son lieu de travail mondial, et nous croyons que la justice sociale et le respect de la dignité humaine de chaque personne sont fondamentaux dans tout ce que nous faisons en tant qu’organisation.
De plus amples détails sur l’organisation peuvent être trouvés à l’adresse suivante : https://corusinternational.org
Lutheran World Relief (LWR), membre de Corus International lance un appel à candidatures pour le recrutement d’un (e) Gestionnaire des subventions / Grant Officer pour son projet PROFIT, dont le bureau principal est basé à Kara, au Togo.
Fiche de poste :
Le/la Gestionnaire des subventions a pour mission de gérer administrativement le cycle complet d’attribution des subventions et des sous-contrats, y comprenant la sollicitation, l’examen, l’exécution, la gestion de la mise en œuvre, le suivi, la communication avec les bénéficiaires et la clôture.
Le/la gestionnaire des subventions travaillera directement avec le personnel et les dirigeants des partenaires afin d’assurer la bonne exécution des activités désignées par chaque partenaire et la bonne utilisation des ressources financières fournies par le projet pour mettre en œuvre ces activités. Il/elle fournira une assistance technique aux partenaires afin de renforcer les capacités de leur personnel à gérer efficacement leurs activités, à respecter les termes de leur accord de partenariat et à rendre compte correctement à LWR.
Encadrement :
Il/elle est sous la supervision du Directeur de l’Administration et des Finances.
Rôles et responsabilités :
- Gestion de projet et conformité des sous partenaires de mise en œuvre
Cette responsabilité devra couvrir 80 % de son temps de travail.
- Assister les partenaires en développant des plans de travail réalistes et des budgets associés en accord avec leurs champs d’action dans le cadre du projet PROFIT ;
- Suivre les progrès des partenaires par rapport à leur plan de travail et à leur budget, y compris la résolution des problèmes, l’analyse de leurs niveaux de progrès et de leurs taux d’absorption, et l’ajustement de leurs plans de travail ou de leurs plans de dépenses si nécessaire afin de s’assurer qu’ils atteignent leurs objectifs ;
- Aider le partenaire à rester en conformité avec ses accords de sous-partenariat avec LWR en collaboration avec l’équipe des finances et de l’administration ;
- Aider les partenaires à préparer des rapports de qualité, des demandes d’avances de fonds ou d’autres produits livrables soumis à LWR.
- Former ou encadrer le personnel du/des partenaires sur les aspects nécessaires de la gestion de projet afin de combler les lacunes en matière de capacité ;
- Coordonner les actions de clôture des partenaires ;
- Assurer le suivi de signature et le rappel des dates limites des livrables ;
- Assurer la réception des livrables mensuels, trimestriels et/ou annuels des ONG & autres partenaires ;
- Faire le dispatching des livrables reçus aux départements concernés (Technique & Finance) ;
- Recevoir les demandes de paiement aux ONGs & partenaires autres du bureau finance pour vérification et approbation suivant les termes et conditions de leurs contrats/agréments ;
- Initier les paiements en temps opportun des ONG & autres partenaires ;
- Assurer l’actualisation des documents de support pour le paiement des contractuels du ministère suivant les politiques et procédures de CORUS et du Bailleur de fonds ;
- Assurer la pleine conformité avec les politiques, les meilleures pratiques et les procédures de LWR/Corus et de l’USDA relatives aux sous-contrats et au développement des subventions, aux attributions, à la mise en œuvre, au suivi et à l’évaluation , et à la clôture des subventions et des contrats ;
- Organisateur des réunions de lancement pour les contrats, les subventions et les accords locaux afin d’établir des relations de travail et des mécanismes de communication avec les partenaires et de s’assurer qu’ils comprennent les conditions, les livrables attendus, l’énoncé des travaux, le budget approuvé, les exigences en matière de rapports et de conformité, et les canaux de communication ;
- Être le Point de Focal pour le Groupe départemental des subventions et de contrats pour les demandes ponctuelles des ONG & autres partenaires en assurant un suivi minutieux et des réponses dans les délais ;
- Assurer la liaison officielle de CORUS avec les points focaux des bénéficiaires pour la gestion des contrats, des subventions et des ententes, et coordonner les communications avec les sous-boursiers, les sous-récipiendaires et les bénéficiaires
- Organisateur et le système de classement des subventions : gérer les dossiers, fichiers et archives, en assurant la complétude et l’accès facile ;
- Planifier les agendas, organiser, préparer et distribuer le matériel nécessaire, les comptes-rendus et faire le suivi des réunions de suivi des sous accords avec les partenaires de mise en œuvre ;
- Assurer le suivi de toutes les activités relatives au partenariat de LWR/CORUS avec les ONG et autres partenaires en se focalisant sur le respect des échéances selon les planifications établies.
