Concern Worldwide recrute pour ce poste (23 Mars 2022)

Concern Worldwide est la plus grande agence d’aide et humanitaire d’Irlande. Depuis sa création il y a 50 ans, elle a travaillé dans 50 pays.

À propos du rôle

Il s’agit d’un poste de remplacement de 24 mois avec des mandats accompagnés basé à Niamey, au Niger, avec 50 % du temps prévu et passé dans les zones de programmes (Tahoua, Diffa, Tillaberi), avec un  salaire de grade 5 de 47 694 € à 52 993 €.

Vous rapporterez au directeur de pays et dirigerez le responsable administratif / coordinateur des ressources humaines, le conseiller informatique sous-régional, le coordinateur logistique et l’administrateur de base-Diffa. Vous assurerez la liaison avec le directeur des programmes, le responsable financier du pays, d’autres membres clés du personnel et le conseiller logistique régional basé à Dublin.

Nous aimerions que vous commenciez dès que possible.

Votre objectif :  En tant que membre de l’équipe de direction de Concern Niger (SMT), le directeur des systèmes (SD) dirigera la mise en œuvre efficace et efficiente des programmes de Concern en gérant les systèmes de soutien requis tout en suivant les politiques et normes de Concern Worldwide et des donateurs. Vous serez responsable de, mais sans s’y limiter :

Gestion des systèmes

· Examen des procédures dans tous les sites avec des visites régulières de suivi et de soutien (jusqu’à 40 % du temps sur le terrain)

• Effectuer des évaluations logistiques, administratives et de sécurité pour tous les nouveaux programmes et établir des systèmes pour les nouveaux emplacements et interventions.

· Gérer les systèmes d’information pour surveiller et rendre compte de l’efficacité et de l’efficience des services administratifs, RH, informatiques, transport et logistique

· Fournir des recommandations pertinentes et opportunes au SMT sur les changements et améliorations requis des politiques et procédures des systèmes en fonction des besoins du programme et des changements de contexte.

· Veiller à ce que des systèmes de contrôle soient en place et mis en œuvre efficacement dans tous les départements des systèmes pour garantir la responsabilité et l’utilisation conforme des fonds des donateurs/internes.

· Examen de tous les contrats externes pour assurer la cohérence, la clarté et minimiser la responsabilité de Concern.

Gestion budgétaire

• Identifier et mettre en œuvre les économies potentielles et faire des recommandations à SMT.
• Préparer les budgets administratifs et de transport et les budgets salariaux nationaux et suivre les dépenses connexes. Identification proactive des questions à discuter avec les responsables du budget et SMT.

· Exigences des systèmes d’établissement des coûts pour les demandes de financement.

· Identifier toutes les exigences système spécifiques aux donateurs pour assurer la conformité **

Gestion de bureau/maison

· Veiller à ce que des fournitures, du personnel et des systèmes de soutien adéquats soient en place pour tous les locaux de Concern

· S’assurer que les baux des locaux sont activement gérés et que les contrats sont évalués

· S’assurer que toutes les questions liées aux autorisations gouvernementales sont gérées de manière proactive.

· Assurez-vous que tous les bureaux, maisons d’hôtes et résidences du personnel international respectent les normes de sécurité, de santé et de sécurité.

Gestion des ressources humaines et administrative

• Gestion hiérarchique du gestionnaire/coordinateur de l’administration des ressources humaines
• Veiller à ce que Concern soit pleinement conforme à la législation et aux exigences nationales en matière d’emploi et aux politiques et procédures mondiales en matière de ressources humaines
• S’assurer que le personnel est formé à la politique de sauvegarde et que les mécanismes de signalement et de réduction des risques d’abus fonctionnent efficacement.
• Suivi des réclamations et des procédures disciplinaires
• Superviser les arrangements logistiques pour les visiteurs
• Diriger les processus d’examen des salaires et des avantages sociaux et s’assurer que les résultats sont analysés et partagés avec SMT et d’autres membres du personnel, le cas échéant.
• Superviser la gestion de la provision d’assurance maladie pour le personnel national.
• Promouvoir un équilibre entre les sexes à tous les niveaux de la main-d’œuvre.
• Convenir des objectifs avec SMT pour le recrutement et s’assurer qu’ils sont atteints.
• S’assurer qu’un système efficace d’examen du développement des performances (PDR) est en place et qu’une formation continue est dispensée aux responsables hiérarchiques et au personnel.
• Identification des besoins stratégiques en formation.
• Veiller à ce que la structure des systèmes soit adaptée et pertinente pour soutenir efficacement la mise en œuvre du programme.
• Surveiller et évaluer les performances de l’équipe ; donner des commentaires correctifs si nécessaire et prendre des mesures décisives en cas de mauvaise performance.

Gestion des transports

• Assurer une maintenance rentable de la flotte de véhicules de Concern Worldwide.

· Garantir des rapports précis et opportuns sur le carburant et le transport et toute recommandation à CMT.

· Évaluer régulièrement les besoins en transport du programme de pays et s’assurer que les solutions appropriées sont mises en œuvre

· Veiller à ce que tous les bureaux adhèrent à la politique de transport et de gestion de flotte, avec une attention particulière aux procédures de carburant.

