Depuis plus de 36 ans, Chemonics se consacre à aider les gens à vivre une vie plus saine, plus productive et plus indépendante.
Nous croyons que ceux qui ont le moins méritent notre meilleur . Ainsi, chez Chemonics, le développement est plus qu’une passion ou une vocation. C’est un métier. Pour bien le faire, il faut de l’expérience, de l’ingéniosité et une insistance obstinée sur le fait que le travail de demain doit être meilleur que celui d’aujourd’hui.
Ce cahier des charges (SOW) définit les services à fournir par le directeur de la gestion financière et des rapports de la chaîne d’approvisionnement à SAII Associates Ltd / Gte, une société associée de Chemonics International Inc. dans la mise en œuvre du programme de chaîne d’approvisionnement en santé mondiale de l’USAID. – Gestion des achats et des approvisionnements (GHSC-PSM) au Nigeria.
Contexte : L’objectif du contrat unique de livraison indéfinie, quantité indéfinie (IDIQ) du Programme de chaîne d’approvisionnement en santé mondiale de l’USAID – Gestion des achats et de l’approvisionnement est d’assurer un approvisionnement ininterrompu en produits de santé pour prévenir la souffrance, sauver des vies et créer un avenir meilleur pour les familles. autour du monde. L’IDIQ a quatre ordres de mission qui soutiennent directement le Plan d’urgence du président américain pour la lutte contre le sida (PEPFAR), l’Initiative présidentielle contre le paludisme (PMI) et les programmes de santé maternelle et infantile, de population et de santé reproductive de l’USAID. GHSC-PSM fournit des services d’approvisionnement en produits de santé et une assistance technique de renforcement des systèmes qui traitent de tous les éléments d’une chaîne d’approvisionnement complète. Les quatre ordres de mission sont mis en œuvre au Nigéria.
Le directeur de la gestion financière et des rapports de la chaîne d’approvisionnement dirige une unité interfonctionnelle de gestion du budget de la chaîne d’approvisionnement à l’appui du programme de chaîne d’approvisionnement en santé mondiale de l’USAID – Gestion des achats et de l’approvisionnement (GHSC-PSM) et des projets du Fonds mondial. Le directeur contribue à la direction générale du département, notamment en supervisant le respect des processus internes, en assurant la gestion des finances, des données et des systèmes, en promouvant une culture d’amélioration continue et en supervisant le développement et la supervision du personnel. Le directeur sera responsable de la gestion des tâches quotidiennes effectuées par son équipe, notamment en s’assurant que les factures de la chaîne d’approvisionnement sont entièrement étayées par une documentation de sauvegarde, et que le personnel entre régulièrement et avec précision les données sur les activités et les coûts de la chaîne d’approvisionnement dans le système central de l’unité. traqueur financier.
Principales tâches et responsabilités (fonctions essentielles)
Gestion globale
- Supervise deux sous-unités directement responsables de l’examen des factures de la chaîne d’approvisionnement pour s’assurer qu’elles sont conformes aux conditions contractuelles et de la saisie des données pertinentes sur l’activité de la chaîne d’approvisionnement et les factures dans le système de suivi central, ce qui permet à l’organisation d’être constamment au courant des coûts/charges anticipés de la chaîne d’approvisionnement.
- Supervise la conformité avec les processus internes pour s’assurer que l’examen des factures, le suivi des activités, le rapprochement des factures et les pratiques de saisie de données sont toujours conformes aux processus pertinents ; identifie les écarts entre les pratiques et les processus et fournit un leadership en matière de gestion du changement pour s’assurer que les pratiques sont réalignées sur les processus.
- Facilite la production de données précises grâce à une supervision solide de la conformité du personnel aux processus de collecte et de saisie des données ; exploite les données pour évaluer l’état de la performance globale du service et pour alerter de manière proactive l’organisation des tendances et des risques pertinents basés sur les données, y compris les dépassements potentiels de budget et de sous-traitance.
- Favorise une culture d’amélioration continue en identifiant les causes profondes des écarts de processus et dirige la réingénierie des processus au besoin pour faciliter la capacité de l’unité à atteindre les objectifs du service.
- Surveille les flux de travail numériques et les automatisations qui sous-tendent le tracker central et effectue ou conseille sur les ajustements nécessaires.
- Construire une équipe qualifiée et performante pour assurer le suivi des performances financières.
- Recommande et/ou dirige le recrutement stratégique du personnel
- Anticipe les risques organisationnels, met en œuvre des stratégies et prend des mesures, y compris celles qui nécessitent une collaboration interdépartementale, pour réduire l’impact ou atténuer ces risques.
