Concern worldwide recrute pour ce poste (25 Novembre 2021)

Concern Worldwide est une ONG humanitaire internationale basée en Irlande dédiée à la réduction de la souffrance et l’élimination de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. Concern vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu de Concern.

À propos du rôle

Il s’agit d’un rôle de remplacement de 24 mois avec des termes non accompagnés basé à Bangui, CAR avec un salaire Grade 5 47 694 € – 52 993 € par an.

Vous relèverez du directeur de pays et dirigerez le responsable de l’administration des ressources humaines, le responsable des TIC et le coordinateur logistique. Vous serez en liaison avec le directeur des programmes, le directeur des finances nationales, d’autres membres du personnel clé et le conseiller logistique régional basé à Dublin.

Nous aimerions que vous commenciez dès que possible.

Votre objectif : En tant que membre de l’équipe de direction de Concern CAR, le directeur des systèmes (SD) dirigera la mise en œuvre efficace et efficiente des programmes de Concern en gérant les systèmes de soutien conformément aux politiques et normes de Concern Worldwide et des donateurs. Dans un environnement de travail dynamique, en élargissant l’équipe et en augmentant le portefeuille de programmes et de donateurs, vous participerez activement au développement stratégique et à la gestion du programme de pays Concern en RCA.

Vous serez responsable de :

Gestion des systèmes

• Examiner les procédures dans tous les sites avec des visites régulières de suivi et d’appui aux programmes sur le terrain pour s’assurer que les procédures sont adaptées aux contextes opérationnels de chaque programme.
• Gérer les systèmes d’information pour surveiller et rendre compte de l’efficacité et de l’efficience des départements administratifs, RH, TIC et logistique.
• Fournir des recommandations pertinentes et opportunes au SMT sur les changements et les améliorations nécessaires des politiques et procédures des systèmes en fonction des besoins du programme et des changements de contexte.
• S’assurer que les systèmes de contrôle sont en place et mis en œuvre efficacement dans tous les départements des systèmes afin de garantir la responsabilisation et l’utilisation conforme des fonds des donateurs et des fonds internes.
• Effectuer des évaluations logistiques, administratives et de sécurité pour tous les nouveaux programmes et établir des systèmes pour de nouveaux sites et interventions.
• Examen de tous les contrats externes afin d’assurer la cohérence, la clarté et de minimiser la responsabilité de Concern.

Gestion budgétaire

• Identifier et mettre en œuvre les économies potentielles et faire des recommandations à SMT.
• Préparer les budgets de l’administration et des transports et des salaires nationaux et suivre les dépenses connexes. Identification proactive des questions à discuter avec les détenteurs de budget et SMT.
• Exigences relatives aux systèmes d’établissement des coûts pour les demandes de financement.Identifier toutes les exigences système spécifiques aux donateurs pour assurer la conformité

Gestion des locaux

· S’assurer que des systèmes adéquats de fournitures, de dotation en personnel et de soutien sont en place pour tous les locaux de Concern

• S’assurer que les baux des locaux sont gérés activement et que les contrats sont évalués
• S’assurer que toutes les questions liées aux autorisations gouvernementales sont gérées de manière proactive.
• Assurez-vous que tous les bureaux, maisons d’hôtes et résidences du personnel international répondent aux normes de sécurité, de santé et de sécurité.

Gestion de l’administration des ressources humaines

• Gestion hiérarchique du responsable de l’administration des ressources humaines
• S’assurer que Concern est pleinement conforme à la législation et aux exigences nationales en matière d’emploi et aux politiques et procédures mondiales en matière de ressources humaines
• Ensuring staff are trained on the Safeguarding Policy and mechanisms to report and reduce potential for abuse are functioning effectively.
• Support the HR-admin manager in overseeing grievance and disciplinary procedures
• Overseeing the logistics arrangements for visitors
• Leading salary and benefit review processes and ensuring results are analysed and shared with SMT and other staff as appropriate.
• Overseeing the management the Health Insurance provision for National Staff.
• Promoting a gender balance at all levels in the workforce.
• Agree targets with SMT for recruitment and ensure these are met.
• Ensuring an effective performance development review (PDR) system is in place and ongoing training is provided to line managers and staff.
• Support the HR-admin manager to develop a capacity building plan for all staff
• Ensuring the systems structure is fit-for-purpose and relevant to support programme implementation effectively.
• Monitoring and reviewing team performance; giving corrective feedback where required and taking decisive action in the case of poor performance.

