- BREVE HISTORIQUE DE COOPI
Cooperazione Internazionale, COOPI en sigle, est une Organisation Internationale d’origine Italienne dont son siège est à Milan. Elle opère depuis 1965 en faveur des populations vulnérables des pays pauvres. En cinquante ans d’activités, plusieurs projets de développement et d’urgence ont été réalisés dans une quarantaine de pays.
COOPI est née avec la vocation d’appuyer et de participer au développement socio-économique des pays pauvres tout en étant un instrument de solidarité et d’échange socioculturel entre le Nord et le Sud. COOPI est engagée dans l’assistance humanitaire et dans le développement.
COOPI a ouvert sa mission au Mali en 2012.
COOPI applique une tolérance zéro envers toute forme d’exploitation et d’abus sexuels et tout membre du personnel est tenu de respecter les valeurs organisationnelles, en particulier la diversité, l’inclusion, l’intégrité, le dévouement et le respect pour les autres.
Fonction : Administrateur (trice) de Base : Un (01) poste
Lieu d’affectation : Sevaré/Mopti avec des missions terrain dans la région de Mopti y compris dans les cercles d’interventions.
Durée du contrat : 06 mois avec possibilité d’extension
Date de début : Immédiate
Les candidatures féminines sont fortement encouragées !
- Objectif principal du poste
L’objectif principal du poste est d’assurer le suivi administratif, comptable et les taches protocolaires des projets de COOPI dans le territoire concerné.
Il/Elle supervise le travail des équipes d’appui aux projets (personnel de ménage, etc) en lien avec l’organigramme en vigueur.
- Gestion de la comptabilité/finances des projets:
– Gérer efficacement la trésorerie des projets (caisse et banque) et notamment la réconciliation mensuelle (physique et avec le logiciel comptable DESY/Merlino) en collaboration avec les chefs de projet et l’administrateur Pays ;
– Garantir le paiement des taxes fiscales et sociales mensuelles le cas échéant dans les délais et faire des alertes pour prévenir les retards ;
– Appuyer les chefs de projets à l’élaboration/mise à jour du prévisionnel mensuel des dépenses visant à la requête mensuelle de fonds ;
– S’assurer que les avances sont payées et fermées avant la clôture des comptes.
– Analyser les besoins financiers du projet et les partager avec le chef de projet, l’administratrice pays et le chef de mission ;
– Gérer efficacement la comptabilité de toutes les dépenses réalisées au niveau du projet en conformité avec les procédures internes COOPI et celles du bailleur de fonds ;
– Mettre à jour régulièrement les instruments comptables et informatiques de comptabilité des couts de fonctionnement du projet (DESY, budget prévisionnel…) afin de permettre le monitorage et le contrôle des dépenses ;
– Garantir la conformité des pièces justificatives, des contrats avec les fournisseurs ; Vérifier la loi fiscale ;
– Définir avec le chef de projet, la logistique les besoins annuels de fonctionnement du projet et soumettre le budget à l’administratrice pays et au Chef de mission pour analyse, validation et intégration dans le budget prévisionnel annuel du projet.
- Responsabilités/Tâches spécifiques
Sous la responsabilité de l’Administrateur de pays, Il/Elle est en charge de :
– Tenue de la caisse
– Tenue de la comptabilité et règlement des factures dans le respect des procédures
– Gestion administrative des ressources Humaines des projets
– Gestion administrative des projets dans le territoire concerné
– Gestion du protocole
– Réaliser des missions terrains dans le cadre des ses activités sur demande de son supérieur hiérarchique
– Assure le respect des procédures administratives et financières de COOPI et les normes en vigueur au Mali dans son champ de compétences
– Superviser le travail des équipes d’appui sous sa responsabilité
– Participation à toutes les activités nécessaires au bon fonctionnement du service, et ceci à la demande de responsable selon les besoins.
Objectif 1 : Gestion des équipes d’appui
En lien avec son responsable hiérarchique, il/elle :
– supervise, anime, forme et encadre les membres des équipes d’appui au projet travaillant sous sa supervision (personnel de ménage).
