Clinton Health Access Initiative recrute pour ces 02 postes (01 Juillet 2023)

La Clinton Health Access Initiative, Inc. (CHAI) est une organisation mondiale de la santé engagée dans notre mission de sauver des vies et de réduire le fardeau de la maladie dans les pays à revenu faible et intermédiaire. Nous travaillons à l’invitation des gouvernements pour les aider, ainsi que le secteur privé, à créer et à maintenir des systèmes de santé de haute qualité.

CHAI a été fondée en 2002 en réponse à l’épidémie de VIH/sida dans le but de réduire considérablement le prix des médicaments vitaux et d’accroître l’accès à ces médicaments dans les pays les plus touchés par la maladie. Au cours des deux décennies suivantes, CHAI a élargi son champ d’action. Aujourd’hui, en plus du VIH, nous travaillons en collaboration avec nos partenaires pour prévenir et traiter les maladies infectieuses telles que le COVID-19, le paludisme, la tuberculose et l’hépatite. Notre travail s’est également étendu au cancer, au diabète, à l’hypertension et à d’autres maladies non transmissibles, et nous nous efforçons d’accélérer le déploiement de vaccins vitaux, de réduire la mortalité maternelle et infantile, de lutter contre la malnutrition chronique et d’accroître l’accès aux technologies d’assistance. Nous investissons dans des approches horizontales pour renforcer les systèmes de santé à travers des programmes de ressources humaines pour la santé, de santé numérique, et le financement de la santé. Avec chaque programme nouveau et innovant, notre stratégie est fondée sur la maximisation de l’impact durable à grande échelle, en veillant à ce que les gouvernements mènent les solutions, que les programmes soient conçus pour s’étendre à l’échelle nationale et que les enseignements soient partagés à l’échelle mondiale.

Chez CHAI, nos employés sont notre plus grand atout, et rien de ce travail ne serait possible sans leur talent, leur temps, leur dévouement et leur passion pour notre mission et nos valeurs. Nous sommes une équipe très diversifiée de personnes enthousiastes dans 40 pays avec un large éventail de compétences et d’expériences de vie. CHAI est profondément ancré dans les pays dans lesquels nous travaillons, la majorité de notre personnel étant basé dans les pays du programme. En savoir plus sur notre travail passionnant : http://www.clintonhealthaccess.org

CHAI est un employeur garantissant l’égalité des chances et s’engage à fournir un environnement d’équité et de respect mutuel où tous les candidats ont accès à des opportunités d’emploi égales. CHAI valorise la diversité et l’inclusion, et reconnaît que notre mission est mieux avancée par le leadership et les contributions de personnes ayant une expérience, des origines et une culture diverses.

Aperçu du poste

CHAI recherche une personne très motivée avec une forte capacité d’analyse et des compétences en communication pour remplir le rôle de coordinateur des achats et de la logistique qui sera basé à Cotonou. Le coordinateur travaillera en tant que membre de l’équipe des finances et des opérations de CHAI Bénin et travaillera aux côtés des gestionnaires de programme pour réaliser des activités d’approvisionnement ouvertes, transparentes et objectives, ainsi qu’un soutien logistique pour les programmes. Sous la supervision et la direction du responsable pays, le coordinateur des achats et de la logistique soutiendra l’achat de fournitures opérationnelles du programme de manière efficace, rapide et rentable.

Ce coordinateur aidera à l’approvisionnement, à la réception, à l’entreposage, à la distribution et au suivi des fournitures et équipements de CHAI pour aider les projets gouvernementaux à l’appui des programmes de pays au Bénin et assurera le meilleur approvisionnement de tous les services, y compris les consultants de tous types. La personne soutiendra également la logistique du programme conformément aux valeurs d’urgence et d’esprit d’entreprise de CHAI.

Approvisionnement:

• Soutenir le processus de planification de l’approvisionnement des bureaux de pays et son exécution
  • Mener des études de marché et sur l’intranet pour s’assurer que les informations sur les prix sont adéquates et que des prix internes réalistes sont fixés lors des étapes de planification.
  • Assurer la liaison avec tous les programmes pour s’assurer que les plans d’approvisionnement et d’approvisionnement du bureau de pays sont en place et rassemblés.
  • Assurez-vous que tous les plans d’approvisionnement rassemblés sont bien documentés, stockés et surveillés pour une exécution correcte.

