Chez Chemonics, nous pensons que notre mission d’aider les gens à vivre une vie plus saine, plus productive et plus indépendante est motivée par notre engagement à servir notre mission, nos bénéficiaires, nos clients et notre personnel.
Ce cahier des charges (SOW) définit les services à fournir par le conseiller en conformité à SAII Associates Ltd/Gte, une société associée de Chemonics International Inc. dans la mise en œuvre de la chaîne d’approvisionnement mondiale en santé de l’USAID – Gestion des achats et de l’approvisionnement (GHSC -PSM) au Nigéria.
Contexte : L’objectif du contrat IDIQ à attribution unique du Programme de chaîne d’approvisionnement en santé mondiale de l’USAID est d’assurer un approvisionnement ininterrompu en produits de santé pour prévenir la souffrance, sauver des vies et créer un avenir meilleur pour les familles du monde entier. L’IDIQ a quatre ordres de mission qui soutiennent directement le Plan d’urgence du président américain pour la lutte contre le sida (PEPFAR), l’Initiative présidentielle contre le paludisme (PMI) et le programme de planification familiale et de santé reproductive de l’USAID. GHSC-PSM fournit des services d’approvisionnement en produits de santé et une assistance technique de renforcement des systèmes qui traitent de tous les éléments d’une chaîne d’approvisionnement complète. Les quatre ordres de mission sont mis en œuvre au Nigéria.
Le responsable de la conformité s’assurera que des contrôles sont établis pour minimiser les risques. Il / elle sera responsable du soutien des opérations du projet pour assurer le respect des normes réglementaires, des politiques et procédures fiduciaires des donateurs et des meilleures pratiques de l’industrie.
Principales tâches et responsabilités (fonctions essentielles)
Audit et Conformité Financière
- Aider à la gestion des projets et des audits statutaires, y compris l’organisation des équipes, la vérification de la conformité avec les politiques des donateurs et les lois applicables, la détection des faiblesses de contrôle et la vérification des dossiers financiers
- Examen des factures 3PL et non-3PL et traitement de la conformité en ce qui concerne les équipes d’approvisionnement, d’analyse W&D, de programme de laboratoire et des finances
- Aider à effectuer des missions d’audit, y compris la préparation du plan, les documents de travail, les conclusions et les rapports associés ; vérifie l’exactitude des registres financiers en ce qui concerne les actifs, les passifs, les recettes, les dépenses et les transactions des donateurs connexes
- Sous la supervision du directeur de la conformité, effectuer des examens d’assurance des dossiers d’approvisionnement et financiers des projets pour assurer la conformité aux politiques et procédures organisationnelles en comprenant et en documentant les processus commerciaux, en interprétant les politiques et procédures et en évaluant les principaux risques.
- Examiner les bons physiques et électroniques par rapport aux politiques et procédures de l’organisation
- Évalue l’exhaustivité des documents justificatifs par rapport aux conditions contractuelles
- Maintient une base de données des recommandations et des observations en matière de tenue de dossiers
- Participer aux examens et à l’élaboration de procédures pour atténuer le risque de fraude et de gaspillage
- Gère les risques dans l’ensemble du portefeuille de projets GHSC-PSM en coordination avec la conformité GHSC-PSM, l’équipe d’évaluation stratégique GHSC-PSM et la gestion des risques GHSC-PSM.
- Soutenir l’unité de gestion de projet (UGP) et les bureaux de pays dans la préparation et les réponses aux audits internes et externes.
- En étroite collaboration avec GHSC-PSM Contracts, répond aux demandes d’assistance de l’UGP et des bureaux de pays, des informations sur un large éventail de sujets, notamment les indemnités, les réglementations contractuelles, les procédures et la gestion ; procédures et gestion de la sous-traitance ; subventions sous contrat; et les problèmes de coût, de tarification et de facturation ; assure la conformité des contrats avec les réglementations de l’USAID et fédérales, les réglementations d’autres donateurs telles que le Fonds mondial, ainsi que les politiques et procédures de Chemonics.
- Coordonner les revues de documents et les actions entre les différentes unités, programmes et contrats en fonction des autorisations de l’entreprise.
- Maintient, développe et applique ses connaissances techniques dans les contrats USG et d’autres intérêts techniques connexes en assistant à des ateliers éducatifs, en examinant des publications professionnelles, en établissant des réseaux personnels et en participant à des sociétés professionnelles et à des réseaux de pratique Chemonics.
- Entreprendre des affectations sur des projets ou des initiatives spéciales, à la fois facturables et non facturables, au besoin.
- Soutient ou participe activement aux nouvelles activités commerciales et aux équipes de proposition, le cas échéant.
- Favorise et démontre un lieu de travail inclusif de création d’opportunités, de service aux autres, de renforcement de la confiance, d’innovation et de dépassement des attentes.
- Identifie les tendances de classement physique et électronique pour tous les bons et formule des recommandations d’amélioration du processus de classement, le cas échéant
- Participer au développement et à la mise en œuvre de systèmes qui se traduisent par une efficacité opérationnelle améliorée et une réduction des risques organisationnels
- Surveiller et fournir des mises à jour sur les examens post-implémentation et de conformité en mettant l’accent sur l’amélioration continue et la conformité
- Soutien à l’élaboration de nouveaux processus de mécanismes de partenariat, SOP, etc.
- Conseiller les clients internes sur les enjeux et les problèmes qui peuvent survenir au fur et à mesure que les activités de mise en œuvre et les améliorations des processus se produisent
- Se tenir au courant des politiques et procédures de l’organisation, des évolutions actuelles des professions comptables et d’audit et des modifications de la législation locale
- S’acquitte d’autres tâches et responsabilités selon les besoins.
Qualifications professionnelles
- Minimum de 5 ans d’expérience de travail liée à l’audit requis
- Baccalauréat en finance, en administration des affaires ou en comptabilité requis ; Diplôme d’audit ou de comptabilité d’un organisme de certification réputé ou diplôme d’études supérieures requis
- Excellentes capacités de communication verbales et écrites; capacité à diriger efficacement des réunions et à faire des présentations
- Capacité à travailler efficacement de manière autonome et en équipe
- Capacité démontrée à collaborer efficacement avec les autres, à identifier les causes profondes et à générer des résultats
- Expérience des aspects des pratiques fédérales de remboursement des coûts, telles que les réglementations fédérales sur les acquisitions (FAR) et les réglementations de l’USAID / du Fonds mondial fortement souhaitables
- Expérience de travail antérieure avec des non-USG, des fondations et d’autres donateurs souhaitable
- Expérience dans le renforcement des capacités/la formation de divers groupes hautement souhaitable, à la fois dans une salle de classe ou dans un environnement électronique
- Expérience de travail sur un projet financé par l’USAID ou un donateur requis
- La maîtrise de l’anglais est requise.
Compétences :
- Capable d’avoir une vue d’ensemble et de comprendre l’approche holistique de l’amélioration des processus et de l’innovation
- Capable de motiver, d’obtenir l’adhésion et de solliciter efficacement les commentaires du personnel affecté par les changements et les améliorations des processus commerciaux
- Pour continuer l’innovation de processus, doit être méticuleux, motivé et avoir d’excellentes compétences interpersonnelles
Surveillance
Le conseiller en conformité relèvera directement du directeur de la conformité.
Conditions de travail/durée de la mission
Il s’agit d’un poste à long terme pour la durée du contrat basé à Abuja, au Nigeria.