– suit les absences et remplacements du personnel d’appui (personnel de ménage)
– anime des réunions si nécessaire avec son équipe et établi un compte rendu à sa hiérarchie
– établit un plan d’action et fixe des objectifs pour chaque membre personnel d’appui (personnel de ménage)
– assure en lien avec son responsable hiérarchique un suivi individuel des membres de son équipe avec des entretiens individuels réguliers
– réalise l’évaluation périodique des personnes qu’il/elle supervise.
– s’assure du respect des règles de sécurité lié à la gestion du cash
Objectif 2 : Responsable de la bonne tenue de la comptabilité
– Assure la tenue de la caisse /coffre et compte:
- Responsable de la tenue quotidienne de la caisse du site,
- Compile toutes les informations et prépare la demande d’Approvisionnement de la caisse
- Fait la vérification de la conformité des dossiers d’achats, factures et des reçus de paiement selon les procédures COOPI et bailleurs, Paye, Classe et archive les dossiers
- Fait le point hebdomadaire de la situation caisse.
- Se soumet aux contrôles de caisses à la demande de l’Administrateur pays
– Assure la tenue de la comptabilité :
- Organise les pièces et les enregistres selon les procédures comptables COOPI.
- Tient la comptabilité dans le livre de dépenses en respect des procédures COOPI en vigueur
- Vérifie, codifie, impute et colle des pièces comptables
- Fait le suivi de la qualité des libellés comptables (clairs, concis, et significatifs)
- Vérifie des factures sur la base des conventions ou contrats signées avec les partenaires et fournisseurs
- Effectue le règlement des factures après validation de l’Administrateur pays et du Chef de projet et/ou Chef de mission COOPI ;
- Assure la photocopie ou scanne de toutes les pièces comptables avant leur expédition à la coordination.
- Effectue l’archivage des pièces comptables numérique et physique
- Fait du suivi de l’état des avances sur le site selon la procédure en vigueur.
- Prépare l’expédition de la compta à la coordination sur demande de sa hiérarchie
Objectif 3 : Responsable du suivi de la gestion administrative des ressources humaines
Dans le respect des procédures COOPI, et loi en vigueur au Mali
– Assure la gestion des dossiers du Personnel
- Prépare les contrats, avenants et autre contrat relatif à un quelconque recrutement de ressources humaines qu’il soumet à sa hiérarchie pour validation.
- Suit les dossiers du personnel journalier : tient au quotidien le contrôle des jours prestés qu’il fait remonter à l’administrateur pour validation. Il est le responsable d’avoir les contrats des journaliers signés en amont des prestations.
- Met à jour et fait remonter toute anomalie dans les dossiers du personnel à l’administrateur.
– Contribue à la gestion du Personnel
- Suit les congés et des absences du staff : heures supplémentaires et récupération après validation de l’Administration
- Tient un classeur des fiches de présence du personnel
- Rassemble tous les documents nécessaires aux formalités administratives ou fiscales, d’embauche, de fin, ou de rupture de contrat de travail des salariés (rédaction du contrat de travail ou avenant, déclaration à l’INPS et AMO ; calcul du solde de tout compte, et autres opérations similaires)
- Effectue du classement des dossiers individuels du personnel national
- Est tenu à une obligation de confidentialité relative aux informations RH, et autres informations qualifiées de confidentielles par COOPI.
– Assure la gestion de paie du Personnel (de la préparation des états de paie au paiement et signatures des documents)
- Responsable de la gestion data de paie (payroll) des employés avec l’établissement des fiches de paie, et factures, et des états d’impôts et charges sociales, en tenant compte des éléments nécessaires (absences, congés, heures supplémentaires, journées de récupération, etc.).
- Prépare les documents relatifs aux salaires et acomptes (avances) sur salaires après validation de l’administrateur. S’assure que le paiement est réalisé. Ce dernier est effectué par ordre de virement bancaire, chèque ou en espèce (cas particuliers)
- Responsable de la gestion data de paie des journaliers avec validation l’administrateur
Objectif 4 : Responsable du suivi administratif
– Assure la gestion de la déclaration fiscale
- Fait de la déclaration, et du paiement des charges sociales auprès de l’INPS après validation par la hiérarchie,
- Exécute dans les délais requis, toutes les formalités administratives et fiscales de mission Ségou auprès des institutions, services et organes agréés (INPS, ANPE, IMPOT, INSEPCTION DU TRAVAIL, MAIRIE, etc.). Tous les paiements sont effectués après validation de la hiérarchie et de préférence par voie bancaire.
