Concern est largement reconnu au Tchad comme l’un des principaux acteurs humanitaires travaillant sur la résilience et a aussi récemment intensifié son intervention humanitaire dans le Lac de manière significative afin de soutenir les communautés vulnérables (hôtes, personnes déplacées, réfugiés) touchées par la crise prolongée du lac Tchad.
Il s’agit d’un poste avec des conditions non accompagnées basé à Bagasola, Département de Kaya, Province du Lac, TCHAD pour 12 mois renouvelable avec un salaire Grade 3 €36,527 – €40,586 par an plus avantages.
Vous rapporterez au Coordinateur de zone (AC) à Bagasola et vous serez le Manager du Log/Admin Officer. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le Program Manager (PM) et l’admin/Rh officer basés à Bagasola ainsi qu’avec le Systems Director (SD) et le Finance Manager (CFM) basés à Ndjamena.
Nous aimerions que vous commenciez le plus tôt possible.
Votre objectif: est de fournir un soutien quotidien à la mise en œuvre du programme en s’assurant que les systèmes (informatique, logistique, administration et RH) fonctionnent selon les besoins du programme et conformément aux politiques, procédures et normes de Concern. Sous la supervision du coordinateur de zone(AC), vous améliorerez les compétences de gestion et de planification du personnel Support de Concern de Bagasola et contribuerez au développement de systèmes efficaces et rentables qui respectent les directives, politiques et procédures informatiques, logistiques, RH et administratives. Vous dirigerez l’amélioration continue des systèmes en place et suggérerez des modifications si nécessaires. Vous soutiendrez la mise en œuvre de projets et apporterez un soutien efficace et opportun à tous les programmes de Bagasola dans vos domaines de responsabilité.
Vous serez responsable de:
Gestion du bureau
- Superviser l’entretien et le fonctionnement des locaux de Concern (bureaux / magasins et résidence) à Bagasola en veillant à ce que les fournitures, le personnel et les procédures opérationnelles standard soient en place.
- S’assurer que les baux de tous les locaux sont gérés activement, en s’assurant que les demandes de paiement (y compris les taxes) sont traités en temps opportun et que les renouvellements de contrats sont évalués et mis en œuvre ou modifiés en temps opportun, en collaboration avec le bureau de la coordination de Ndjamena.
- Assurer la liaison avec le bureau de Ndjamena pour assurer un soutien des systèmes efficace et opportun et la collaboration nécessaire à la mise en œuvre du programme.
Logistique:
- Assurer le respect des systèmes et procédures de Concern en matière de logistique, avec le soutien du AC et du SD.
- Gérer les fonctions logistiques (achats, transport, stockage, gestion des actifs) au Lac, en veillant à ce que toutes les tâches soient effectuées en temps opportun et conformément aux procédures de Concern et des donateurs.
- Assurer la gestion optimale de la flotte automobiles y compris les véhicules de location et des générateurs: superviser et maintenir le système de gestion du transport du programme, y compris la planification des mouvements des véhicules, le rapport de transport, etc. et planifier l’entretien / les réparations. Une attention particulière sera accordée à la gestion des générateurs, à la maintenance, à la gestion et à la consommation de carburant de même qu’au suivi des commandes des véhicules de location et des paiements des fournisseurs.
- Veiller à la mise en place des procédures et documentation de stockage, et de déstockage conformément aux règles logistiques de Concern et des bailleurs
- Partager avec le programme, de façon hebdomadaire, le suivi des achats et attirer l’attention sur les achats qui nécessitent une attention particulière
- Mettre en place un mécanisme de suivi des mouvements de véhicules en appui au fleet officer
- Gérer les actifs de Concern au Lac en veillant à ce que tous les actifs soient enregistrés, suivis, marqués et surveillés à l’aide d’un inventaire complet et d’un registre des actifs.
- Superviser la gestion efficace des entrepôts et des magasins Concern au Lac et s’assurer qu’ils fonctionnent conformément aux procédures Concern.