• Soutenir les études de marché et maintenir une base de données de fournisseurs efficace et robuste.
  • • Mener des recherches sur le marché libre et sur l’intranet pour présélectionner les fournisseurs appropriés selon les besoins et assurer des enregistrements adéquats de ces fournisseurs.
    • Maintenir un système de classement chronologique des fournisseurs. Assurer la mise à jour régulière du dossier des fournisseurs préqualifiés.
    • Assurer la mise à jour rapide des pièces justificatives de l’approvisionnement dans le dossier d’approvisionnement sur Box.
    • Analyser les performances des fournisseurs à la fin de chaque année et recommander les fournisseurs non performants à l’équipe de direction pour les actions appropriées.
    • Effectuer des contrôles de diligence raisonnable pour garantir l’optimisation des ressources

• Soutenir les collègues du programme et des opérations dans l’émission des demandes d’achat
  • Interagir avec les équipes de programme et d’exploitation dans la préparation et l’émission des documents appropriés, c’est-à-dire les demandes d’approvisionnement (précision dans les spécifications, estimations budgétaires, livraison réaliste au terminal (DAT).
  • Superviser et vérifier l’approvisionnement en matériaux en fonction des besoins du projet ou du programme.
  • Entreprendre le rapprochement et les ajustements des dépenses sur les réquisitions, enregistrer la preuve de livraison pour les mises à jour des marchandises en transit (GIT), surveiller les contrats pour la clôture.
  • Responsable de la passation des commandes de l’offre et de la demande de bureau
  • Assurer l’alignement, le réapprovisionnement du matériel et les délais de livraison pour s’assurer qu’ils sont à temps et en bon état.
  • Préparer les bons de commande pour les achats approuvés par la direction du pays et tout autre responsable principal du programme.
  • Conservez une trace de tous les bons de commande émis et assurez-vous qu’ils correspondent aux factures et aux paiements des fournisseurs.

• Préparer les documents d’appel d’offres, les rapports d’évaluation à l’équipe de direction, augmenter les bons de commande, définir des livraisons réalistes aux terminaux (DAT) pour assurer une livraison rapide et conserver des enregistrements adéquats de toutes les transactions
  • Préparer les documents d’appel d’offres (par exemple, RFQ / RFP, invitation à soumissionner) et les distribuer aux fournisseurs inscrits à CHAI, procéder à l’ouverture des soumissions en liaison avec les programmes.
  • Assurer la liaison et travailler avec le comité d’approvisionnement pour examiner et mettre à jour la sélection des critères de sélection des fournisseurs.
  • Soutenir la tabulation des offres, fournir des rapports d’évaluation aux gestionnaires appropriés, aux membres du comité d’approvisionnement, au personnel technique qui démontrent un processus d’approvisionnement transparent et efficace/efficient.
  • Générer des bons de commande (PO).
  • Surveiller les bons de commande pour s’assurer que CHAI obtient la livraison rapidement et conformément à l’ensemble de livraison aux terminaux.
  • Effectuer une inspection avant livraison des bons de commande de grande valeur en documentant les résultats et en les classant de manière appropriée.
  • Préparer des informations de suivi et de rapport pour l’équipe de direction sur l’état des bons de commande et la demande sur une base hebdomadaire pour un suivi efficace des indicateurs de performance.
  • Agir à titre de secrétaire du comité d’approvisionnement/de soumission de l’équipe de la haute direction.

