Adjointe administrative
Dakar, SN, BP 23607
ContourGlobal développe, acquiert et exploite des installations de production d’énergie renouvelable et thermique dans le monde entier. Coté à la Bourse de Londres en 2017, nous sommes une entreprise à forte croissance avec 1 500 employés. La Société possède et exploite un portefeuille de 138 actifs de production d’électricité, situés dans 20 pays sur 4 continents, utilisant une large gamme de types de combustibles, de technologies et d’équipements. Nous sommes fiers de notre culture et de nos valeurs, et accueillons des professionnels entrepreneuriaux, créatifs, intellectuellement curieux et ambitieux pour rejoindre notre équipe.
L’objectif de votre rôle est d’améliorer l’efficacité de la gestion de l’administration en fournissant un soutien à la Direction. Vous serez chargée de fournir un soutien administratif et de secrétariat aux équipes de l’entreprise, y compris tous les services. De plus, vous serez responsable de l’organisation et de la coordination des opérations et des procédures du bureau afin d’assurer l’efficacité et l’efficience organisationnelles.
Activité :
- Fournir un soutien administratif et de secrétariat au Directeur général et aux équipes
- Produire des informations en transcrivant, formatant, saisissant, éditant, récupérant, copiant et transmettant du texte, des données et des graphiques ; relecture et révision des lettres et de tous les rapports
- Assister la Direction avec leurs présentations PowerPoint et Excel ou leurs documents Word (c.-à-d. Dactylographie, formatage, révision, impression et reliure)
- Assister l’exécutif en acheminant la correspondance, rédigant des lettres et des documents ; Générateur et analyseur d’informations ; lancer des télécommunications
- S’assurer que les courriers / correspondances entrants / sortants sont traités correctement et distribués quotidiennement (par exemple, lettres, courriels et colis)
- Gérer le calendrier des rendez-vous de l’exécutif en planifiant et en programmant les réunions, les conférences ou les téléconférences
- Préparer des rapports mensuels de revue des activités en collectant et en analysant les informations envoyées par les Managers
- Organisateur les voyages internationaux : réservation de vols, d’hôtels et la gestion des visas internationaux
- Saisir les dépenses en utilisant le système approprié
- Rédiger les procès-verbaux des réunions, publier des rapports et assurer le suivi des tâches convenues
- S’assurer que les biens et les installations de l’entreprise sont en bon état
- Gérer le stockage de fournitures de bureau et passer les commandes
- Préparateur des rapports réguliers sur les dépenses et le budget du bureau
- Maintenir et mettre à jour les bases de données de l’entreprise
- Organisateur d’un système de classement pour les documents d’entreprise importants et confidentiels
- Répondre aux requêtes des employés et des clients
- Mettre à jour les politiques du bureau en cas de besoin
- Tenir à jour un calendrier de l’entreprise et planifier les rendez-vous
- Réserver et préparer les salles de réunion en cas de besoin
- Préparateur des rapports et des présentations avec des données statistiques, comme attribué
- Planifier les événements internes et externes
- Gérer les voitures de l’entreprise et les chauffeurs, y compris les cartes de carburant, les cartes de péage, etc.
- Être l’interface avec les fournisseurs de fournitures de bureau
- Prendre soin des factures liées aux fournitures de bureau
- Effectuer toutes les autres activités autorisées par la Direction.
- S’impliquer dans la mise en œuvre des projets sociaux initiés par l’entreprise dans le cadre de sa politique RSE.
Diplôme et Compétences :
- Baccalauréat en administration ou diplôme équivalent.
- Minimum de 05 ans d’expérience en tant qu’assistant de direction/administratif.
- Doit être à l’aise (oral et écrit) en anglais et en français.
- Une bonne connaissance de Word, Power Point et Excel est indispensable.
- Capacité à prioriser la charge de travail et à travailler de manière autonome.
- Compétences en rédaction administrative / Excellentes compétences en communication.
- Compétences en matière de rapport.
Disponibilité , planification, organisation et gestion du temps
ContourGlobal accorde une grande importance à l’égalité des chances en matière d’emploi et au maintien d’une main-d’œuvre diversifiée qui reflète la riche diversité de notre société et de nos clients.