- Contribuer à l’élaboration de budgets précis notamment en ce qui concerne la logistique, le transport, les magasins, l’administration, les communications, la sécurité et les ressources humaines, pour les propositions des donateurs et dans le cadre du processus budgétaire annuel de Concern.
- Gérer et surveiller directement le transport et l’administration des dépenses et du budget du Lac.
- Travailler avec les équipes de programme et le SD pour élaborer des plans d’achats annuels réalistes et s’assurer qu’ils sont maintenus, respectés et régulièrement mis à jour.
- S’assurer que tout le personnel de Concern au Lac soit formé à la planification des commandes et connaît les procédures d’approvisionnement; informer le personnel de chaque révision.
- Conseils sur la distribution des articles de secours aux bénéficiaires et s’assurer qu’ils sont conformes aux procédures de Concern.
- Assurez les journaux, les rapports de transport, les ressources humaines et les rapports administratifs sont compilés et produits régulièrement selon les besoins et dans les délais.
Gestion des ressources humaines
- Assurer la supervision de la gestion au personnel des RH / Administration. Aider aux recrutements (si nécessaire) et fournir une formation au personnel concerné sur les systèmes et politiques de Concern et s’assurer que les normes de transparence et de responsabilité sont conformes à la politique de Concern et aux exigences des donateurs. En particulier, travailler en étroite collaboration avec le personnel des RH pour renforcer leurs capacités. Veiller à ce que les évaluations du développement du rendement du personnel (PDR) de la base soient effectués en temps opportun et de manière appropriée.
- Appuyer dans la gestion du personnel journalier suivant les procédures RH de Concern (recrutement etc….)
- Conseiller sur la planification de carrière du personnel du Support
- Tenir à jour les listes du personnel et fournir régulièrement des rapports de dotation au AC et au SD, en donnant des conseils sur les besoins en personnel.
- Conseiller et surveiller la mise en œuvre de la politique et des procédures RH de Concern vis-à-vis du personnel international et national.
- Assurer que les informations fournis chaque mois pour la gestion des salaires soient correctes et les transmettre dans les délais
- Assurer un suivi assidu des congés
- Appliquer et sensibiliser l’ensemble du personnel du Lac aux politiques RH Concern
- Assurer la compréhension de tous sur les mémos et notes de services.
Gestion financière
- Sous la responsabilité du AC , assurer la supervision de la gestion au personnel des RH / Finance .
- du Field Finance Officer
- S’assurer de participer au cash count hebdomadaire et mensuel avec le AC en accord avec les procédures finances en place.
- S’assurer du respect des délais pour la soumission des rapports financiers hebdomadaires et mensuels à N’Djamena.
- Sous la supervision du AC, gérer les prévisions de trésorerie et soumettre à temps les besoins pour assurer le transfert des fonds en temps opportun.
- Veiller à ce que la documentation relative aux dossiers soumis pour paiement à N’Djamena soit complète conformément aux procédures de Concern.
- S’assurer de faire respecter les procédures en place.
- Élaborer des budgets de transport et d’administration précis pour les propositions des donateurs et dans le cadre des processus budgétaires annuels de Concern
- Gérer les dépenses et les budgets de transport et d’administration, en veillant à ce que les ressources soient utilisées de manière optimale et que les dépenses soient conformes aux procédures financières de Concern et aux exigences des donateurs
- Analyser les rapports mensuels sur les dépenses de transport et d’administration, en examinant tous les écarts importants par rapport au budget.
Prise en charge des communications et des systèmes informatiques:
- Assurer la supervision de la gestion au responsable informatique national (basé à Ndjamena ), en veillant à ce que les besoins informatiques et de communication du personnel soient régulièrement examinés, budgétisés et satisfaits, tout en veillant à ce que les protocoles d’exploitation pertinents soient respectés.
- Conseiller / contribuer à rendre opérationnels les équipements de communication HF, VHF conformément aux politiques de communication et fournir la formation requise au personnel sur l’utilisation et les protocoles d’utilisation corrects.