• Soutien à la gestion des connaissances et au renforcement des capacités des collègues de l’approvisionnement/de l’administration et du programme
  • Effectuer un suivi des utilisateurs finaux en liaison avec les collègues du programme et enregistrer les lacunes dans le processus.
  • Soutenir les activités de développement des capacités des collègues et des partenaires gouvernementaux liées au suivi des performances, aux bonnes pratiques d’approvisionnement et de logistique.
  • Préparer du matériel de formation et participer à des exercices relatifs à l’approvisionnement et à la valeur de la chaîne d’approvisionnement.
  • Assurer la mise en œuvre effective des budgets annuels sur les projets et programmes.
  • Coordonner les plans d’utilisation des budgets annuels, y compris les projections de flux de trésorerie pour les projets en cours.
  • Surveiller et évaluer les plans, programmes, dossiers et pratiques d’approvisionnement pour assurer une exécution efficace du budget.
  • Coordonner les audits d’approvisionnement et les programmes de formation.

• Gestion des fournisseurs
  • Coordonner les commentaires et la communication à tous les soumissionnaires pour assurer un système efficace et transparent qui communique des commentaires positifs et/ou constructifs aux soumissionnaires en temps opportun.
  • Élaborer et tenir à jour une liste annuelle des fournisseurs et s’assurer que chaque fournisseur sélectionné/identifié a un contrat d’exploitation et que ce contrat est géré pour une exécution réussie.
  • Gérer et gérer les accords avec les fournisseurs, les autres contrats de bureau (loyer, service, etc.) et les relations contractuelles et surveiller les dépenses de bureau.

• Gestion des risques et communications
  • Identifiez de manière proactive les risques de fraude / détournement de fonds et informez le responsable national pour l’atténuation / la gestion.
  • Traiter les plaintes ou les problèmes des clients.
  • Faire le suivi auprès des fournisseurs, au besoin, pour confirmer ou modifier les commandes.
  • Examiner et analyser les performances des fournisseurs par rapport au bon de commande / aux exigences pour établir la pertinence et les performances afin de fournir un retour d’information sur les performances à la fois à la direction de CHAI Bénin et au fournisseur.

Logistique:

• Aider à la planification, à la coordination, à la logistique et à l’exécution de réunions et d’événements, y compris la coordination avec des parties externes et l’organisation sur place, la nourriture, le transport, etc.
• Autres responsabilités assignées par le responsable national

• Un minimum d’un baccalauréat ou d’une certification d’études supérieures en gestion des affaires, en approvisionnement, en comptabilité ou dans un domaine pertinent similaire préféré.
• Au moins deux (2) ans d’expérience en gestion de bureau/approvisionnement et/ou finance, ou dans un poste similaire dans le secteur privé ou public.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à prioriser et à travailler de manière autonome.
• Capacité à communiquer efficacement et de manière proactive sur les activités et les problèmes liés au travail.
• Capacité à résoudre des problèmes, à identifier et à évaluer des solutions appropriées aux problèmes.
• Capacité d’enregistrer et de traiter les informations financières de manière appropriée.
• Connaissance du droit fiscal béninois.
• Souci du détail et bon sens de l’organisation.
• Aptitude avérée à utiliser et à développer des systèmes de gestion et de suivi.
• Solides compétences en communication écrite et orale.
• Bonnes compétences informatiques (MS Word, Excel et Outlook).
• Maîtrise de l’anglais et du français.

Avantages :

• Possession de certifications connexes et pertinentes en approvisionnement
• Expérience de travail pour une ONG ou une organisation internationale de développement.
• Maîtrise des logiciels d’achat.

La Clinton Health Access Initiative, Inc. (CHAI) est une organisation mondiale de la santé engagée dans notre mission de sauver des vies et de réduire le fardeau de la maladie dans les pays à revenu faible et intermédiaire. Nous travaillons à l’invitation des gouvernements pour les aider, ainsi que le secteur privé, à créer et à maintenir des systèmes de santé de haute qualité.

