CBM (enregistrée sous le nom de CBM Christoffel-Blindenmission Christian Blind Mission eV) est une organisation internationale de développement pour les personnes handicapées. Depuis plus de 100 ans, elle se bat sur la base des valeurs chrétiennes dans les régions les plus pauvres du monde pour améliorer la qualité de vie des personnes handicapées. Elle s’engage pour la prévention des handicaps. L’objectif de CBM est de briser le cycle de la pauvreté et du handicap dans les pays en développement et de créer un monde dans lequel les personnes handicapées ont les mêmes opportunités et les mêmes droits que tous les autres.
Nous recrutons pour pourvoir le poste ci-dessous :
Titre du poste : Agent administratif de projet
Lieu : Abuja
Type de poste : Temps plein
Division : Exécution des programmes Afrique de l’Ouest et du Centre (AFWC) – Bureau de pays Nigeria
Relève de : Responsable principal de l’administration et des ressources humaines
Principaux objectifs du rôle
- Gérer les opérations efficientes et efficaces des bureaux de projet de l’État AOLFEIN conformément aux normes CBM pertinentes.
- Veiller à ce que la qualité de la prestation de services réponde aux délais prévus et aux besoins du projet.
- Fournir un assistant aux chauffeurs / assistants logistiques du projet d’État pour assurer une gestion efficace de la flotte et d’autres besoins connexes.
Tâches de logistique et d’approvisionnement
- Il / elle collecte les factures proforma sur les demandes d’achat approuvées pour l’achat de biens et de services pour les états du projet, prépare l’analyse des offres et formule des recommandations. Une fois le bon de commande rempli, assurera le suivi pour assurer une livraison rapide.
- Il / elle tient à jour les données d’approvisionnement, y compris la liste des fournisseurs et les normes de biens et services, et assure l’efficacité de l’approvisionnement en temps opportun et de manière rentable pour les états du projet.
- Préparer des rapports d’évaluation des offres, des résumés ou une matrice de comparaison financière des offres, compiler les données contenues dans les devis, les propositions et les offres pour déterminer quel fournisseur peut fournir les biens/services requis aux meilleures conditions et aux coûts les plus bas possibles en tenant dûment compte du coût, de la qualité et de la livraison. délais, conditions de paiement et autres.
- Demande immédiatement plus de spécifications aux unités demandeuses si la demande d’achat n’est pas clairement spécifiée et complétée.
- Il supervisera tout le personnel sous sa responsabilité conformément à la politique RH de CBM, y compris la définition de leurs objectifs, les évaluations de performance, la gestion des congés et le soutien technique dans leur travail.
- Supervise et coordonne les activités des travailleurs (sous-traitance) engagés dans la configuration, l’installation, la réparation et les travaux d’entretien pour assurer l’achèvement de la réparation, de l’entretien et de l’installation conformément à l’accord ou au contrat de service.
- Il / elle sera responsable d’assurer l’enregistrement approprié de la consommation de carburant de tous les parcs / générateurs dans les États et de conserver tous les enregistrements (journal de bord, rapport de stock).
- Il / elle examinera les rapports mensuels sur le carburant pour les véhicules et les générateurs, le cas échéant.
- Il / elle sera responsable de la gestion de toutes les marchandises et fournitures médicales reçues localement des fournisseurs ou de / vers le terrain, de l’examen de tous les bordereaux d’expédition, de la liste de colisage et des bons de livraison.
- Prépare un rapport hebdomadaire sur l’état de l’approvisionnement et le soumet au cadre supérieur des ressources humaines et de l’administration.
- Informe régulièrement le superviseur de toute collecte partielle des biens achetés.
- Informe le superviseur sur les prix et les qualités des biens si les achats ne sont pas de nature routinière.
- Effectue des examens trimestriels ou semestriels des fournisseurs préapprouvés pour les articles de routine tels que les fournitures de bureau, les produits de nettoyage, etc.
Tâches administratives
- Organiser l’hébergement à l’hôtel pour le personnel, les participants, les consultants et tous les partenaires qui viennent dans l’état du projet pour des missions.