- En collaboration avec le responsable informatique national et le personnel de gestion du programme, assurer la formation de tout le personnel concerné du programme à l’utilisation et à la maintenance du matériel informatique et de communication.
Sécurité et représentation
- Soutenir le AC dans l’application quotidienne des plans de gestion de la sécurité (SMP) et des procédures opérationnelles normalisées (SOP) de Concern à Bagasola en collaboration avec le groupe de focal de la sécurité (SFG).
- Effectuer toutes les évaluations de sécurité dans les zones d’opérations nouvelles / potentielles avant le déploiement des équipes de programme
- Comme demandé et / ou délégué par le AC :
- Fournir des informations au personnel et aux visiteurs sur le SMP et les SOP et s’assurer que tout le personnel est pleinement conscient de ses tâches et responsabilités liées à la sécurité.
- Représenter Concern auprès des autorités locales et / ou des réunions de sécurité de l’UNDSS des Nations Unies et d’autres membres de la communauté humanitaire à Bagasola.
- Sous la supervision du AC , entreprendre une analyse des incidents et des tendances de sécurité dans la zone d’intervention et les zones environnantes, en s’assurant que la hiérarchie est régulièrement informée de la situation de sécurité et conseille si nécessaire en ce qui concerne l’adaptation des plans de travail et des plans de mouvement.
- Veiller à ce que les résidences, bureaux et véhicules disposent d’une liste des biens et équipements nécessaires en cas d’urgence.
- Aider le AC à développer les relations / la liste de contacts des autres ONGI, UNDSS et les parties prenantes externes pour suivre l’évolution de la situation de sécurité et faire régulièrement rapport à la direction.
- Assurer que toute information de sécurité pertinente et / ou incident de sécurité soit communiquée au AC en temps opportun.
- Le Base Manager (BM) est l’interlocuteur privilégié de la société de sécurité externalisée, veille et retourne sur la qualité des services fournis
Politiques de sauvegarde et responsabilités:
- Adhère et applique les politiques de sauvegarde dans son domaine de responsabilité
- Adhère au mécanisme de réponse aux plaintes et facilite sa mise en œuvre.
Redevabilité
En ligne avec l ’engagement de Concern sur les Core Humanitarian Standard:
- Promouvoir activement l’engagement communautaire dans tous les étapes du cycle du projet (création, implémentation, M&E)
- Travailler en équipe avec les autres collègues pour s’assure que le Mécanisme de gestion des plaintes (CRM) est accessible et efficace at que les plaintes et les feedbacks sont bienvenues et correctement géré
- Travailler avec les collègues pour s’assurer que les informations sur le CRM, sur les sauvegarde et sur le comportement du staff sont connu à tous les niveaux par les bénéficiaires et la communauté
Vos compétences et votre expérience comprendront:
Essentiel:
- Diplôme en logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement ou discipline associée
- Au moins 2 ans d’expérience en systèmes / logistique, avec une expérience en gestion, dont au moins deux ans à l’étranger avec une ONG; Expérience en logistique / approvisionnement / transport / gestion de flotte; expérience de gestion de magasins
- Aptitude avérée à rédiger des rapports
- Des notions en gestion budgétaire
- Excellentes compétences en communication en français,
- Très bon niveau d’anglais, écrit et verbal
- Solides compétences en communication, en résolution de problèmes et en analyse.
- Capable de prioriser et de gérer une charge de travail diversifiée et lourde.
- Compétences éprouvées en matière d’analyse, de planification et de gestion du temps
- Volonté et capacité de communiquer avec les gens et de contribuer au développement des capacités du personnel local
- Bon esprit d’équipe, flexible et capable de travailler avec une équipe nationale et multinationale
- Sensible politiquement et culturellement
- Capacité et volonté de vivre dans des conditions élémentaires pendant de longues périodes
- Excellentes compétences informatiques, y compris Microsoft Word, PowerPoint et Excel.