CHAI a été fondée en 2002 en réponse à l’épidémie de VIH/sida dans le but de réduire considérablement le prix des médicaments vitaux et d’accroître l’accès à ces médicaments dans les pays les plus touchés par la maladie. Au cours des deux décennies suivantes, CHAI a élargi son champ d’action. Aujourd’hui, en plus du VIH, nous travaillons en collaboration avec nos partenaires pour prévenir et traiter les maladies infectieuses telles que le COVID-19, le paludisme, la tuberculose et l’hépatite. Notre travail s’est également étendu au cancer, au diabète, à l’hypertension et à d’autres maladies non transmissibles, et nous nous efforçons d’accélérer le déploiement de vaccins vitaux, de réduire la mortalité maternelle et infantile, de lutter contre la malnutrition chronique et d’accroître l’accès aux technologies d’assistance. Nous investissons dans des approches horizontales pour renforcer les systèmes de santé à travers des programmes de ressources humaines pour la santé, de santé numérique, et le financement de la santé. Avec chaque programme nouveau et innovant, notre stratégie est fondée sur la maximisation de l’impact durable à grande échelle, en veillant à ce que les gouvernements mènent les solutions, que les programmes soient conçus pour s’étendre à l’échelle nationale et que les enseignements soient partagés à l’échelle mondiale.

Chez CHAI, nos employés sont notre plus grand atout, et rien de ce travail ne serait possible sans leur talent, leur temps, leur dévouement et leur passion pour notre mission et nos valeurs. Nous sommes une équipe très diversifiée de personnes enthousiastes dans 40 pays avec un large éventail de compétences et d’expériences de vie. CHAI est profondément ancré dans les pays dans lesquels nous travaillons, la majorité de notre personnel étant basé dans les pays du programme. En savoir plus sur notre travail passionnant : http://www.clintonhealthaccess.org

CHAI est un employeur garantissant l’égalité des chances et s’engage à fournir un environnement d’équité et de respect mutuel où tous les candidats ont accès à des opportunités d’emploi égales. CHAI valorise la diversité et l’inclusion, et reconnaît que notre mission est mieux avancée par le leadership et les contributions de personnes ayant une expérience, des origines et une culture diverses.

Aperçu du poste

CHAI est à la recherche d’une personne très motivée avec une forte capacité d’analyse et des compétences en communication. Le candidat retenu doit être capable de fonctionner de manière autonome et d’établir des relations solides avec le personnel du programme et les membres de l’équipe. Le candidat retenu fournira des conseils d’expert et sera responsable de fournir la gamme complète des fonctions des ressources humaines (RH), y compris, mais sans s’y limiter, le recrutement, la sélection, la gestion des RH et l’administration des RH. Le candidat doit avoir une compréhension approfondie du droit du travail béninois et une connaissance des pratiques RH standard applicables à l’ensemble du spectre de la gestion des ressources humaines. De plus, le candidat retenu adhérera aux valeurs CHAI d’urgence, d’esprit d’entreprise, de flexibilité, d’humilité et d’éthique de travail.

Ce poste relève du responsable pays et sera basé à Cotonou, en République du Bénin.

Planification des ressources humaines:

• En collaboration avec le chef de pays, développer un système pour embaucher les bons talents en temps opportun pour soutenir l’expansion du bureau de pays ainsi que l’adaptation des techniques et des avantages d’embauche pour trouver et embaucher les meilleurs candidats.
• Élaborer et mettre en œuvre un plan de ressources humaines en analysant les objectifs et les plans de l’organisation, en évaluant la configuration de la main-d’œuvre du bureau de pays, en identifiant les besoins et en prévoyant les futurs besoins en ressources humaines.
• Surveiller, réviser et réévaluer le plan des ressources humaines pour un impact maximum.

Conformité des ressources humaines :

• Assurer la conformité avec les politiques mondiales de CHAI en matière de ressources humaines et les lois sur l’emploi du gouvernement en soumettant la documentation des documents pertinents aux autorités gouvernementales pour validation et en formant le personnel à ces politiques.
• Gérer et maintenir l’intégrité d’un système d’information sur les employés en suivant les dossiers du personnel, y compris les documents organisationnels et contractuels signés, les informations d’identification du personnel et les listes de contrôle RH pertinentes.
• Mener un audit trimestriel de conformité des RH et soumettre un rapport au responsable national.
• Veiller à ce que le personnel respecte les politiques et pratiques des RH et communiquer au personnel toutes les modifications apportées à la politique.
• Maintenir et suivre tous les contrats des employés et s’assurer que tous les contrats de travail sont renouvelés ou prolongés en fonction de la disposition relative à la subvention.
• Conservez tous les dossiers du personnel et assurez-vous que tous les dossiers répondent aux exigences minimales indiquées dans le manuel de l’employé.
• Fournir des conseils aux responsables hiérarchiques sur les politiques RH, en veillant à ce que la bonne interprétation des politiques soit appliquée dans la gestion des ressources humaines et défendre la mise en œuvre des nouvelles politiques RH.