Logistics management

• Manage the Logistics Coordinator
• Soutenir le coordinateur du journal pour assurer l’entretien rentable de la flotte de véhicules Concern Worldwide et évaluer les exigences de transport du programme de pays sont satisfaites
• Examiner régulièrement les rapports de transport pour assurer une gestion de flotte conforme et identifier les problèmes en temps opportun.
• S’assurer que tous les bureaux adhèrent à la politique de transport et de gestion de flotte, en portant une attention particulière aux procédures relatives au carburant.
• Assurer l’approvisionnement efficace et en temps opportun de biens et de services sur la base des besoins du programme d’une manière transparente et responsable, en garantissant l’optimisation des ressources pour l’organisation et une utilisation justifiable des fonds des donateurs.
• Soutenir les équipes de terrain et le coordinateur des journaux dans l’élaboration d’un plan d’approvisionnement annuel pour chaque programme.
• Chef de file en matière d’appels d’offres, de passation de marchés et d’approvisionnement international
• Assurer une trace papier claire et bien documentée dans les fichiers système
• Élaboration d’un plan pluriannuel de remplacement des actifs (flotte et TIC)
• Superviser le processus de mise à jour du registre des immobilisations.
• S’assurer que tous les magasins et actifs sont gérés et comptabilisés conformément aux politiques de Concern et des donateurs.

Technologie de l’information

• Responsable hiérarchique des TIC
• S’assurer que la politique et les procédures informatiques de Concern sont comprises et respectées par tout le personnel.
• Assurer la fourniture de systèmes de support efficaces, permettant le bon fonctionnement des systèmes informatiques et la gestion des informations (y compris les serveurs, le cryptage, les mécanismes de sauvegarde et de protection).
• S’assurer que tous les équipements HF, VHF et autres équipements de communication sont opérationnels, utilisés conformément à la politique de communication et que la formation requise est fournie au personnel sur les protocoles d’utilisation
• Être en liaison avec le support informatique de Dublin et le conseiller informatique régional en ce qui concerne la maintenance informatique et l’équipement et la gestion informatiques.
• Développer les capacités informatiques du personnel, les compétences et la confiance dans l’utilisation de progiciels communs.

Gestion de la sécurité

• En tant que membre SMT de Concern Worldwide CAR, soutenir et conseiller le CD dans toutes les décisions liées à la sécurité et aux systèmes.

• Contribuer à l’examen et à la mise à jour du plan de gestion de la sécurité mondiale de Concern chaque année et au besoin en fonction de l’évolution du contexte de sécurité.

Vos compétences et votre expérience comprendront :

• Qualification de Master pertinente (logistique, RH ou autre domaine pertinent).
• Cinq ans d’expérience dans un poste de systèmes / opérations avec une ONG internationale, avec deux ans à un niveau supérieur
• Maîtrise de l’Français et de l’anglais (écrit et parlé).
• Gestion d’équipes diversifiées et multi-opérationnelles, y compris la capacité de diriger et de motiver les autres
• Solides compétences en formation et en mentorat.
• Travaux antérieurs dans un contexte similaire
• Travailler avec les principaux donateurs internationaux et respecter les exigences de conformité des subventions.
• Connaissances et expérience spécialisées dans un domaine des systèmes
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles et capacité à motiver les autres
• Délégation, gestion du temps et priorisation des compétences
• Maîtrise de l’informatique et bonne connaissance de Word et Excel.
• Empathie avec la mission, la vision et les objectifs de Concern, ainsi qu’avec notre groupe cible
• Expérience avérée dans la planification des ressources et la gestion budgétaire
• Expérience dans les systèmes de conformité/contrôle et d’atténuation de la fraude.

Nous aimerions également :

• Vous devez être flexible, fiable et proactif
• Vous devez être culturellement sensible et empathique envers les autres
• Vous de pouvoir travailler sous pression et dans des délais stricts;
• Vous pouvez vous rendre fréquemment dans des zones rurales et passer des périodes loin de la capitale dans des conditions assez basiques
• Une attitude « peut faire »