- Gère toutes les réunions/conférences/logistique des activités pour les états du projet avec les hôtels et les fournisseurs approuvés, les réunions en s’assurant que le matériel, l’équipement, etc. requis pour l’activité sont organisés et prêts pour l’activité.
- Effectuez des évaluations d’hôtels et des évaluations de fournisseurs pour obtenir des fournisseurs plus qualifiés dans les états du projet.
- Gérer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques et mettre à jour régulièrement les registres ;
- Maintenir les bases de données et fichiers internes pertinents ; assure le suivi des ententes contractuelles et des bons de commande ;
- Maintenir un processus de gestion des actifs/inventaires à jour, y compris le marquage et les évaluations périodiques de tous les actifs aux états du projet.
- Aide à la fourniture de rapports réguliers sur l’état des contrats à l’aide de la base de données des contrats.
- Aider à organiser les processus d’appel d’offres au besoin, en veillant à ce que les processus soient transparents, offrent un bon rapport qualité-prix et soient correctement documentés, pourrait également être tenu d’assister aux réunions du comité d’approvisionnement
- Travailler avec l’administration et les RH de l’officier supérieur pour s’assurer que les conditions contractuelles sont respectées par les entrepreneurs, en effectuant constamment des suivis et en apportant les modifications nécessaires aux contrats.
- Assistance pour assurer un traitement des paiements précis et en temps opportun et la documentation des services de conseil et des travaux
- S’assurer que les contrats de travail sont en place et informer le responsable administratif et des ressources humaines en temps opportun des dates de fin de contrat du personnel du projet.
- Soutenir la coordination de l’initiation et du briefing pour le nouveau personnel dans les bureaux de projet sur le terrain.
- Coordonner la mise en œuvre effective du processus annuel de gestion de la performance par les responsables hiérarchiques du projet AOLFEIN conformément aux délais convenus.
- Assurez-vous que tout le personnel du projet dispose de descriptions de poste à jour et signées.
- Maintenir un système d’archivage approprié et systématique
- Effectuer d’autres tâches au besoin
- Activités de voyage, obligatoires ? oui.
Conditions
- Baccalauréat en administration des affaires ou diplôme d’études supérieures équivalent, l’adhésion à tout organisme professionnel pertinent sera un atout.
- Au moins trois (3) années d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les domaines de l’approvisionnement, de l’administration et de la logistique, de préférence dans le secteur des ONGI.
- Une expérience pertinente en administration des ressources humaines sera un atout supplémentaire
- Expérience démontrée dans la logistique et l’approvisionnement dans le secteur des ONGI axées sur le respect des règles et réglementations établies par les donateurs.
- Capacité à hiérarchiser plusieurs tâches dans un environnement extrêmement rapide, à respecter les délais, à faire preuve de bon jugement et à communiquer efficacement avec une approche logique et flexible pour résoudre les problèmes, en particulier lorsque vous travaillez sous pression.
- Surveiller/évaluer les performances pour apporter des améliorations ou prendre des mesures correctives.
- Bon sens de l’organisation.
- Bonne communication et compétences interpersonnelles.
- Bon anglais écrit et parlé.
- Capacité démontrée à interagir de manière professionnelle avec un personnel, des clients et des consultants de cultures diverses.
- Capacité à travailler de manière autonome, à prendre des initiatives et à respecter les délais avec le souci du détail et de la qualité.
- Compétences informatiques intermédiaires démontrées dans les applications de la suite Microsoft Office.
- Expert fonctionnel – connaît les processus et les produits.
- Influenceur – se rapporte aux gens, établit des relations et présente efficacement des arguments.
- Chercheur de résultats – respecte les délais, identifie les actions et atteint les objectifs.
- Innovateur – pense de manière créative, anticipe les changements et produit des solutions.
- Adaptateur – reste calme sous la pression et gère bien les critiques.
- Complier – suit les procédures et encourage les autres à le faire également.
- Reflète les valeurs de CBM dans le travail quotidien.
Date de clôture des candidatures
23 septembre 2022.
