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Ce cahier des charges (SOW) définit les services à fournir par le Consultant à SAII Associates Ltd/Gte, une société associée de Chemonics International Inc.
L’objectif de cette mission facturable à court terme est de servir de conseiller en approvisionnement pour l’intégration des donateurs dans le cadre des subventions NFM III du Fonds mondial (2021 – 2023).
Ce cahier des charges (SOW) définit les services à fournir par le conseiller en passation des marchés à SAII Associates Ltd/Gte, une société associée de Chemonics International Inc. dans la mise en œuvre du contrat d’entreposage et de distribution du Fonds mondial et de la chaîne d’approvisionnement mondiale en santé de l’USAID. Programme – Gestion des achats et des approvisionnements (GHSC-PSM) au Nigeria.
Contexte : SAII Associates Ltd/Gte, une société associée de Chemonics International Inc. fournit des services d’entreposage et de distribution provisoires aux récipiendaires principaux du Fonds mondial au Nigeria dans le cadre des subventions NFM III du Fonds mondial (2021 – 2023). Les services couvrent le stockage et la distribution des produits de santé contre le VIH et le paludisme achetés par le Fonds mondial à divers établissements de santé ou points de services soutenus par le Fonds mondial. Le contrat comprend également la fourniture de services de gestion des données logistiques sur le programme de lutte contre le paludisme, la gestion des déchets, les services de transport des échantillons/retour des résultats via le réseau national intégré de référence des échantillons et un service à court terme sur l’entreposage des produits COVID-19.
Le contrat unique de livraison indéfinie, quantité indéfinie (IDIQ) du Programme de chaîne d’approvisionnement en santé mondiale de l’USAID – Gestion des achats et de l’approvisionnement vise à assurer un approvisionnement ininterrompu en produits de santé pour prévenir la souffrance, sauver des vies et créer un avenir meilleur pour les familles du monde entier. L’IDIQ a quatre ordres de tâche qui soutiennent directement le Plan d’urgence du président américain pour la lutte contre le sida (PEPFAR), l’Initiative présidentielle contre le paludisme (PMI) et le programme de planification familiale et de santé reproductive de l’USAID, ainsi que le programme de santé maternelle, néonatale et infantile. GHSC-PSM fournit des services d’approvisionnement en produits de santé et une assistance technique de renforcement des systèmes qui traitent de tous les éléments d’une chaîne d’approvisionnement complète. Les quatre ordres de mission sont mis en œuvre au Nigeria.
Le conseiller en approvisionnement fournira principalement un soutien opérationnel et technique à toutes les demandes d’approvisionnement axées sur le Fonds mondial et intégrées GHSC-PSM/Fonds mondial. Le conseiller peut être tenu d’offrir un soutien opérationnel et une assistance technique aux gouvernements nationaux et des États et aux prestataires de services logistiques tiers locaux dans le cadre des efforts continus visant à renforcer les capacités du secteur privé dans le pays dans le cadre du partenariat public-privé pour la santé. Il / elle, en collaboration avec d’autres membres du personnel du département des achats, informera l’achat de produits de santé afin de promouvoir un accès ininterrompu à la prestation de services de santé sous la direction technique du directeur des achats ou de son délégué.
Principales tâches et responsabilités (fonctions essentielles)
- Conduire le processus d’approvisionnement pour l’approvisionnement technique et opérationnel – de la sollicitation à la livraison finale des biens et services, y compris la soumission de la demande de paiement final aux Finances pour le traitement des paiements.
- Suivre les demandes d’approvisionnement opérationnelles et programmatiques. Assurez-vous que toutes les demandes sont enregistrées, reconnues et traitées en temps opportun et conformément et sont constamment mises à jour dans le suivi des achats.
- Contribuer aux mises à jour régulières de la base de données des fournisseurs, dans le but de promouvoir un processus d’approvisionnement plus transparent et compétitif. La base de données des fournisseurs contiendra une sélection de fournisseurs et de prestataires de services.
- Mise à jour quotidienne du tracker d’approvisionnement pour suivre l’état des actions d’approvisionnement.
- Faciliter les comités d’évaluation technique, le cas échéant, pour éclairer la décision finale d’achat de biens et de services afin d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
- Cultiver et gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires de services locaux pour s’assurer qu’ils comprennent parfaitement les réglementations des clients (GF et USAID FAR/AIDAR) et sont conformes aux processus et systèmes d’approvisionnement, ainsi qu’aux exigences de travail avec Chemonics.
- Rédiger des notes de négociation, des notes de sélection et d’autres documents d’approvisionnement, le cas échéant, et s’assurer qu’ils sont au dossier pour tous les achats.
- Préparer les bons de commande et travailler en étroite collaboration avec les équipes des programmes et des opérations pour s’assurer que tous les achats respectent les spécifications des formulaires de demande d’action d’achat (PAR) avant l’achat final.
- Enquêter et résoudre les problèmes post-commande et les rapports d’avancement sur les questions d’approvisionnement
- Une fois les achats terminés, préparer et traiter tous les documents nécessaires et s’assurer que des copies sont enregistrées sur le point partagé avant de les soumettre aux finances pour paiement.
- Production de rapports hebdomadaires sur les actions et l’état des achats.
- Assurer le plus haut niveau d’honnêteté, d’intégrité, d’ouverture et de transparence dans l’administration des processus et procédures d’attribution.
- Signalez toute préoccupation ou problème, vérifié ou non, aux directeurs de l’approvisionnement et de l’intégration des donateurs.
- Autres tâches assignées par le directeur de l’intégration des donateurs ainsi que le directeur des achats et des sous-traitances.
Qualifications professionnelles
- Baccalauréat dans un domaine technique pertinent.
- Cinq ans d’expérience pertinente dans l’achat de biens et de services avec une organisation non gouvernementale internationale, en particulier dans le secteur de la santé, de préférence. L’expérience du Fonds mondial et de l’USAID est un plus.
- CIPS – Chartered Institute Procurement and Supply Certification et / ou adhésion un plus.
- Expérience démontrée de travail avec une équipe hautement performante requise.
- Expérience de collaboration avec des fournisseurs locaux et internationaux pour l’achat de biens et services requis
- Une connaissance de l’approvisionnement à l’aide de systèmes ERP est requise
- Connaissance de l’environnement du secteur de la santé publique au Nigeria, un atout.
- Connaissance astucieuse des exigences, des applications et des implications en matière d’approvisionnement éthique.
- Proactif, avec une approche positive de résolution de problèmes et une attention aux détails.
- Bonnes aptitudes interpersonnelles et de travail en équipe.
- La maîtrise de l’anglais et des compétences de communication efficaces sont requises.
Livrable
Compléter les attributions des contrats de service de distribution pour le transport des 3PL pour la campagne de masse ITN 2022 dans six (6) États (États du Delta, de Kaduna, de Kano, du Niger, de Taraba et de Yobe).
Obligation de déclaration
- Mise à jour hebdomadaire des progrès sur les tâches effectuées à soumettre aux directeurs des achats ou de l’intégration des donateurs ou à leurs délégués.
- Rapport d’activité mensuel détaillant les tâches effectuées pendant le mois conformément aux exigences éthiques des principales fonctions et responsabilités énoncées ci-dessus, et selon ce qui peut être attribué au cours du mois, les progrès réalisés sur les tâches, les réalisations et les défis. Le rapport sera examiné et signé comme techniquement satisfaisant par le directeur des achats, puis transmis au directeur de l’intégration des donateurs pour approbation finale.
Supervision du consultant : le conseiller en passation des marchés rendra compte au directeur de l’intégration des donateurs.
