Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) est la plus grande ONG du Danemark. Nous sommes une ONG internationale de premier plan, l’une des rares à posséder une expertise spécifique en matière de déplacements forcés.
Objectif Général du poste :
L’assistant.e de la chaîne d’approvisionnement fournira le soutien nécessaire pour maintenir un niveau de service standard pour le personnel de DRC sur le terrain, il/elle sera responsable des tâches logistiques quotidiennes (flotte, gestion des stocks, gestion des equipements, Geston flotte et autres) du bureau à Ngoté pour s’assurer que l’opération est conforme à la politique de DRC
Responsabilités Principales :
- Sous la supervision directe du chef d’équipe chaîne d’approvisionnement et en lien avec le Chargé de la Chaine d’approvisionnement, l’assistant.e chaîne d’approvisionnement sera chargé des tâches suivantes :
GESTION DES STOCKS :
- Assurer la gestion physique et administrative des stocks et assumer la responsabilité des entrepôts et de leur contenu en s’assurant que les entrants et sortants sont gérés conformément aux procédures et politiques DRC avec toute la documentation y afférente ;
- Assurer des conditions de stockage adéquates selon leurs exigences spécifiques au respect des normes de gestion de stock DRC. En collaboration avec le responsable hiérarchique, procéder à un comptage physique mensuel des stocks conformément à la fréquence prédéfinie ;
- S’assurer que tout stock retiré de la base ou au niveau des localités de mise œuvre des projets est accompagné d’un bon de sortie autorisé (liste d’emballage) conformément à la liste approuvée et à un bordereau d’expédition (waybill). En cas de sortie des stocks de programme, un certificat de donation doit être préparé avant l’expédition du stock. Se convenir avec la chaîne d’approvisionnement pour organiser le transport de marchandises et fournir la documentation d’accompagnement appropriée pour le transport (emballage et bordereau d’expédition, certificat de donation) ;
- S’assurer que tous les produits sont suivis par des bin Card et fiche de stock à jour et avec des informations essentielles, (le code du projet, la description, la date d’expiration (le cas échéant), le numéro de lot, etc) ;
- S’assurer que tous les documents associés sont correctement établis et gardés pour une traçabilité claire et la vérification de tous les mouvements de stock en cas d’audit ;
- Alerter le responsable des équipes programme lorsque les niveaux de stocks d’alerte sont sur le point d’être atteints ou les produits périssables approchent leur date d’expiration ;
- S’assurer que toutes les anomalies et dégâts d’inventaire sont dûment documentés, étudiés et signalés à la hiérarchie. Si nécessaire, procéder à une destruction des stocks conformément aux politiques et aux procédures en place en cas de nécessité ;
- Informer immédiatement le responsable hiérarchique de tout problème survenu dans le cadre du travail, notamment en matière de dommages, pertes, tentatives d’effraction ou de vol dans les entrepôts (base, au niveau des localités de mise œuvre des projets et stocks prépositionnés),
- Partager aux équipes programmes et mettre sur le SharePoint, le rapport des stocks de tous les projets, chaque deux semaines ;
- Partager chaque vendredi, le rapport hebdomadaire des stock (tous les projets)
- Faire un inventaire de stock de la sous-base de de Ngotei de manière trimestrielle soit sur une année Janvier, Avril, Juillet, Octobre
GESTION DES EQUIPEMENTS
- Mettre à jour, asset list d’une manière mensuelle.
- S’assurer que tous les équipements existent physiquement et qu’ils sont taggés conformément au numéro dans Dynamics.
- S’assurer que tous équipements attribués à un staff à fait l’objet d’une affectation suivant les procédures de DRC.
- 100% des documents de gestion des équipements sont correctement archivés.
GESTION DE FLOTTE
- Partager le planning hebdomadaire et journalier des mouvements véhicules et motos
- Charger chaque mois, les log book & fiche suivi consommation, bon de carburant ou ordre d’expédition, fiche des stocks carburant des tous les véhicules, générateurs et motos se trouvant à Ngote et faire le rapport mensuel (suivi consommation carburant des véhicules, motos et générateurs) de la flotte/Ngote et procéder à des analyses avant de le partager ou charger sur SharePoint, dans un délai de N+3 jours ouvrable,
- Archiver correctement les dossiers de la flotte/Ngote sur SharePoint et cela sur une base mensuelle,
- Veiller à ce que tous les véhicules DRC soient équipés d’équipements minimums de communications fonctionnels avant leurs déplacements vers les sites et terrain éloignés afin de satisfaire aux exigences en matière de sécurité plus documentation administrative.
AUTRES TACHES :
- Accomplir toute autre tâche assignée par Team Leader Logistique Zone (gestion de la guest-house, faire le back-up en cas de congé ou absence d’un collègue à Ramogi, Mahagi et Beni etc).
Expérience et compétences techniques requises ou souhaitables
- Être au minimum titulaire d’un diplôme de Graduat ou de Licence en sciences sociales, équivalent en logistique, Informatique, électromécanique ou dans un domaine connexe ;
- Maîtrise du français (écrit, parlé) et du swahili et lingala (parlé) très important.
- Avoir une expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans la conduite automobile dont 2 ans dans des ONG (nationales et internationales) ;
- Capacité à vivre et à travailler dans un contexte sécuritaire très volatile ;
- Capacité à fixer, suivre et réorienter des priorités ;
- Bonne compétence de communication
- Capacité à travailler indépendamment et en équipe, dans un environnement multiculturel ;
- Avoir la maitrise de l’outil informatique et des logiciels bureautiques Word, Excel,