- Assurer la coordination de tous les suivis nécessaires impliquant les autres Services de LWR/CORUS (Administration, Comptabilité, Programme etc..) en lien avec les Subventions et Contrats ;
- Supporter l’équipe administrative et financière dans le recueil d’information des autres directions pour l’élaboration des rapports et autres obligations légales/fiscales de LWR /CORUS en tant qu’ONG ;
- Assurer le suivi de remplissage du « Risk Assessment » et autres documents internes de LWR /CORUS ;
- Coordonner la réception, le dispatching et le traitement des requêtes programmatiques et financières reçues des partenaires et bénéficiaires, s’assurer qu’ils soient complets et exécutés dans les délais ;
- Suivi des subventions à contribution
Cette responsabilité devra couvrir 20 % de son temps de travail. Il/elle servira de secrétariat technique au comité de sélection des subventions à contribution.
- Fournir une assistance technique aux partenaires afin de renforcer les capacités de leur personnel à gérer efficacement leurs activités, à respecter les termes de leur accord de partenariat et à rendre compte correctement à LWR ;
- Assister le comité technique à élaborer des plans de travail de sélection des subventions à contributions et veiller à la conformité avec les procédures de CORUS et de USDA ;
- Rédiger les rapports de sélection des bénéficiaires ;
- Proposer les notifications d’attributions de subventions ;
- Aider le/les partenaires à rester en conformité avec les accords de subventions ou ses protocoles d’accord avec LWR ;
- Coordonner les actions de clôture des partenaires.
Assurer toutes les autres fonctions et tâches qui lui seront demandées dans le cadre des mandats de Corus au Togo .
Formation et expériences :
- Avoir au minimum une Licence (Bac+3) en Administration, Finances, Gestion de projets, Gestion de subventions, contrats et Procurement ou une expérience équivalente dans ces domaines ;
- Avoir un minimum de trois (3) à cinq (5) années d’expérience dans la gestion de subventions ou postes similaires ;
- Avoir des capacités démontrées en analyse comptable et financière et en élaboration de budget ;
- Connaissance éprouvée des subventions ou projets de développement financés par les bailleurs de fonds internationaux (USDA, USAID, UE, Banque Mondiale, etc…) ;
- Avoir une excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Excel ;
- Avoir une capacité avérée en communication écrite et orale formelle de haut niveau en français et en anglais, et les langues locales du Togo.
Savoir être et attitude :
- Être une personne intégrée, responsable, et orientée résultats, indépendante, proactive, discrète, qui sait prendre des initiatives ;
- Avoir des compétences organisationnelles, en gestion du temps, être attentif aux détails ;
- S’inscrire dans une attitude de réactivité et esprit de synthèse ;
- Avoir de bonnes compétences en rédaction et synthèse, en communication, en gestion des relations humaines ;
- Avoir une capacité de collaborer et de communiquer efficacement en équipe ;
- Être capable de travailler sous pression, avec une supervision limitée et un sens aigu des priorités, et pouvoir gérer plusieurs dossiers à la fois (multitâches) dans un environnement complexe et dynamique avec plusieurs homologues et partenaires avec mode de travail et personnalités diverses.
Exigences physiques et mentales
- Déplacements sur le territoire national (jusqu’à 50 % du temps en fonction des périodes d’activités du projet) ;
- Les exigences mentales essentielles à l’exécution répondant aux descriptions de poste comprennent, sans toutefois s’y limiter : l’apprentissage de nouvelles tâches, la compréhension et la conservation d’informations, l’exécution de tâches de manière indépendante , la communication efficace verbalement et par écrit, la démonstration de la maîtrise des logiciels informatiques pour exécuter les tâches assignées.
Autres tâches :
Cette description de poste n’est pas conçue pour couvrir ou contenir une liste complète des activités, tâches ou responsabilités du poste. Les devoirs, responsabilités et activités peuvent changer à tout moment. Tous les postes doivent effectuer toute tâche supplémentaire assignée par le superviseur.
Conditions de travail, déplacements et environnement
- LWR une politique de travail hybride. Les tâches du poste nécessitent une présence régulière d’au moins 5 jours/semaine. L’employé doit être disponible pour travailler en dehors des heures normales de bureau ou la fin de semaine, selon les besoins.
- L’employé/e doit être disponible pour travailler en dehors des heures normales de bureau ou la fin de semaine, selon les besoins.
- Ce poste doit être capable de voyager selon les besoins à des fins professionnelles au plan national et international selon les normes les standards des politiques de Corus. En exerçant les fonctions de ce poste dans différents endroits, l’employé peut être exposé à des environnements précaires avec des risques de haute sécurité et/ou des conditions de vie très rudimentaires et des conditions météorologiques extérieures, ainsi qu’à des maladies infectieuses.