Recrutement et sélection:

• Soutenir les programmes nationaux de recrutement en servant de liaison pour les équipes de recrutement et les candidats tout au long du processus d’entretien et d’embauche, et en publiant des offres d’emploi et en planifiant des entretiens avec les candidats.
• Sélectionner les candidats identifiés pour évaluer leurs capacités et recommander des candidats qualifiés sur la base de l’entretien téléphonique et de l’évaluation préalable à l’emploi ; gérer de manière proactive les références internes.
• Fournir une communication cohérente aux équipes de recrutement et aux candidats sur le statut du poste, tout au long du processus d’entretien et d’embauche.

Apprentissage et développement :

• Élaborer et mettre en œuvre une stratégie globale de développement professionnel, y compris l’apprentissage organisationnel, l’acquisition de nouvelles compétences et le développement des talents ;
• Gérer les sessions d’apprentissage et de formation internes et assurer une participation maximale
• Participez aux opportunités de formation et aux webinaires de Global HR et partagez les détails pertinents avec les membres de l’équipe pour le développement professionnel et l’apprentissage.

Engagement et bien-être des employés :

• Effectuer la vérification de l’emploi et gérer le processus d’intégration des nouveaux employés, s’assurer que tous les documents des nouveaux employés sont remplis et traités, que les nouveaux employés sont intégrés aux politiques et procédures des programmes et des bureaux de pays.
• Coordonner avec le fournisseur d’assurance maladie pour assurer la fourniture d’une couverture médicale de qualité supérieure pour le personnel et leurs familles.

Responsabilités administratives :

• Suivez les jours de congé du personnel et générez un rapport mensuel de suivi des congés.
• Gérer le suivi des congés du personnel, mettre à jour et informer le personnel de l’utilisation des congés – vacances, congés de maladie et de compassion et générer un rapport de suivi des congés sur une base mensuelle.
• Communiquez toutes les modifications de la paie en remplissant les formulaires d’action du personnel (PAF) et soumettez-les aux RH mondiales avant la date limite de paie.
• Fournir des lettres de visa de voyage et traiter les permis de travail pour le personnel en collaborant avec le personnel gouvernemental concerné.
• Gérer le processus de sortie du personnel et s’assurer que les notes de transfert et les propriétés CHAI sont retournées et documentées.
• Développer des procédures opérationnelles standard pour diverses fonctions afin d’assurer la systématisation dans l’exécution de la fonction RH.

Communication :

• Partager de manière proactive les mises à jour sur les politiques et procédures RH avec le personnel du bureau de pays
• Maintenir les newsletters internes pour les RH et le recrutement
• Servir de point focal pour toutes les demandes de renseignements RH et résoudre les problèmes à mesure qu’ils surviennent
• Autres responsabilités demandées par le responsable national.

• Un baccalauréat en ressources humaines ou dans l’une des sciences sociales. Une maîtrise sera un atout supplémentaire.
• Un minimum de 2 ans d’expérience antérieure pertinente en gestion des ressources humaines; travaillant de préférence avec des organisations non gouvernementales.
• Excellentes compétences en matière de planification, d’organisation et de résolution de problèmes.
• Démontrer un engagement et un strict respect de la confidentialité.
• Bon sens de l’écoute, de la communication et du relationnel.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, PowerPoint et Excel).
• Compétences exceptionnelles en rédaction et solides compétences en communication.
• Compétences diplomatiques et interpersonnelles exceptionnelles et capacité à établir des relations.
• Capacité à fonctionner de manière indépendante et flexible ainsi qu’à établir des relations solides.
• Solide éthique de travail et flexibilité.
• Capacité d’apprendre rapidement sur le tas et d’absorber/synthétiser un large éventail d’informations.
• Maîtrise du français et de l’anglais (maîtrise professionnelle complète des deux langues au minimum).