Achats et gestion des actifs

• Manager le Coordonnateur Logistique – Niamey et Administrateur de Base – Diffa
• Assurer l’approvisionnement efficace des biens et services de manière transparente et responsable, en garantissant l’optimisation des ressources pour l’organisation et l’utilisation justifiable des fonds des donateurs.
• Examiner et superviser un plan d’approvisionnement annuel pour chaque programme/projet.
• Établir et maintenir une liste de fournisseurs pré-qualifiés
• Former, accompagner et contrôler le personnel impliqué dans les achats
• Diriger les appels d’offres, les contrats et les achats internationaux
• Établir et évaluer des accords-cadres dans les domaines d’approvisionnement les plus fréquents

· Garantir une trace écrite claire et bien documentée dans les fichiers système

· Élaboration d’un plan pluriannuel de remplacement des actifs (flotte et informatique)

· Gestion du registre des immobilisations.

· S’assurer que tous les magasins et actifs sont gérés et comptabilisés conformément aux politiques de Concern et des donateurs.

Informatique

• Gérer en ligne le conseiller informatique sous-régional
• S’assurer que la politique et les procédures informatiques de Concern sont comprises et respectées par tout le personnel.
• Assurer la fourniture de systèmes de support efficaces, permettant le bon fonctionnement des systèmes informatiques et la gestion des informations (y compris les serveurs, les mécanismes de cryptage, de sauvegarde et de protection).

· S’assurer que tous les équipements de communication HF, VHF et autres sont opérationnels, utilisés conformément à la politique de communication et que la formation requise est dispensée au personnel sur les protocoles d’utilisation

· Assurer la liaison avec le support informatique de Dublin et le conseiller informatique régional en ce qui concerne la maintenance informatique et l’équipement et la gestion informatiques.

• Développer les capacités informatiques du personnel, ses compétences et sa confiance dans l’utilisation de progiciels communs.

Gestion de la sécurité

• Agir en tant que point focal de sécurité pour Concern Worldwide Niger et assurer la liaison avec les points focaux de sécurité de chaque bureau extérieur et avec d’autres ONGI.
• Soutenir les groupes focaux de sécurité dans chaque emplacement et s’assurer qu’ils disposent des connaissances et des informations nécessaires pour fonctionner avec succès.
• Examen et mise à jour du plan de gestion de la sécurité de Concern Worldwide.
• Veiller à ce que tous les nouveaux membres du personnel et les visiteurs reçoivent des briefings de sécurité approfondis

Vos compétences et votre expérience comprendront :

· Diplôme de Master pertinent (logistique, RH ou autre domaine pertinent).

· Cinq ans d’expérience dans un poste de systèmes/opérations avec une ONG internationale, dont deux ans à un niveau supérieur

· Français et anglais courants (écrit et parlé).

· Gestion d’équipes diverses et multi-opérationnelles, y compris la capacité de diriger et de motiver les autres

· Solides compétences en formation et en mentorat.

· Travaux antérieurs dans un contexte similaire

· Gestion d’une équipe diversifiée de cadres supérieurs

· Travailler avec les principaux donateurs internationaux et les exigences de conformité des subventions.

· connaissances spécialisées et expérience dans un domaine des systèmes

· Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles et capacité à motiver les autres

· Compétences de délégation, de gestion du temps et de priorisation

· Connaissances en informatique et bonne connaissance de Word et Excel.

· Empathie avec la mission, la vision et les objectifs de Concern, et notre groupe cible

· Expérience avérée dans la planification des ressources et la gestion budgétaire

· Expérience dans les appels d’offres et la gestion des contrats

Nous aimerions également :

· Vous êtes flexible, fiable et proactif

· Vous devez être culturellement sensible et empathique envers les autres

· Vous êtes capable de travailler sous pression et dans des délais stricts ;

· Vous devez avoir un peu d’humour

· Vous devez voyager fréquemment dans des régions rurales et passer du temps loin de la capitale dans des conditions assez basiques

· Une attitude « peut faire »

Responsabilité

Le directeur des systèmes est responsable devant le directeur de pays de sa performance. Le soutien fourni dans le maintien d’un système de gestion et de suivi des informations sur le programme, ainsi que les commentaires du CMT concernant l’étendue et la qualité du soutien à l’équipe de projet, ainsi que la conformité aux politiques et procédures de Concern Worldwide seront les principaux moyens d’évaluer les performances.

Confidentialité

• Assurer la non-divulgation de toute information, quelle qu’elle soit, acquise dans l’exercice de ses fonctions, relative aux pratiques et aux activités de Concern Worldwide, à toute autre personne ou organisation sans autorisation, sauf dans l’exécution normale des fonctions ci-dessus
• Assurer une tutelle et une sécurité strictes des données et documents financiers à tout moment, y compris un stockage sécurisé, un classement précis et complet et limiter l’accès au bureau des finances au personnel autorisé uniquement
• Assurer le strict respect des procédures financières et de la politique de fraude de Concern Niger et rester dans les limites de ces politiques à tout moment