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Nous croyons que ceux qui ont le moins méritent notre meilleur . Ainsi, chez Chemonics, le développement est plus qu’une passion ou une vocation. C’est un métier. Pour bien le faire, il faut de l’expérience, de l’ingéniosité et une insistance obstinée sur le fait que le travail de demain doit être meilleur que celui d’aujourd’hui.
DESCRIPTION DU POSTE/PORTÉE DU TRAVAIL
Titre du poste : Responsable principal de la conformité
Lieu : Abuja, Nigéria
Ce cahier des charges (SOW) définit les services à fournir par le responsable principal de la conformité à SAII Associates Ltd / Gte, une société associée de Chemonics International Inc. dans la mise en œuvre du programme de chaîne d’approvisionnement en santé mondiale de l’USAID – Gestion des achats et de l’approvisionnement (GHSC-PSM) au Nigéria.
Contexte : L’objectif du contrat unique de livraison indéfinie, quantité indéfinie (IDIQ) du Programme de chaîne d’approvisionnement en santé mondiale de l’USAID – Gestion des achats et de l’approvisionnement est d’assurer un approvisionnement ininterrompu en produits de santé pour prévenir la souffrance, sauver des vies et créer un avenir meilleur pour les familles. autour du monde. L’IDIQ a quatre ordres de mission qui soutiennent directement le Plan d’urgence du président américain pour la lutte contre le sida (PEPFAR), l’Initiative présidentielle contre le paludisme (PMI) et les programmes de santé maternelle et infantile, de population et de santé reproductive de l’USAID. GHSC-PSM fournit des services d’approvisionnement en produits de santé et une assistance technique de renforcement des systèmes qui traitent de tous les éléments d’une chaîne d’approvisionnement complète. Les quatre ordres de mission sont mis en œuvre au Nigeria.
Le responsable principal de la conformité travaillera avec le personnel des finances, des achats, de W&D et du NISRN pour effectuer les tâches suivantes :
Conformité Technique et Financière (Responsabilités) :(60%)
- Veiller à ce que toutes les transactions financières soient traitées avec précision, en temps opportun,
- et conformément aux principes comptables généralement acceptés, à la politique de Chemonics et aux réglementations de l’USAID.
- Développer, mettre en œuvre et maintenir des processus et des contrôles qui sont les meilleures pratiques actuelles liées au traitement des transactions.
- Gérer, superviser, traiter (le cas échéant) et agir en tant que remplaçant pour le traitement de toutes les transactions suivantes : NISRN, Covid, campagne de masse et factures d’entreposage et de distribution par rapport aux factures 3PL applicables, examiner les listes de contrôle et les SOP
- Maintient un système de classement ordonné.
- Confirmer l’exactitude de tous les frais facturés par rapport aux contrats et tableaux de tarifs applicables
- Confirmer la présence de livrables contractuels pour tous les frais facturés et signaler la non-conformité pour un suivi par les unités techniques concernées
- Saisir les résultats des examens dans la base de données 3PL de la salle de situation/le système de flux de travail d’examen des factures
- Assurer la liaison avec le personnel de la maison et du bureau de projet pour coordonner les révisions des factures Akesis et mettre à jour l’état des révisions dans la base de données de révision des factures
- S’assurer que les données dans la base de données concernant l’état des examens des factures et des commentaires d’examen des factures sont continuellement mises à jour et vérifiées pour leur exactitude
- Travailler en étroite collaboration avec le conseiller financier en chef pour surveiller la mise en œuvre de ces processus et pour la clarté de la communication des processus
- Entreprendre une analyse des causes profondes au besoin pour enquêter sur les occurrences de taux unitaires mal appliqués et/ou d’un manque de documentation/livrables à l’appui
- En coordination avec l’audit interne, les finances et le POC des processus métier d’ICL, recommander des améliorations de la procédure d’examen des factures en fonction des résultats d’analyses occasionnelles des causes profondes
- En coordination avec l’approvisionnement, signaler les cas de non-alignement des factures et des contrats et participer à l’analyse des causes profondes de ces cas ; recommander des résolutions au POC des processus d’approvisionnement, d’EMT et d’ICL.
