Depuis 2013, COOPI travaille dans les régions de Kayes, Ségou et Mopti, au Mali, avec des projets de lutte contre la malnutrition infantile, la protection de l’enfance et d’appui psychosocial mais, a récemment démarré avec un projet de Santé visant à réduire la morbidité et la mortalité des enfants de moins de cinq ans dans ces régions dans le cadre de la coopération avec l’UNICEF/Fond Mondial.
Depuis 2018, COOPI apporte également une assistance aux enfants affectés par le conflit dans les régions du centre à travers des services de prise en charge, soutien psychosocial et appui à la réintégration communautaire. COOPI est également partenaire d’UNICEF et des autres agences des Nations Unies dans le monitorage des violations faites aux enfants dans le contexte du conflit. COOPI a un bureau de coordination à Bamako, des bases régionales à Mopti et Ségou et des sous-bureaux régionaux à Djenné et Bankass (région de Mopti) avec des prévisions d’extension sur d’autres zones. COOPI intervienne avec l’appui financier d’ECHO, AICS, UNICEF, et le Fond-Mondial
Objectif du poste :
Veiller à la correcte gestion des finances et des engagements administratifs des projets dans le respect des procédures du bailleur de fonds et de COOPI en lien étroit avec les Chefs de projets. L’administrateur de projet est le responsable de la qualité de la dépense des projets sur lesquels est affecté. Conseille le chef de projet sur les risques et les opportunités financiers liés au budget. Veille avant tout à ce que les projets répondent aux normes de qualités et que les budgets soient respectés.
Responsabilités :
Gestion comptabilité / finance / RH :
- Participe à la mise à jour du logiciel comptable en lien étroit avec le Chef de projet ;
- Faire analyse des risques financiers du projet et partage des recommandations avec le Chef de projet et l’Admin pays ;
- Assure la gestion efficace de la comptabilité des projets en conformité avec les procédures COOPI et celles des bailleurs de fond ;
- Supervision de la gestion efficace de la trésorerie des projets (caisse et banque) et notamment la réconciliation mensuelle (physique et avec le logiciel comptable) en collaboration avec les Chefs de projets et l’administrateur Pays ;
- Mise à jour régulière des instruments comptables et informatiques de comptabilité des projets afin de permettre le monitorage et le contrôle des dépenses ;
- Mise à jour régulière des données financières des projets en conformité avec les données financières de l’Administration pays ;
- Garantir le contrôle des pièces justificatives, des contrats avec les fournisseurs et vérifier la loi fiscale ;
- Garantir le passage des consignes administratives, comptables et financières entre le Chef de projet et entre les assistants comptables ;
- Garantir le paiement des taxes fiscales et sociales mensuelles ;
- Appui aux chefs de projets à l’élaboration/mise à jour du prévisionnel mensuel des dépenses visant à la requête mensuelle de fonds.
Appuis à la Gestion administrative et mise à jour des documents administratifs :
- Assurer l’élaboration des contrats de travail et de prestations de services ;
- Participation à la rédaction des contrats de collaborations en lien avec les Chefs de projets ;
- Appui au Chef de projet dans le cadre du processus de recrutement du Personnel local (TdR et contrats, bulletins de salaire et paiement, le suivi des congés, des absences, des évaluations, mesures disciplinaires, des requêtes individuelles) ;
- Tenir à jour le calendrier des échéances des projets (divers paiements, assurances, fiscalités, réunions, rapports, etc…) et faire des rappels aux Chefs de projet ;
- Appui au Chef de projet à la gestion administrative du personnel national du projet en conformité avec le Code du travail du pays et le manuel RH Coopi ;
- Appui à la supervision des admin bases sur la règlementation de COOPI et des spécificités bailleurs ;
- Appui au Chef de projet à la préparation des communications aux bailleurs de fonds, modifications budgétaires et d’avenants ;
- Rédaction des rapports financiers intermédiaires et finaux du projet en collaboration avec le Chef de Projet et sous la supervision de l’Administrateur pays ;
- Préparation de la documentation pour les audits du projet en collaboration avec le Chef de projet et sous la supervision de l’Administrateur Pays.
Archivage numérique et physique
Au début de chaque projet :
- Mettre en place un plan d’archivage en lien avec le Chef de projet et le faire valider par l’admin pays ;
- Supervision de l’archivage des documents des bases et acheminement des paquets mensuels (numériques et physiques) à la coordination ;
- Mise à jour mensuelle des archives de chaque projet.
A la fin du projet :
- Mise à jour définitive des archives ;
- Préparation des colis pour envois au bailleur selon le besoin.
Profil du Candidat :
Formation / Expériences spécifiques :
- Formation universitaire en gestion, finance et/ou ressources humaines (min Bac+4) ;
- Solide expérience en gestion financière d’ONG minimum 2 ans ;
- Bonne expérience de gestion de la comptabilité ;
- Excellente maîtrise du français, parlé et écrit ;
- Excellente connaissance paquet MS Office (surtout Excel) ;
- Maîtrise des procédures des principaux bailleurs de fonds (ECHO, AICS, FMI, UNICEF, etc.) ;
- Bonnes capacités rédactionnelle, organisationnelle et d’initiative.
Compétences transversales :
- Aimer le travail minutieux et avoir le souci de la qualité ;
- Autonomie dans la gestion des priorités et de temps ;
- Excellente capacité de communication et de collaboration en interne et en externe avec les différents partenaires à différents niveaux et maintien des relations de confiance ;
- Esprit d’équipe et flexibilité ;
- Capacité de gestion du stress.
COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.