– Assure la gestion administrative
- Fait le suivi des relations avec les fournisseurs / prestataires en lien avec son domaine de compétences (agence de transfert des fonds, service public d’assurance, énergie, téléphonie, etc.)
- Archive des documents administratifs, RH ;
- Fait du classement de tous les documents comptable et extra comptable du site.
- Photocopies et archivage des documents comptables
- Met à jour régulièrement les répertoires : nom, adresse, tel et mail…
- Préparer les réunions hebdomadaires en lien avec les participants (préparer des points de l’ordre du jour), assurer la rédaction des comptes de réunions, leur diffusion et leur classement/archivage.
– Assure la gestion des correspondances
- Gère quotidiennement le courrier entrant et sortant, électronique et sur papier.
- Organise le classement et l’archivage de tous les documents émis ou reçus.
- Rédige des correspondances à la demande de la hiérarchie
Objectif 5 : Responsable des activités protocolaires
– Assure la gestion d’accueil : Accueil des équipes nationale et internationales (document d’arrivée, suivi des plannings d’arrivée, mise en place du planning des briefings, etc…)
Objectif 6 : secrétariat
– Organiser le classement et l’archivage de tous les documents émis et reçus
– Diffuser les informations externes de Médecins du Monde aux différents services concernés.
Objectif 7 : Participation à toutes les activités nécessaires au bon fonctionnement du service, et ceci à la demande de COOPI selon les besoin et respect de la confidentialité
– Il/Elle peut être amené(e) dans le cadre de ses fonctions à effectuer d’autres tâches sur demande expresse de son supérieur hiérarchique.
– Il/Elle a une obligation de confidentialité concernant toute l’information dont il/elle disposera
- Compétences et Formation
– Diplôme d’étude supérieur Comptabilité, Administration ou en gestion au minimum bac +3.
– 3 ans d’expériences minimum avérées en comptabilité et administration ou dans un rôle similaire et au sein d’une ONG
– Formation professionnelle dans le domaine de la logistique serait un plus
– Bonne connaissance du droit de travail
– Une parfaite maitrise du Français (parlé et écrit), malinké et Bambara (parlé).
– Très bonne maitrise des outils informatiques : Excel, Word et Power point et Internet
– connaissance et application des logiciels comptables
- Capacités et qualités
Le/La collaborateur (trice) doit :
– Respecter les valeurs/mission de COOPI dans son rôle.
– Avoir des bonnes qualités managériales, de dialogue et de négociation
– Honnêteté et discrétion
– Etre rigoureux, flexible, organisé
– Sens de l’ordre et du rangement
– Bonne capacité de planification et de priorisation des taches
– Capacité de rédaction des dossiers en français et expression orale
– Etre capable de travailler de manière autonome et en équipe
– Etre capable de travailler sous pression et de mener des tâches multiples de front
– avoir un esprit créatif et d’initiatives
- Dossiers de candidature
– Curriculum vitae actualisé avec trois contacts des personnes de références ;
– Lettre de motivation ;
– Diplômes et attestations de travail
Les autres documents seront demandés uniquement aux candidats qui seront retenus pour les prochaines étapes.
DEPOT DU DOSSIER DE CANDIDATURE
Toutes les candidatures doivent être adressées à la Cheffe de Mission COOPI Mali avec comme référence : « REF N°0001/12/ADMIN/MOPTI/2023 », à envoyer au plus tard le 03 Janvier 2024 à 00h00, heures locales à l’adresse mail suivante : [email protected] ou déposées physiquement ou sous pli fermé aux adresses suivantes :
- Bamako : SOTUBA ACI, Rue et Porte non codifiées, Lot N°NA/2598
- Ségou : Q/ Darsalam, Rue 260, Porte : 305
- Sevaré : village CAN près de l’école ATTbougou
Seuls les candidats retenus seront contactés.
Source : ANPE-Mali