Analyse, conception, mise en œuvre et gestion des processus métier (20 %)
- Consulter et fournir des conseils et des informations aux clients internes sur les initiatives de développement ou de refonte des processus.
- Gérer et négocier les échéanciers des projets d’amélioration des processus en se concentrant sur le développement, la mise en œuvre, l’administration et l’exploitation de nouveaux processus et stratégies d’affaires.
- Identifie les tendances de classement physique et électronique pour tous les bons et formule des recommandations d’amélioration du processus de classement, le cas échéant.
- Participer au développement et à la mise en œuvre de systèmes permettant d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de réduire les risques organisationnels.
- Surveiller et fournir des mises à jour sur les examens post-mise en œuvre et de conformité en mettant l’accent sur l’amélioration continue et la conformité.
- Agir en tant que principal point de contact pour l’expertise en amélioration des processus opérationnels et fournir une orientation, un mentorat et des conseils au personnel moins expérimenté en leur fournissant un soutien continu dans la conception des processus, le soutien des processus et les opérations de processus.
- Conseiller les clients internes sur les enjeux et les problèmes qui peuvent survenir au fur et à mesure que les activités de mise en œuvre et les améliorations des processus se produisent.
- Se tenir au courant des politiques et procédures de l’organisation, des évolutions actuelles des professions comptables et d’audit et des modifications de la législation locale
Facilitation de l’intégration et de la formation pour les fonctions dans le monde entier (10 %)
- Faciliter les programmes d’intégration et de formation pour fournir au personnel les outils nécessaires pour accomplir ses tâches de manière efficace et efficiente conformément aux politiques et procédures de l’organisation.
Gestion et Supervision (10%)
- Gère le travail des responsables de la conformité, des conseillers, des consultants et des associés qui soutiennent les différentes équipes.
- Les responsabilités de supervision comprennent, mais sans s’y limiter, l’élaboration et l’approbation d’objectifs et de plans de travail, des réunions régulières avec les supervisés pour discuter des problèmes, suivre l’avancement des travaux, fournir des conseils et un soutien et assurer une qualité constante du travail effectué ; mener un plan de performance et des examens ; communiquer, mettre en œuvre et assurer le respect des politiques, directives et valeurs de l’organisation ; développer les compétences et les connaissances du personnel ; approuver les feuilles de temps ; et faciliter le succès du supervisé dans la mesure du possible.
- Effectuer d’autres tâches assignées par son superviseur
Qualifications:
- Diplôme universitaire en finance ou en comptabilité, en administration des affaires, en économie ou dans un domaine pertinent. Maîtres préférés.
- Minimum de 7 ans d’expérience dans l’administration de programmes, les finances et la gestion de la conformité
- Expérience des aspects des pratiques fédérales de remboursement des coûts, telles que les réglementations fédérales sur les acquisitions (FAR) et les réglementations de l’USAID / du Fonds mondial fortement souhaitables
- Expérience dans le renforcement des capacités/la formation de divers groupes hautement souhaitable, à la fois dans une salle de classe ou dans un environnement électronique
- Expérience de travail sur un projet financé par l’USAID ou un donateur requis
- Excellentes capacités de communication verbales et écrites; capacité à diriger efficacement des réunions et à faire des présentations
- Capacité démontrée à collaborer efficacement avec les autres, à identifier les causes profondes et à générer des résultats
- Professionnel axé sur les résultats, capable d’atteindre les cibles et les objectifs fixés en coopération avec le client, les homologues et les parties prenantes
- Compréhension démontrée des concepts de la chaîne d’approvisionnement préférée
- Capacité à travailler de manière autonome et à gérer divers projets au quotidien avec un minimum de supervision.
- Connaissances informatiques avec utilisation démontrée de logiciels de traitement de texte, de base de données et de présentation (Word, Excel, Power Point).
- Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps et souci du détail
- Excellentes compétences en rédaction et en communication en anglais requises.
- La maîtrise de l’anglais est requise
Surveillance:
Le responsable principal de la conformité relèvera directement du conseiller financier en chef ou de sa personne désignée.
Conditions de travail/durée de la mission
Il s’agit d’un poste à long terme pour la durée du contrat basé à Abuja, au Nigeria.