Souhaitable:
- Master ou diplôme en études de Logistique ou dans un domaine pertinent
- 2 ans minimum d’expérience dans un rôle de manager
- Personnalité extravertie avec d’excellentes compétences de formation
- Expérience de travail / de vie dans un environnement peu sûr
- Expérience ou connaissance des normes internationales telles que SPHERE et Core Humanitarian Standard
- Capacité à travailler sous pression pour respecter des délais serrés
Toute autre exigence particulière:
- Les femmes candidates sont encouragées à postuler
Pour postuler: Les CV doivent être soumis via notre site Web à https://jobs.concern.net avant la date de clôture.
La préoccupation est un employeur d’égalité des chances et accueille les candidatures de toutes les sections de la communauté.
Concern dispose d’un code de conduite organisationnel (CCoC) avec trois politiques associées; la Politique de protection des participants au Programme (P4), la Politique de protection de l’enfance et la Politique de lutte contre la traite des personnes. Celles-ci ont été développées pour assurer la protection maximale des participants au programme contre l’exploitation et pour clarifier les responsabilités du personnel d’Concern, des consultants, des visiteurs du programme et de l’organisation partenaire, ainsi que les normes de comportement attendues d’eux. Dans ce contexte, le personnel a la responsabilité envers l’organisation de s’efforcer et de maintenir les normes les plus élevées dans la conduite quotidienne sur son lieu de travail conformément aux valeurs fondamentales et à la mission de Concern. Tout candidat à qui un emploi est offert chez Concern Worldwide devra signer le Code de conduite de Concern et les politiques connexes en annexe à son contrat de travail. En signant le Code de conduite concern, les candidats reconnaissent avoir compris le contenu du Code de conduite et des Politiques connexes et acceptent de se conduire conformément aux dispositions de ces politiques.
Vos données personnelles
Lors de cette demande d’emploi, vous fournirez à Concern vos données personnelles. Concern prend très au sérieux ses responsabilités à l’égard de ces données personnelles et s’engage à respecter toutes les lois pertinentes en matière de protection des données.
Concern reçoit un financement substantiel de donateurs externes chaque année. De plus en plus de donateurs introduisent des exigences selon lesquelles le financement futur est subordonné à la garantie que le nom de tout employé ou volontaire (existant ou nouveau) n’apparaisse pas sur les listes de terrorisme générées par l’Union européenne (Liste des personnes, groupes et entités auxquels s’applique le Règlement (CE n° 2580/2001), le gouvernement des États-Unis (liste de l’Office of Foreign Assets Control des ressortissants et des personnes bloquées spécialement désignés) et les Nations Unies (Liste consolidée).
Toute offre d’emploi (rémunérée ou volontaire) avec Concern Worldwide ne sera faite qu’après une vérification d’autorisation réussie effectuée sur le demandeur et ces vérifications peuvent être mises à jour périodiquement au cours de la période d’emploi.
En soumettant une demande officielle d’emploi rémunéré ou volontaire à Concern, vous acceptez que Concern effectue une vérification d’autorisation comme indiqué ci-dessus et que Concern ne procédera pas à votre recrutement si votre nom apparaît sur l’une des listes susmentionnées.
Dans certaines circonstances, les donateurs peuvent demander que les données personnelles relatives aux employés pour travailler sur les activités qu’ils financent leur soient fournies directement – afin qu’ils puissent effectuer leurs propres contrôles antiterroristes. Cela peut impliquer le transfert de certaines données personnelles de base en dehors de l’EEE. Une condition de votre contrat de travail sera que Concern soit autorisée à partager ces informations avec des donateurs institutionnels à ces fins.
Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter notre site Web ou communiquer avec la Division des ressources humaines de notre siège social.
Vous disposez de certains droits en vertu de la législation sur la protection des données. Pour plus d’informations sur la façon d’exercer ces droits, veuillez visiter www.concern.net/about/privacy
Veuillez postuler à ce poste uniquement si vous êtes satisfait du traitement proposé de vos données personne.