Gestion des factures, gestion des données et rapports
- Responsable de faciliter la visibilité en temps quasi réel des charges à payer de la chaîne d’approvisionnement en supervisant le personnel chargé de saisir les activités, puis de lier les factures reçues aux activités suivies ; préparer régulièrement des rapports sur les charges à payer de la chaîne d’approvisionnement ; garantit que les données de gestion financière, les analyses financières, les rapports et les tableaux de bord sont exacts et facilement disponibles pour la prise de décision.
- Supervise le personnel responsable de l’examen des factures par rapport aux listes de contrôle applicables et s’assure que les factures transitent efficacement par les étapes d’examen et par le biais du suivi central pour garantir une visibilité en temps réel pour la direction et les autres parties prenantes.
- Assure la qualité des rapports départementaux en exploitant les données du tracker central ; s’assure que les données sont exactes et supervise la correction des points de données erronés et/ou manquants.
- Développe des relations de travail efficaces avec les fournisseurs de la chaîne d’approvisionnement en tirant parti du suivi central pour fournir des rapports opportuns aux fournisseurs sur l’état des révisions des factures et les délais estimés pour le paiement final ; supervise les rapprochements des fournisseurs et s’assure que le traqueur central est toujours à jour avec les activités des fournisseurs qui n’ont pas encore été facturées, les activités facturées, les paiements, les factures nécessitant d’autres révisions et tout solde par rapport aux factures précédemment payées.
- Supervise la conformité avec la gestion des processus de fichiers papier, en s’assurant que tous les enregistrements de documentation de facturation et de sauvegarde sont soigneusement stockés dans un ordre logique, facilement récupérables et sont physiquement transmis entre différents membres du personnel de révision en synchronisation avec la façon dont chaque fichier est représenté numériquement dans le tracker central.
Gestion des performances
- Supervise l’examen des factures et les tendances de performance du personnel de saisie de données et promeut une culture de responsabilité en fournissant des commentaires constructifs sur les tendances de performance et en créant des
- Gère le personnel par rapport aux critères de performance tirés du tracker central et de sources complémentaires ; exploite les données pour fournir au personnel une rétroaction basée sur les données dans le cadre d’initiatives de rétroaction informelles et formelles.
- Supervise, encadre et évalue plusieurs rapports directs, en communiquant des objectifs et des normes de performance clairs, en offrant des commentaires réguliers sur les performances et une résolution rapide des problèmes, ainsi que du temps et des opportunités pour grandir et se développer dans des domaines de compétences clés ; favorise le développement du personnel par le coaching, le mentorat et la facilitation de la croissance professionnelle.
- Crée un environnement de travail productif et motivant pour le personnel en favorisant la coopération et le travail d’équipe entre les départements, en se tenant au courant des stratégies de gestion, de leadership et de constitution d’équipe, et en les défendant au sein de l’organisation.
- Promeut et illustre les valeurs organisationnelles et les normes éthiques et gère le personnel pour atteindre les objectifs d’équipe et de développement.
Qualifications:
- Baccalauréat en comptabilité, en commerce, en finance ou dans un domaine connexe requis ; MBA ou diplôme supérieur pertinent fortement préféré
- Minimum 8 ans d’expérience pertinente en gestion de projets et en gestion financière
- Minimum 5 ans d’expérience en supervision et direction d’équipes
- Expérience dans la création et/ou l’utilisation de workflows numériques de préférence.
- Expérience requise dans l’utilisation d’outils, de systèmes et de suivis de gestion de projets et de finances
- Expérience de la gestion de grands ensembles de données avec un haut degré de précision requis
- Compétences en applications Microsoft de niveau modéré à expert requises, y compris Office, SharePoint et Excel ; connaissance de Smartsheet et de Microsoft Power BI fortement appréciée
- Capacité démontrée à communiquer de manière claire et concise, à la fois oralement et par écrit, et à diriger des présentations, des cours de formation et des réunions efficaces
- Expérience ou connaissances avérées en gestion de projet requises
- Antécédents ou connaissances éprouvées en lean et six sigma de préférence
- Capacité à résoudre des problèmes de manière créative, à effectuer plusieurs tâches à la fois, à travailler dans des délais serrés et à apprendre rapidement de nouveaux concepts
- Maîtrise et application démontrée des systèmes de gestion financière et de gestion de projet
- Capacité démontrée à fournir un leadership supérieur, à formuler et à articuler une vision et à gérer les ressources pour produire des résultats de qualité en contribuant à la réussite des opérations, de la gestion et de l’image organisationnelle.
- Dirige des réunions efficaces et démontre des compétences de présentation
- Compétences démontrées en leadership, en gestion, en organisation et en prise de décision
Surveillance:
Le directeur de la gestion financière et des rapports de la chaîne d’approvisionnement relèvera directement du conseiller financier en chef ou de sa personne désignée.
Conditions de travail/durée de la mission
Il s’agit d’un poste à long terme pour la durée du contrat basé à Abuja, au Nigeria.
